Az Access több jelentésvarázslóval is segíti a jelentések létrehozását. Az AutoJelentés varázsló előre formázott egyoszlopos jelentést készít, melyhez semmilyen adat megadására nincs szükség. A többi jelentésvarázsló kérdéseket tesz fel, és a válaszok alapján készít jelentést. Kiindulási pontként még akkor is érdemes a jelentésvarázslókkal elkészíttetni egy-egy jelentés vázát, ha már nagy rutint szerzett a jelentéskészítésben. A varázslókkal létrehozott jelentések használatra készek, de saját igényeihez is igazíthatja őket.

A jelentésvarázslókkal létrehozható jelentések:

Egyoszlopos jelentés

Táblázatos jelentés

Csoportosító jelentés összesítésekkel vagy összesítések nélkül

Levélcímke jelentés

Diagramot megjelenítő diagramjelentés

Az AutoJelentés varázsló használata a leggyorsabb jelentéskészítési mód, mivel azonnal, mindenféle információ megadása nélkül létrehozza jelentéseket. Az így készült jelentések előre formázott egyoszlopos jelentések, melyek az adatot szolgáltató tábla vagy lekérdezés minden mezőjét megjelenítik.

Jelentés létrehozása az AutoJelentés varázslóval

Az adatbázisablakban kattintson a Táblák vagy a Lekérdezések fülre.

Jelölje ki a jelentés adatait szolgáltató táblát vagy lekérdezést.

Kattintson az Adatbázis eszköztáron található Új objektum gomb melletti nyílra, és kattintson a legördülő lista AutoJelentés parancsára.

Az Access megjeleníti a jelentést.

– vagy –

Kattintson az adatbázisablak Jelentések gombjára.

Kattintson az adatbázisablak Új gombjára.

Az Új jelentés párbeszédpanel listájában jelölje ki a megfelelő elemet:

AutoJelentés: Oszlopos –  Minden mező külön sorban jelenik meg, bal oldalán egy-egy felirattal.

AutoJelentés: Táblázatos –  Minden rekord mezői egy sorban vannak, és a felirat egyszer jelenik meg minden egyes oldal tetején.

Jelölje ki az adatokat szolgáltató táblát vagy lekérdezést.

Kattintson az OK gombra.

Az Access a jelentésekhez utoljára alkalmazott automatikus formátumot (automatikus formázás: Olyan formátumgyűjtemény, amely űrlapon vagy jelentésben a vezérlőelemek és szakaszok külalakját határozza meg.) használja. Ha korábban még nem hozott létre jelentést varázslóval, vagy nem használta a Formátum menü Automatikus formázás parancsát, akkor az Access a szokásos automatikus formátumot használja.

A Jelentés varázsló tökéletesen alkalmas arra, hogy gyorsan belevágjon egy jelentés elkészítésébe. Az előállított jelentés módosítás nélkül is használható, de természetesen mód van további finomításokra, míg csak pontosan a kívánt eredményt nem kapja.

Jelentés létrehozása egy másik jelentésvarázslóval

Kattintson az adatbázisablak Jelentések gombjára.

Kattintson az adatbázisablak Új gombjára.

Az Új jelentés párbeszédpanelen jelölje ki a lista megfelelő elemét.

Jelölje ki a jelentés adatait szolgáltató táblát vagy lekérdezést, és kattintson az OK gombra.

Válaszoljon a Jelentés varázsló kérdéseire, majd az utolsó lapon kattintson a Befejezés gombra.

A jelentés nyomtatási képének megtekintésekor a jelentés úgy jelenik meg a képernyőn, ahogy nyomtatásban fog. A nagyítási funkcióval közelebbről is megnézheti a jelentés részleteit.

Megjegyzések: Ha több táblában vagy lekérdezésben találhatók a jelentés adatai, ne kattintson a Tovább vagy a Befejezés gombra a Jelentés varázslóban, miután kijelölte az első táblát vagy lekérdezést, hanem ismételje meg a tábla vagy lekérdezés kijelölésének lépéseit egy másik tábla vagy lekérdezés kijelöléséhez, és adja hozzá a jelentésbe foglalandó mezőket, míg az összes szükséges mezőt hozzá nem adta.

Ha valamelyik automatikus jelentést választja a varázsló első lapján, az Access a Tervező nézet Automatikus formázás vagy Formátum parancsával utoljára használt automatikus formátumra formázza a jelentést.

Bezárás