|
|
Jelentések típusai |
|
|---|---|---|
|
Ismerkedés a jelentések létrehozási módjával Az Access többféle módot nyújt a jelentések létrehozására: AutoJelentés – Az AutoJelentés funkcióval pillanatok alatt előállítható egy tábla vagy lekérdezés minden adatát tartalmazó jelentés. Az ilyen jelentések csak egy tábla vagy lekérdezés adatait dolgozzák fel. Hogyan készíthető ilyen jelentés?
Kattintson az adatbázisablak
(Adatbázis ablak: Access
adatbázisok és Access projektek megnyitásakor megjelenő ablak. Új
adatbázis-objektumok létrehozására és létező objektumok megnyitására
szolgáló parancsikonokat jelenít meg.)
Objektumok ablaktáblájának Jelentések Kattintson az adatbázisablak eszköztárának Új gombjára. Az Új jelentés párbeszédpanelen jelölje ki valamelyik alábbi varázslót: AutoJelentés: Oszlopos – Minden mező külön sorban jelenik meg, bal oldalán egy-egy felirattal. AutoJelentés: Táblázatos – Minden rekord mezői egy sorban vannak, és a felirat egyszer jelenik meg minden egyes oldal tetején. Kattintson a jelentés alapjául használni kívánt táblára vagy lekérdezésre. Kattintson az OK gombra. Az Access a jelentésekhez utoljára alkalmazott automatikus formátumot (automatikus formázás: Olyan formátumgyűjtemény, amely űrlapon vagy jelentésben a vezérlőelemek és szakaszok külalakját határozza meg.) használja. Ha korábban még nem hozott létre jelentést varázslóval, vagy nem használta a Formátum menü Automatikus formázás parancsát, akkor az Access a szokásos automatikus formátumot használja. Jelentés varázsló – A Jelentés varázslóval gyorsan létrehozhatók a több tábla vagy lekérdezés adatait feldolgozó jelentések. E jelentéstípussal táblák és lekérdezések különböző kombinációi is feldolgozhatók. Hogyan készíthető ilyen jelentés?
Kattintson az adatbázisablak (Adatbázis
ablak: Access adatbázisok és Access projektek megnyitásakor
megjelenő ablak. Új adatbázis-objektumok létrehozására és létező
objektumok megnyitására szolgáló parancsikonokat jelenít meg.)
Objektumok ablaktáblájának Jelentések Kattintson az adatbázisablak eszköztárának Új gombjára. Az Új jelentés párbeszédpanelen jelölje ki a használni kívánt varázslót. A párbeszédpanelen a varázsló rövid ismertetése is megjelenik. Kattintson a jelentésben megjeleníteni kívánt adatokat tartalmazó táblára vagy lekérdezésre (lekérdezés: A táblákban tárolt adatokra vonatkozó kérdés, vagy az adatokon végzett művelet végrehajtására irányuló kérés. A lekérdezés több táblából is gyűjthet adatokat, melyek űrlapok, jelentések vagy adatelérési lapok adatforrásául szolgálhatnak.). Megjegyzés: Ha a 3. lépésben a Jelentés varázslót választotta, erre a lépésre nincs szükség, mert a rekordforrás ilyenkor a varázslón belül adható meg. Kattintson az OK gombra. Kövesse a varázsló utasításait. Ha az eredményül kapott jelentés nem felel meg pontosan az igényeknek, Tervező nézetben (Tervező nézet: A táblák, lekérdezések, űrlapok, jelentések, makrók és adatelérési lapok tervezési nézetét megjelenítő ablak. Tervező nézetben új adatbázis-objektumokat lehet létrehozni, illetve módosítani lehet a régieket.) módosíthatja. Megjegyzések Ha több táblában vagy lekérdezésben találhatók a jelentés adatai, ne kattintson a Tovább vagy a Befejezés gombra a Jelentés varázslóban, miután kijelölte az első táblát vagy lekérdezést, hanem ismételje meg a tábla vagy lekérdezés kijelölésének lépéseit egy másik tábla vagy lekérdezés kijelöléséhez, és adja hozzá a jelentésbe foglalandó mezőket, míg az összes szükséges mezőt hozzá nem adta. Ha valamelyik automatikus jelentést választja a varázsló első lapján, az Access a Tervező nézet Automatikus formázás vagy Formátum parancsával utoljára használt automatikus formátumra formázza a jelentést. Kézzel, Tervező nézetben – Tervező nézetben tovább tart egy jelentés elkészítése, mint a varázslókkal vagy az AutoJelentés funkcióval, viszont gyakorlatilag minden igényhez igazíthatók. Az adatok például magasabb fokon rendezhetők és szűrhetők, mint a Jelentés varázslóval. Emellett a jelentés külalakja is szabadon meghatározható. Hogyan készíthető ilyen jelentés?
Kattintson az adatbázisablak (Adatbázis
ablak: Access adatbázisok és Access projektek megnyitásakor
megjelenő ablak. Új adatbázis-objektumok létrehozására és létező
objektumok megnyitására szolgáló parancsikonokat jelenít meg.)
Objektumok ablaktáblájának Jelentések Kattintson az adatbázisablak eszköztárának Új gombjára. Az Új jelentés párbeszédpanelen jelölje ki a Tervező nézet elemet. Kattintson a jelentés alapjául használni kívánt adatokat tartalmazó táblára vagy lekérdezésre. (Ha kötetlen jelentést (kötetlen űrlap vagy jelentés: Olyan űrlap vagy jelentés, amely nincs az adatokat szolgáltató rekordforráshoz (táblához, lekérdezéshez vagy SQL-utasításhoz) kötve (az űrlap, illetve a jelentés Rekordforrás tulajdonsága üres).) szeretne létrehozni, ne jelöljön ki egyetlen elemet sem a listában.) Tipp: Ha több tábla adataira épülő jelentést szeretne készíteni, akkor lekérdezésen alapuló jelentést kell létrehoznia. Kattintson az OK gombra. Az Access megjeleníti a jelentést Tervező nézetben (Tervező nézet: A táblák, lekérdezések, űrlapok, jelentések, makrók és adatelérési lapok tervezési nézetét megjelenítő ablak. Tervező nézetben új adatbázis-objektumokat lehet létrehozni, illetve módosítani lehet a régieket.). Ismerkedés a lekérdezések létrehozási módjával Az Access jelentéseinek rugalmasságát és kifejezőerejét növelő szolgáltatások egyike a lekérdezések (lekérdezés: A táblákban tárolt adatokra vonatkozó kérdés, vagy az adatokon végzett művelet végrehajtására irányuló kérés. A lekérdezés több táblából is gyűjthet adatokat, melyek űrlapok, jelentések vagy adatelérési lapok adatforrásául szolgálhatnak.) adatforrásként való használatának lehetősége. Például egy adott jelentés futtatásakor egy lekérdezéssel különböző adatokat nyerhet ki az adatbázisból – akár rendezve és szűrve is. A lekérdezések a jelentés adataira vonatkozó paraméterek definiálását is lehetővé teszik, például a jelentésbe foglalandó adatok kezdő és befejezési dátumának megadását. Egyes jelentéstípusok – például a cikk későbbi részében tárgyalt egyszerű és hierarchikus jelentéstípusok – táblák és lekérdezések kombinációjából származó adatok feldolgozására is képesek. Ellenben más jelentéstípusok, így a kereszttáblás, valamint a rendezett és a csoportosított adatokat feldolgozó jelentések kizárólag lekérdezésekből tudják kinyerni az adatokat. Ezek miatt érdemes tisztában lenni a lekérdezések létrehozásának módjával. Információk a lekérdezések létrehozásáról Választó vagy kereszttáblás lekérdezés készítése Hozzáfűző lekérdezés létrehozása Frissítő lekérdezés létrehozása Lekérdezések – problémamegoldás A választó és a kereszttáblás lekérdezések Bepillantás az Access jelentéstípusaiba Az alábbi szakaszok az Access 2002 és 2003 alkalmazásban létrehozható jelentések típusait ismertetik. Minden szakaszban megtalálhatók az adott típusú jelentések létrehozási módját ismertető forrásokhoz vezető hivatkozások. Egyszerű jelentések Az egyszerű jelentések különböző táblákhoz és lekérdezésekhez kötött (ezekhez kapcsolódó) vezérlőelemeket tartalmaznak. Ilyen például egy termékeket és kategóriákat listázó jelentés.
Hierarchikus jelentések A hierarchikus jelentések más jelentéseket (úgynevezett segédjelentéseket) tartalmazó jelentések. A segédjelentéseket az egymással egy-a-többhöz típusú kapcsolatban (egy-a-többhöz kapcsolat: Két tábla közötti olyan kapcsolat, amelynél az elsődleges tábla egyes rekordjainak elsődleges kulcsa a kapcsolódó tábla több rekordja esetén is megegyezik a megfelelő mező vagy mezők értékével.) álló táblákból származó adatok megjelenítésére szokás használni. Létrehozható például egy Élelmiszeripari vásárok című jelentés, mely a Vásárok és az Alkalmazottak tábla adataiból épül fel.
Az egyszerű és a hierarchikus jelentések létrehozásával foglalkozó cikkek Üres űrlap vagy jelentés kötése egy vagy több táblához, illetve lekérdezéshez Rendezett és csoportosított rekordokat tartalmazó jelentések A jelentések rekordjai mind Tervező nézetben, mind a Jelentés varázslóban rendezhetők és csoportosíthatók. Rendezett rekordokat tartalmazó jelentés A jelentés alapját képező rekordforrás több mező szerint is rendezhető, valamint a rendezés iránya is megadható.
Csoportosított rekordokat tartalmazó jelentés A jelentések rekordjai akár több szinten is csoportosíthatók, és minden csoportosítási szinten meghatározható a rekordok rendezési sorrendje. Minden csoport ellátható fejléccel és lábléccel, továbbá lehetőség van összegek és egyéb értékek csoportszintű számítására is.
Információk a rendezett és csoportosított adatokat tartalmazó jelentések létrehozásáról Rekordok csoportosítása dátum- és időértékek szerint az Access 2002 jelentéseiben Kereszttáblás jelentések A jelentések kereszttáblás lekérdezéseken is alapulhatnak. A kereszttáblás lekérdezések két mező szerint csoportosított adatokra vonatkozó összegeket, átlagokat, rekordszámokat és egyéb összegző adatokat számítanak ki. Az egyik mező értékei oszlopfejlécek lesznek, míg a másik mező értékeiből képződnek a sorfejlécek.
Információk a kereszttáblás lekérdezések létrehozásáról Kereszttáblás jelentés készítése Többoszlopos jelentések A jelentések e típusában az adatok több hasábban jelenhetnek meg. A hasábok száma, szélessége, valamint a sorok és oszlopok közötti térköz mértéke egyaránt testreszabható.
|
||
|
|
|
|
