A mező érvényességi szabálya ellenőrzi a beírt adatot, amikor a felhasználó kilép a mezőből. A rekord érvényességi szabálya a rekord mentésekor lép érvénybe. A mezőérvényességi szabálytól eltérően a rekordérvényességi szabályok más mezőkre is hivatkozhatnak.

Azt is meghatározhatjuk, hogy az adatérvényesítési szabály, illetve a Kötelező (Required) vagy a Nulla hosszúság engedélyezése (AllowZeroLength) tulajdonság megadása előtt bevitt adatokra is érvényesüljenek-e a jelenlegi beállítások.

Nyissuk meg a táblát Tervező nézetben (Tervező nézet: A táblák, lekérdezések, űrlapok, jelentések, makrók és adatelérési lapok tervezési nézetét megjelenítő ablak. Tervező nézetben új adatbázis-objektumokat lehet létrehozni, illetve módosítani lehet a régieket.).

Hajtsuk végre a megfelelő műveletet:

Érvényességi szabály megadása a mezőkbe beírható értékek szabályozására

Kattintsunk az ablak felső részében arra a mezőre, amelyhez érvényességi szabályt szeretnénk megadni.

Kattintsunk az ablak alsó részén az Érvényességi szabály (ValidationRule) tulajdonságmezőre, írjuk be az érvényességi szabályt, illetve ha az érvényességi szabályt a Kifejezésszerkesztővel (Kifejezésszerkesztő: Az Access eszköze, amely kifejezések létrehozásában segít. Megtalálhatók benne a leggyakrabban használt kifejezések, melyek egyszerűen kiválaszthatók.) hozzuk létre, kattintsunk a Szerkesztés gombra.

Megadhatjuk például a Mennyiség mező számára a ">9" érvényességi kifejezést, és így megakadályozzuk, hogy a felhasználó 10 egységnél kevesebbet rendeljen.

Írjuk be az Érvényességi szöveg (ValidationText) tulajdonságmezőbe azt az üzenetet, amelyet a szabály megsértése esetén szeretnénk megjeleníteni.

A ">9" érvényességi kifejezés esetén például beírhatjuk a "legalább 10 egységet kell rendelni" szöveget.

Ha egy adatokat tartalmazó mezőben állítunk be érvényességi szabályt, akkor a Microsoft Access megkérdezi, hogy a tábla mentésekor az új szabályt alkalmazni kívánjuk-e a már meglévő adatokra is. Igen válasz esetén az Access figyelmeztet, ha a korábbi adatok megsértik az érvényességi szabályt.

Rekord mentésekor működő Érvényességi szabály megadása

A tábla tulajdonságlapjának megjelenítéséhez kattintsunk az eszköztár Tulajdonságok gombjára.

Írjuk be az érvényességi szabályt az Érvényességi szabály (ValidationRule) tulajdonságmezőbe, illetve ha az érvényességi szabályt a Kifejezésszerkesztővel (Kifejezésszerkesztő: Az Access eszköze, amely kifejezések létrehozásában segít. Megtalálhatók benne a leggyakrabban használt kifejezések, melyek egyszerűen kiválaszthatók.) hozzuk létre, kattintsunk a Szerkesztés gombra.

Megadhatjuk például a "[Határidő]<=[Rendelés dátuma]+30" kifejezést annak biztosításához, hogy a Határidő mezőbe beírt adat a Rendelés dátuma mező dátumától számított 30 napon belüli legyen.

Az Érvényességi szöveg tulajdonságmezőben írjuk be azt a szöveget, amelyet a Microsoft Access a szabály megsértése esetén megjelenít.

A "[Határidő]<=[Rendelés dátuma]+30" esetén például beírhatjuk a következő szöveget: "A határidőnek a rendelés dátumától számított 30 napon belül kell lennie".

Ha adatokat tartalmazó táblában állítunk be érvényességi szabályt, akkor a Microsoft Access megkérdezi, hogy a tábla mentésekor a már meglévő adatokra is vonatkoztatni kívánjuk-e az új szabályt. Igen válasz esetén az Access figyelmeztet, ha a korábbi adatok megsértik az érvényességi szabályt.

Az érvényességi szabály létrehozását megelőzően bevitt adatok ellenőrzése

Kattintsunk az egér jobb oldali gombjával a tábla címsorára, majd az Érvényességi szabályok ellenőrzése parancsra.

A Microsoft Access figyelmeztet, ha a korábbi adatok megsértik az érvényességi szabályt, illetve nem felelnek meg a Kötelező vagy a Nulla hosszúság engedélyezése  tulajdonság beállításának.

Bezárás