Egy új adatbázis létrehozásának első lépése az adatbázist tartalmazó fájl létrehozása. Ezt megelőzően célszerű a bevezető részben tárgyalt módon és alapossággal papíron megtervezni, hogy milyen táblát vagy táblákat szeretnénk használni, és ezekben milyen típusú adatokat fogunk tárolni.

Amennyiben az Új fájl munkaablak nincs bekapcsolva kattintsunk a Fájl menü Új parancsára, vagy az Adatbázis eszköztár Új ikonjára.

A megjelenő Új fájl munkaablakban kiválaszthatjuk, hogy új, üres adatbázist hozunk létre, az Adatbázis varázsló segítségével dolgozunk, vagy egy meglévő adatbázis fájlt nyitunk meg.

Egy üres adatbázis létrehozásához kattintsunk a munkaablak Új csoportjának Üres adatbázis hivatkozására. A megjelenő Új adatbázis panelen adjuk meg a létrehozni kívánt fájl nevét és helyét a mappaszerkezetben.

Ha egy létező adatbázis alapján szeretnénk egy új adatbázist létrehozni, kattintsunk az Új fájl létező fájlból csoport Fájl kijelölése hivatkozására. Ekkor az Access az eredeti adatbázissal megegyező mappában létrehoz egy új, a kiválasztott fájllal teljesen megegyező tartalmú adatbázist.

Az Új dokumentum sablon alapján csoport Általános sablonok hivatkozására kattintva megjeleníthető panelen előre elkészített sablon-adatbázisok közül választhatunk. Ilyen sablonokat letölthetünk a Microsoft.com webhelyről is. A sablon kiválasztása után megjelenő Új adatbázis panelen adjuk meg a létrehozni kívánt fájl nevét és helyét a mappaszerkezetben.

TÁBLA LÉTREHOZÁSA

Új tábla létrehozásához az adatbázis-ablak Tábla csoportjában állva adjuk ki a Beszúrás menü Tábla parancsát, vagy kattintsunk az adatbázis-ablak eszköztárán található Új gombra.

Az Adatlap nézet választása esetén a táblát a mezők értékeinek begépelésével hozhatjuk létre. Ebben az esetben az Access a mezők típusait és jellemzőit megpróbálja a bevitt adatok alapján meghatározni. Bár ez a módszer igen kényelmesnek tűnik, használata nem ajánlott. A Tervező nézet segítségével az egyes mezők nevét és jellemzőit egyenként állíthatjuk be. Ez a leghosszadalmasabb, de egyben a legtöbb beállítási lehetőséget kínáló módszer. A Tábla varázsló használatával az új táblát néhány egyszerű lépésben, előre elkészített minták alapján hozhatjuk létre. Ennek a módszernek a hátránya, hogy nem tudjuk előre pontosan meghatározni az egyes mezők típusát és tulajdonságait. A Tábla importálása segítségével külső adatforrásból – például egy másik adatbázisból – beolvasott adatokból hozhatjuk létre az új táblát. A Tábla csatolása segítségével külső forrásból származó táblát kapcsolhatunk az adatbázishoz, mely automatikusan követi a forrás tábla változásait, illetve korlátozott mértékben lehetővé teszi a forrás tábla adatainak módosítását.

Az új táblát célszerű a Tervező nézetben létrehozni.

TÁBLA LÉTREHOZÁSA TERVEZŐ NÉZETBEN

A Tervező nézetben a tábla szerkezeti felépítését definiáljuk, illetve a már meglevő táblánk szerkezetét módosíthatjuk. Ebben a nézetben adjuk meg a mezőneveket, a mezők adattípusait, illetve a mezők tulajdonságait és az elsődleges kulcsot.

A Mezőnév azonosítja a mezőben tárolt adatokat. Maximum 64 karakterből állhat, nem tartalmazhat pontot, felkiáltójelet vagy szögletes zárójelet.

Az Adattípus kiválasztásával határozzuk meg, hogy milyen értékeket tartalmazhat a mező, mekkora területet tartson fenn számára a program és milyen műveleteket végezhetünk az adott mezővel. Az alapértelmezett mezőtípus a Szöveg típus.

A Leírás segítségével az általában rövid mezőnévhez egy hosszabb magyarázatot rendelhetünk. Ez elsősorban a fejlesztőnek hasznos, ha hosszabb kihagyás után kell az adatbázis módosításához folyamodnia. A leírásban nyugodtan használhatunk ékezetes karaktereket és tetszőleges írásjeleket.

A beírt információ az Adatlap nézetben adatbevitelkor megjelenik az Állapotsoron.

Az Access-ben a következő adattípusok használhatók:

MEZŐTULAJDONSÁGOK

Az egyes mezők tulajdonságait a Mezőtulajdonságok panel alsó részén állíthatjuk be. Ezekkel a beállításokkal meghatározhatjuk, hogy a mezőkben hogyan történjen az adatok tárolása, kezelése és megjelenítése.

A mezőtulajdonságokat a mező kiválasztása után az Általános fülön állíthatjuk be. A kiválasztást segíti az ablak jobb oldalán megjelenő magyarázat.

A következőkben a mezők legfontosabb tulajdonságait tekintjük át.

Mezőméret: A szöveg adattípusú mező estében a maximálisan bevihető karakterek száma, a szám adattípusú mezőben a tárolt adat nagysága definiálható.

A szám típusú mezőben megadható méreteket az alábbi táblázat foglalja össze.

A Többszörözési azonosítónak csak az adatbázis szinkronizálásánál van szerepe.

Több adattípus – például a Dátum/Idő – tárolása mindig azonos mezőméret használatával történik. Ezeknél nincs lehetőség a mezőméret beállítására.

A Formátum mezőben megadhatjuk, hogyan jelenjenek meg a táblában tárolt adatok a képernyőn, illetve nyomtatásban. A Formátum tulajdonság különböző adattípusok esetén eltérő lehetőségeket enged meg. Szöveges típusú adatok esetén általában nem szükséges kijelzési formátumot beállítani.

Dátum/Idő adattípus esetén a következő formátumok közül választhatunk.

Igen/Nem típusú mező esetén Igen/Nem, Igaz/Hamis vagy Be/Ki formátumok közül választhatunk.

Ennek a mezőnek a tartalma alaphelyzetben jelölőnégyzetként jelenik meg a képernyőn, így formátumának beállítására csak abban az esetben van szükség, ha a Megjelenítés fülön a Vezérlőelem megjelenítése rovatban a Beviteli mező vagy a Kombinált lista megjelenítési módot választjuk.

A Szám és Pénzem adattípusok esetében az alábbi formátumok állnak rendelkezésre.

A Tizedeshelyek mezőben – pénznem és szám típusú adatok esetén – a kijelzett tizedesjegyek számát szabjuk meg.

EGYÉNI SZÁMFORMÁTUMOK

Egyéni számformátumok beállításával lehetőségünk van az egyes mezők tartalmát tetszőleges formátumban megjeleníteni. Egyéni számformátumok definiálásához leggyakrabban az alábbi szimbólumokat használjuk:

A # és a 0 karakter használata közötti különbséget jól szemlélteti az alábbi példa:

Az egyéni számformátumok egy, kettő, három vagy négy, pontosvesszővel (;) elválasztott szakaszt tartalmazhatnak. Minden egyes szakasz más típusú számformátum megadását teszi lehetővé.

A szakaszok használatának bemutatásához tekintsük a Celsius fok egyéni számformátumot:

# ##0,0" Celsius fok"; -# ##0,0" Celsius fok"; 0,0" Celsius fok";"nincs adat"

Ebben a példában a pozitív, negatív és a nulla szám mellett mértékegységként megjelenik a Celsius fok kiírás. A számok egy tizedesjegy kijelzéssel, ezres tagolással jelennek meg a cellában. A kitöltetlen cellákban a „nincs adat” felirat jelenik meg.

Ügyeljünk arra, hogy amennyiben tizedes kijelzést is szeretnénk, az adattípust ennek megfelelően Egyszeresre vagy Duplára válasszuk.

Lehetőségünk van arra is, hogy egyes szakaszokhoz ne rendeljünk formátumot. Ezek a szakaszok – attól függően, hogy az előtte lévő szakaszhoz van-e definiálva formátum – vagy formátumok nélkül, vagy az első szakasz formátum-beállításaival jelennek meg. Nézzük példaként a mennyiség egységek közül a darab mértékegységet:

# ##0"db";;0"db";"nincs adat"

Ebben a példában a pozitív, negatív és a nulla szám mellett mértékegységként megjelenik a db kiírás. A számok tizedesjegy kijelzés nélkül, ezres tagolással jelennek meg a cellában. A kitöltetlen cellákban a „nincs adat” felirat jelenik meg. A negatív szám formátumát ebben az esetben nincs értelme kialakítani, ezért kihagytuk.

BEVITELI MASZK KÉSZÍTÉSE

A Beviteli maszk segítségével előírhatjuk, hogy egy mezőbe hány darab karaktert, illetve az egyes karakterhelyekre milyen karaktereket vihetünk be. A megfelelő beviteli maszk kialakításával segíthetjük az adatrögzítők munkáját. Például egy rendszám esetében előírhatjuk, hogy az első három karakter csak nagybetű, a második három karakter csak számjegy legyen. Ezzel megkönnyíthetjük az adatbevitelt.

A Beviteli maszk varázslót csak dátum/idő és szöveg típusú adatok esetében használhatjuk. A Varázsló használata előtt el kell menteni a táblát. Ezután álljunk a megfelelő mező Beviteli maszk rovatába, majd kattintsunk a rovat mellett látható gombra. A megjelenő Beviteli maszk varázsló panelen négy lépésben definiálhatjuk a beviteli maszk jellemzőit.

Elsőként válasszuk ki, hogy milyen típusú legyen a beviteli maszk.

A kijelölt típus megjelenését a Próba mezőbe kattintva ellenőrizhetjük.

Új maszk létrehozásához, illetve a már meglevő maszk módosításához használjuk a Lista szerkesztése gombot.

A megjelenő Beviteli maszk varázsló testreszabása párbeszéd panelen módosíthatjuk a meglévő beviteli maszkok jellemzőit, illetve az Új rekord gombra kattintva új beviteli maszkot hozhatunk létre.

A Leírás mezőben egyedi azonosítót adhatunk a maszkhoz, amely alapján a későbbiekben azonosíthatjuk.

A Beviteli maszk rovatban adjuk meg a maszkot. A beviteli maszk három egymástól pontosvesszővel elválasztott részből áll.

A következő táblázat a beviteli maszkban felhasználható karaktereket tartalmazza:

A Helyőrző segítségével a tábla adatlap nézetében megjelenő karaktert definiálhatjuk, amely jelzi, hogy a maszk hány karakter hosszú.

A Mintaadat rovatba begépelt adatunk az általunk kialakított maszknak megfelelően jelenik meg.

A Maszktípus rovatban adjuk meg a begépelt adat típusát. Választhatunk a szöveg és a dátum/idő típus között.

A Rekord gombokkal a Beviteli maszk varázsló panelen található beviteli maszkok között lépegethetünk.

A leírt szabályok betartásával a beviteli maszkot a megfelelő adatok begépelésével is létrehozhatjuk.

A Beviteli maszk varázsló panel Tovább gombjára kattintva a következő lépésben a beviteli maszk egyes tulajdonságait módosíthatjuk.

A Helyőrző karakter legördülő listában kiválaszthatjuk, hogy bevihető adatok helyén milyen karaktert jelenítsen meg a program.

A harmadik lépésben kiválaszthatjuk, hogy a beviteli maszkban szereplő adatot hogyan tárolja a program.

A negyedik lépésben a Befejezés gombra kattintva jóváhagyhatjuk a beállításokat.

EGYÉNI BEVITELI MASZK KÉSZÍTÉSE

Ebben az esetben is be kell tartanunk a hármas tagolást. A maszk kialakításához a korábban megismert karaktereket használjuk. Példaként készítsünk beviteli maszkot gépkocsik rendszámának beviteléhez. A rendszám három betűből és három számjegyből áll, melyeket kötőjellel tagolunk. Mindhárom betű és számjegy megadása kötelező. A betűket nagybetűvé kell alakítani, függetlenül a begépelés módjától. Helyőrző karakterként aláhúzás jelet használunk. A kötőjelet – melyet előre megadunk – a többi karakterrel együtt eltároljuk.

A beviteli maszk:

>LLL\-000;0;_

TOVÁBBI TULAJDONSÁGOK

A Tervező nézet Mezőtulajdonságok paneljén található Általános fülön a mezőre vonatkozó további beállítási lehetőségeket találunk. Ezek a mező adattípusától függően eltérőek lehetnek.

A Cím rovatban felhasználóbarát mezőneveket adhatunk meg a tábla adatokkal történő feltöltésének megkönnyítésére. A cím maximum 2048 karakter hosszúságú lehet és tetszőleges karakterekből állhat. Ha a rovatot üresen hagyjuk, a tábla mezőnév rovatának tartalma jelenik meg.

Az Alapértelmezett érték mezőben megadható, hogy új rekord felvitelekor mi legyen a mező alapértelmezett tartalma. Alapértelmezett értéket képletek, függvények segítségével is megadhatunk. A rovatban állva, a rovat után található gomb segítségével megjeleníthetjük a Kifejezésszerkesztő párbeszéd panelt, amely megkönnyíti a különböző függvények, képletek és műveletek bevitelét.

Érvényességi szabály megadásával az adatokra vonatkozó érvényességi feltételeket adhatunk meg. Amennyiben egy új rekord felvitelekor, vagy egy rekord módosításakor a mezőbe bevitt érték nem felel meg a feltételeknek, az Access figyelmeztető üzenetet küld és nem engedélyezi a mező elhagyását. Az Érvényesítési szöveg rovatban az  alapértelmezett figyelmeztető üzenet helyett tetszőleges szöveget adhatunk meg.

Az érvényességi szabály létrehozásánál a következő matematikai műveletek, relációjelek és logikai operátorok használhatóak fel:

Példa: A Fizetés mezőbe nem írhatunk negatív számot:

Bonyolultabb – például függvényeket is tartalmazó – érvényességi szabályt kényelmesebb a Kifejezésszerkesztő panel segítségével elkészíteni.

Példa: A születési dátum bevitelekor kizárhatjuk, hogy a felhasználó a mai napnál későbbi dátumot adjon meg. Ezt a Date() függvény segítségével ellenőrizhetjük, amely mindig az aktuális dátumot adja eredményül.

<=Date()

A Kötelező rovatban azt határozzuk meg, hogy a mezőnek mindenféleképpen kell-e adatot tartalmaznia. Igen érték megadása esetén a rekordot addig nem lehet menteni, amíg ez a mező nem kerül kitöltésre. Ilyen esetben a program hibaüzenettel figyelmeztet a kötelező kitöltésre.

A Nulla hosszúság engedélyezése rovatban engedélyezzük üres karaktersorozat alkalmazását a mezőben. Nulla hosszúságú karaktersorozat például a mezőbe egymás mellé gépelt két idézőjel: ˝˝.

Az Indexelt rovatban beállíthatjuk hogy a mező indexelt legyen. Az index segítségével meggyorsíthatjuk az adatbázis rendezését, illetve az adatbázisban való keresést. Az index választásunktól függően lehet ismételhető vagy nem ismételhető. Ez a tulajdonság igen fontos a táblák kapcsolata szempontjából is.

A tábla mezőinek felvétele és tulajdonságainak meghatározása után célszerű a mezők közül kiválasztani az elsődleges kulcsnak alkalmas mezőt. Az elsődleges kulcs a táblázat rekordjainak egyértelmű azonosítója, értéke egyedi. Fontos szerepe van a táblák közti kapcsolatok kialakításánál és az adattöbbszörözés kiküszöbölésénél.

Amennyiben a táblázatban felvett mezők közül egyik sem teljesíti a kritériumokat, hozzunk létre egy számláló adattípusú új mezőt. Ez a típus pontosan megfelel a követelményeknek, mivel ebben a mezőben a program minden új rekord esetében egyedi értéket állít be.

Egy mező elsődleges kulcsként történő megjelöléséhez válasszuk ki a mezőt, majd kattintsunk a Táblatervező eszköztár Elsődleges kulcs gombjára, vagy használjuk a Szerkesztés menü Elsődleges kulcs parancsát. Az elsődleges kulcsként megjelölt mező kijelölő sávjában egy kulcs jelenik meg.

Az elsődleges kulcs egyben nem ismétlődő típusú index is.

Amennyiben több mezőből álló, összetett elsődleges kulcsot szeretnénk létrehozni, a CTRL billentyű segítségével válasszuk ki a mezőket, és csak ezután kattintsunk a Táblatervező eszköztár Elsődleges kulcs gombjára.

Ha nem hozunk létre elsődleges kulcsot, a program a tábla Tervező nézetének első mentésekor rákérdez, hogy létrehozza-e automatikusan az elsődleges kulcsot.

Az Igen gombra kattintást követően a program Azonosító néven beszúr egy új Számláló típusú mezőt, és ezt beállítja elsődleges kulcsként.

TÁBLATULAJDONSÁGOK

A táblára vonatkozó általános tulajdonságokat a Tervező nézetben a Nézet menü Tulajdonságok parancsával, vagy a Táblatervező eszköztár Tulajdonságok gombjára kattintva megjeleníthető panelen adjuk meg.

A Leírás rovatban hosszabb magyarázó szöveget írhatunk a táblához. A Leírás az adatbázis ablak Részletek nézetében látható. Az adatbázis ablak Részletek nézetére a Nézet menü Részletek parancsával, vagy az ablak Részletek gombjával válthatunk át.

Érvényességi szabály beállításával ellenőrizhető, hogy az aktuális rekordba bevitt adatok helyesek-e. Előnye, hogy segítségével több mező értékét is összehasonlíthatjuk, vagy korlátozásokat léptethetünk életbe. Például fizikai adatok bevitelénél a reális nagyságrendre korlátozhatjuk a bevihető adatok mértékét. Ellenőrzésére a rekord mentésekor vagy tábla bezárásakor kerül sor.

Az érvényességi szabályt a mezőknél megismert szabályok szerint kifejezés szerkesztővel vagy egyszerűbb esetben egyénileg, a rovatba gépelve hozhatjuk létre.

Az Érvényesítési szöveg mezőben megadjuk, hogy milyen hibaüzenet jelenjen meg, ha a beírt adatok nem felelnek meg az érvényességi szabályban megadott feltételeknek. Érdemes ezt is kitölteni, hiszen a korlátozás életbe lépése esetén a felhasználó tanácstalan lehet, nem tudja mit rontott el, mit kellene másképp megadni.

A Szűrő tulajdonsággal elérhetjük, hogy egy tábla rekordjai közül csak a feltételnek megfelelőeket jelenítsük meg.

A megadott szűrőfeltétel aktiválásához kattintsunk a Tábla adatlap eszköztár Szűrés gombjára.

A Rendezés tulajdonság azon mező vagy mezők listáját tartalmazza, amely szerint Adatlap nézetben a rekordok rendezve vannak. Az alapértelmezett rendezési sorrend a növekvő.

Amennyiben csökkenő rendezést szeretnénk választani, a kifejezés végére a DESC utasítást kell írnunk.

TÁBLA ADATLAP NÉZETBEN

A tábla Adatlap nézetébe a Nézet menü Adatlap nézet parancsára vagy a Táblatervező eszköztár Adatlap nézet gombjára kattintva térhetünk át.

A korábbiakban ismertetett módon itt a táblát adatokkal tölthetjük fel.

A táblában levő rekordok rendezését a rendezni kívánt mező kijelölése után a Tábla adatlap eszköztár Rendezés-növekvő, illetve Rendezés- csökkenő gombjára kattintva, vagy a Rekordok menü Rendezés almenüjének Rendezés-növekvő, illetve Rendezés- csökkenő parancsát használva kezdeményezhetjük.

Amennyiben többféle szempont szerint szeretnénk a táblát rendezni, akkor a rendezésben részt vevő mezőket mozgassuk egymás mellé a rendezés sorrendjének megfelelően, majd jelöljük ki őket együtt, és végezzük el a rendezést. Több oszlop kijelölése esetén balról jobbra haladva rendez az Access, azaz a rekordokat először a bal oldali oszlop tartalma alapján rendezi sorba. Ha az első oszlopban azonos értékek szerepelnek, akkor ezek sorrendjét a következő oszlop tartalma alapján dönti el. Ha a második oszlop is tartalmaz ismétlődő értékeket, az Access tovább lép a következő kijelölt oszlopra, és így tovább.

A beállított rendezési módot a Tervező nézetben a Nézet menü Tulajdonságok parancsával, vagy a Táblatervező eszköztár Tulajdonságok gombjára kattintva megjeleníthető Tábla tulajdonságok panel Rendezés mezőjében tekinthetjük meg, illetve módosíthatjuk.

A rendezés megszűntetéséhez használjuk a Rekordok menü Szűrés/Rendezés törlése parancsát, vagy töröljük a Tábla tulajdonságok panel Rendezés rovatának tartalmát.

Adatlap nézetben a tábla rekordjait megjeleníthetjük úgy, hogy csak a megadott feltételnek eleget tevő rekordok jelenjenek meg. Ilyenkor szűrést hajtunk végre. Például kiválogathatjuk egy termékcsoport adatait, egy szerző műveit, egy beteg leleteit stb.

 

ADATBÁZIS BEZÁRÁSA

Az elkészült adatbázist a Fájl menü Bezárás parancsával vagy az adatbázis-ablak Bezárás gombjával zárjuk be.

Az egyes megnyitott objektumokat – például tábla, jelentés, űrlap, adatelérési lap, modul – szintén a Fájl menü Bezárás parancsával vagy az objektum ablak címsorában található Bezárás gombbal zárjuk be. Amennyiben az objektum korábban nem mentett módosításokat tartalmaz, a program bezáráskor egy párbeszéd panellel figyelmeztet a mentés szükségességére.

Ha a panel Igen gombjára kattintunk, a program elmenti a módosításokat. Ha a Nem gombra kattintunk, a módosítások nem kerülnek mentésre.

Ha nem szeretnénk bezárni az objektumot, kattintsunk a Mégse gombra. Ekkor tovább dolgozhatunk az objektummal.

Adatbázis mentése más mappába vagy meghajtóra

Mivel az Access-ben nincs Mentés másként funkció, kész adatbázisunk más mappába, illetve más meghajtóra történő mentéséhez a Microsoft Windows Intézőt kell használnunk.

A mentés megkezdése előtt zárjuk be az adatbázis fájlt. A Windows Intéző szerkezeti paneljén válasszuk ki azt a mappát, amelyben az adatbázis található, majd a lista panelen jelöljük ki az adatbázis fájlt.

Ezután adjuk ki a Szerkesztés menü Másolás parancsát vagy használjuk a CTRL+C billentyűkombinációt.

A célmappát mutató ablakban adjuk ki a Szerkesztés menü Beillesztés parancsát, vagy üssük le a CTRL+V billentyűkombinációt.

A fenti műveletsor segítségével adatbázisunkat akár hajlékonylemezre is elmenthetjük. Ebben az esetben azonban győződjünk meg arról, hogy az adatbázis ráfér a hajlékonylemezre.

Következő leckéhez klikkelje!

SZŰRÉS