A Microsoft Access több módot is kínál annak szabályozására, hogy a felhasználók milyen adatokat írhatnak az adatbázisba. Korlátozhatjuk például, hogy egy mezőbe (mező: Az adatok egy meghatározott részét (például vezetéknevet) tartalmazó táblaelem. A Megszólítás mező tartalma például a Tisztelt vagy a Kedves szó lehet. A Microsoft SQL Server adatbázisai, és a hasonló adatbázisok a mezőkre oszlopként hivatkoznak.) milyen adatok kerülhetnek be, ha az adott mezőhöz érvényességi szabályt  (érvényességi szabály: Táblák mezőibe és rekordjaiba, illetve űrlap vezérlőelemeibe bevihető érvényes értékeket meghatározó tulajdonság. A szabály megszegésekor az Access az <b>Érvényesítésiszöveg</b> tulajdonságban megadott üzenetet jeleníti meg.) adunk meg. Ha a mezőbe írt adat megsérti a szabályt, akkor az Access üzenetet jelenít meg, amely közli a felhasználóval, hogy milyen bejegyzések engedélyezettek. Az adatbevitel kezelésének másik módszere a beviteli maszk (beviteli maszk: A beviteli maszk literális karakterekből (például zárójel, pont és kötőjel), valamint maszkként szolgáló karakterekből áll, amelyek meghatározzák az adatbevitel helyét, a megengedett adattípusokat és a karakterek számát.) létrehozása, amellyel korlátozhatjuk, hogy a mező egyes helyein milyen értékeket lehet beírni. Az adatérvényesítés és -korlátozás ezen egyszerű formáját a táblákban (tábla: Olyan adatbázis-objektum, amely az adatokat rekordokban (sorok) és mezőkben (oszlopok) tárolja. Az egy táblában lévő adatok általában adott kategóriához tartoznak (például alkalmazottak vagy rendelések).lévő mezők (tulajdonság: Vezérlőelemek, mezők vagy objektumok névvel ellátott jellemzője, amelynek beállításával az objektum megjelenése (például mérete, színe vagy a képernyőn való elhelyezkedése) és viselkedése (például rejtett-e) adható meg.) vagy az űrlapokon (űrlap: Olyan adatbázis-objektum az Access programban, amelyre műveletek végrehajtását, valamint mezőadatok beírását, megjelenítését és szerkesztését lehetővé tevő vezérlőelemeket helyezhetünk.)lévő vezérlőelemek (vezérlő: A grafikus felhasználói felület objektuma (például szövegdoboz, jelölőnégyzet, görgetősáv vagy parancsgomb), mellyel a felhasználók vezérelhetik a programot. A vezérlőkkel adatokat vagy beállításokat jeleníthetünk meg, műveleteket hajthatunk végre, vagy könnyebben kezelhetővé tehetjük a felhasználói felületet.) tulajdonságainak beállításával lehet megadni. A legtöbb esetben előnyösebb, ha az adatérvényesítést és -korlátozást a mező tulajdonságainak beállításával a tábla Tervező nézetében (Tervező nézet: A táblák, lekérdezések, űrlapok, jelentések, makrók és adatelérési lapok tervezési nézetét megjelenítő ablak. Tervező nézetben új adatbázis-objektumokat lehet létrehozni, illetve módosítani lehet a régieket.) adjuk meg. Így valahányszor a mezőt egy űrlapon használjuk, a mező érvényességi szabálya és egyéb tulajdonságai érvénybe lépnek az adatlap kitöltésekor.

Ha azonban egy űrlapon lévő vezérlőelembe beírt adat nem kötött (kötött vezérlőelem: Űrlapon, jelentésben vagy adatelérési lapon használt vezérlőelem, mely az adatokat szolgáltató tábla, lekérdezés vagy SQL-utasítás mezőiben lévő adatok megjelenítésére vagy módosítására szolgál. A vezérlő Mezővagykifejezés tulajdonsága tárolja azt a mezőnevet, amelyhez a vezérlő kötve van.) egy tábla mezőjéhez, és az adatbevitelt mégis korlátozni vagy érvényesíteni kell, akkor a tulajdonságokat az űrlapon magán kell megadni. Ezenkívül vannak olyan helyzetek, amikor makrókat (makró: Olyan művelet vagy műveletek csoportja, amelyet feladatok automatizálására használhatunk.) vagy Microsoft Visual Basic for Applications (Visual Basic for Applications (VBA): A Microsoft Visual Basic makróverziója, mely a Windows alapú alkalmazások programozására szolgál, és számos Microsoft alkalmazásban megtalálható.) kódot kell használni az összetettebb érvényességi ellenőrzéshez. Lehetséges például, hogy meg szeretnénk engedni az érvényességi szabály felülbírálását, vagy különböző táblákból származó értékeket kell összehasonlítanunk.

A táblák adatainak érvényesítése vagy korlátozása adattípusok segítségével

A Microsoft Access több módot is kínál arra, hogy kezelni lehessen az adatok táblába való beírását.

Az első, amit meg kell fontolni, hogy a mező megfelelő adattípussal (adattípus: A mező azon jellemzője, mely meghatározza, milyen típusú adatot képes tárolni. Az adatok típusa lehet Boolean, Integer, Long, Currency, Single, Double, Date, String és az alapértelmezett Variant.) rendelkezik-e. A Dátum/Idő mezők például csak érvényes dátum- és időformátumú bejegyzést engednek meg. Ha egy ilyen információhoz Szöveg típusú mezőt használunk, akkor ezt inkább módosítsuk Dátum/Idő típusra.

Megadhatunk olyan mezőtulajdonságokat, amelyekkel még pontosabban szabályozható a mezők kitöltése: Szám típusú mezők esetében a beírható érték típusának és tartományának megadásához több mezőméret közül lehet választani.

Szöveg adattípusú mezőknél megadható a beírható karakterek maximális száma.

A Számláló (Számláló adattípus: Olyan mezőadattípus a Microsoft Access adatbázisaiban, amely az egyes rekordok táblához való hozzáadásakor automatikusan egyedi számot rendel a rekordhoz, és tárolja azt. Háromféle szám jöhet létre: egyesével növekvő, véletlen és többszörözési azonosító.) mezők kivételével (ezek értékeit a program állítja elő) az összes mező esetén megkövetelhetjük a mező kitöltését.

Szöveg, Dátum/Idő és Szám mezők esetén megadhatunk beviteli maszkot, amely a kitöltéshez üres helyeket biztosít, és megadhatjuk, hogy az üres helyekre milyen értékeket lehet beírni.

Az OLE objektum (OLE-objektum adattípus: Olyan mezőadattípus, amely más alkalmazásból származó objektumok tárolására szolgál. Ezek az objektumok beágyazhatók (beszúrhatók) az Access adatbázisba, vagy csatolhatók is hozzá.) típusú mezők kivételével minden mezőnél előírhatjuk, hogy ismétlődő értékek ne szerepelhessenek a mezőben vagy mezőkombinációban.

Érvényességi szabályok

Az érvényességi szabályok lehetővé teszik az elfogadható értékek korlátozását. A szabályok akkor lépnek életbe, amikor adatokat viszünk be vagy módosítunk, akár a tábla Adatlap nézetében  (Adatlap nézet: Tábla, űrlap, lekérdezés, nézet vagy tárolt eljárás adatait sor- és oszlopformátumban megjelenítő ablak. Adatlap nézetben mezőket szerkeszthetünk, adatokat vehetünk fel és törölhetünk, illetve adatokat kereshetünk.), a táblához kötött űrlapon, hozzáfűző lekérdezésben (hozzáfűző lekérdezés: Módosító lekérdezés, amely a lekérdezés eredményének rekordjait egy meglévő tábla végéhez illeszti.), módosító lekérdezésben (frissítő lekérdezés: Olyan módosító lekérdezés (SQL-utasítás), amely a megadott keresési feltételeknek megfelelő rekordkészletet változtatja meg.), akár Visual Basic for Applications kóddal vagy más tábla adatainak importálásával. Kétféle érvényességi szabályt is meg lehet adni: mezőérvényességi és rekordérvényességi szabályt.

A mező érvényességi szabálya ellenőrzi a beírt adatot, amikor a felhasználó kilép a mezőből. Egy Szám mező esetében például érvényességi szabályként megadhatjuk a ">=10 And <=100" kifejezést, így csak 10 és 100 közötti értéket lehet beírni.

A rekordérvényességi szabály akkor lép életbe, amikor a teljes rekordot menti a program. A mezőérvényességi szabályoktól eltérően a rekordérvényességi szabályok hivatkozhatnak ugyanabban a táblában lévő más mezőkre is. Ez főleg akkor hasznos, amikor különböző mezőkben lévő értékeket szeretnénk összehasonlítani. Egy Rendelések nevű táblában például érvényességi szabályként megadhatjuk a "[Határidő]<=[RendelésiDátum]+30" kifejezést. Ez a szabály azt biztosítja, hogy a Határidő mezőbe olyan érték kerüljön, amely a RendelésiDátum mezőben szereplő dátumtól számított 30 napon belül van.

Ha a bevitt adat nem felel meg a mező vagy a rekord érvényességi szabályának, az Access üzenetben tájékoztatja a felhasználót a helyes adatbevitel módjáról.

Adatérvényesítés makróval vagy eseményvezérelt eljárással

A legtöbb esetben az űrlap vezérlőelemébe beírt adatok helyességét ellenőrizhetjük a vezérlőelem Érvényességi szabály (ValidationRule) tulajdonságának beállításával, illetve azon alaptáblában, amelyhez a vezérlőelem kötve van a rekord vagy a mező érvényességi szabályának beállításával. A makrók és eseményvezérelt eljárások  (eseményvezérelt eljárás: Olyan eljárás, amely automatikusan végrehajtódik a felhasználó, a programkód vagy a rendszer által kezdeményezett esemény bekövetkeztekor.) további lehetőségeket és rugalmasságot biztosítanak összetettebb érvényességi feltétel esetén.

Adatérvényesítéshez makrót vagy eseményvezérelt eljárást lehet használni a következő esetekben:

Az érvényességi szabály az űrlap több értékének feltételeit foglalja magában. Ellenőrizhetjük például, hogy egy rekord mentése előtt három mezőből ki van-e töltve valamelyik kettő.

A mezőben előforduló különböző típusú hibákhoz különféle hibaüzeneteket lehet megjeleníteni. Ha például a beírt érték nagyobb az elfogadható tartománynál, megjeleníthetünk egy hibaüzenetet, ha pedig az érték kisebb, megjeleníthetünk egy másikat.

Azt szeretnénk, hogy a felhasználók felülbírálhassák az érvényességi szabályt. Ebben az esetben figyelmeztető üzenetet lehet megjeleníteni, amely a felhasználótól az adat megerősítését kéri.

Az érvényesség más űrlapon lévő vezérlőelemre vonatkozó hivatkozást foglal magában vagy függvényt tartalmaz.

A programelem olyan érvényességi szabályt használ, amit több űrlaphoz is használni szeretnénk. Ily módon a szabályt csak egyszer kell definiálni, és az egyes űrlapokon csak hivatkozni kell rá.

Bezárás