ÜZLETI LEVELEZÉS 

VM IV. évfolyam

Szeged, 2006. március 03.

 
 
 
 

Órai anyag 

• Szerződések
• Panaszbejelentés
• Ajánlólevél
• Egyszerű ügyiratok pl: nyugta, kötelezvény, meghatalmazás, fellebbezés, stb.

 

• Hivatali iratok pl: jegyzőkönyv, feljegyzés, stb.
• Munkaterv

 
 
 
 

Adásvételi szerződés 

    Az adásvételi szerződés alapján az eladó a tárgy tulajdonjogát a vevőre átruházza és a vevő birtokába bocsátja. A vevő pedig köteles a vételárat megfizetni és a tárgyat átvenni. Mind az eladónak, mind a vevőnek jogai és kötelezettségei vannak.

    A szerződés tartalmazza:

• A szerződő felek megnevezését és egyéb fontos adatait.
• Az eladásra kerülő tárgy félreérthetetlen körülírását, ha kell minőségének megjelölését.
• Pénznemben és pénzösszegben meghatározott vételárat.
• A vételár kifizetésének körülményeit. (készpénz, átutalás, egyéb)
• Mikor jut a vevő a megvásárolt ingatlan, ingó vagyontárgy birtokába.
• Kit terhelnek a szerződéskötéssel kapcsolatos terhek. (ügyvéd, illeték, egyéb)
• Egyéb körülményeket (pl: bírósági illetékesség elismerését, stb.)

 
 
 
 

Adásvételi szerződés 

• Előleg - Visszakapja az illető
• Foglaló - Amennyiben a vevő lép vissza, nem kapja vissza az összeget. Amennyiben az eladó lép vissza az üzlettől, a foglaló kétszeresét fizeti ki a vevőnek

 
 
 
 

Bérleti szerződés  

• A bérleti szerződés megkötésekor a bérlő csak bérbe veszi a tárgyat, a bérbe adó pedig csak bérbe adja.
• A tárgy tulajdonjogát nem ruházza át a bérlő tulajdonába, csupán használatba adja.
• A bérlő köteles bérleti díjat fizetni, azt tovább albérletbe nem adhatja, illetve 3. személy részére nem hasznosíthatja.
• A bérleti szerződés mindkét fél részéről felmondható, ha vmelyik fél nem tudott vagy nem akart megfelelni a szerződésbe foglaltaknak.

 
 
 
 

Bérleti szerződés 

A szerződés tartalmazza:

• A szerződő felek megnevezését és egyéb fontos adatait.
• Az bérbeadásra kerülő tárgy félreérthetetlen körülírását, ha kell minőségének megjelölését.
• A bérleti díj összegét és a határidők feltüntetését.
• A szerződés életbeléptetésének (érvényességének) kezdetét és lejáratának határidejét.  Mikortól használhatja a bérlő a bérleményt.
• A szerződés felbonthatóságát.
• A bérbeadó egyéb kikötéseit a használattal, karbantartással kapcsolatban.
• Vitás kérdésekben döntésre illetékes szerv/személy megnevezését.
• A bérleménnyel kapcsolatos hivatalos adók, illetékek befizetőjét.
• Bérleti díj kifizetésének körülményeit.
• Kit terhelnek a bérleti szerződéssel kapcsolatos terhek.
• Egyéb körülményeket (pl: vagyonvédelem biztosítása, stb.)

 
 
 
 

Panaszbejelentés 

• a panasz tárgyának objektív, elfogulatlan, tényszerű, pontos ismertetése
• intézkedés kérése
• saját nevünk és címünk közlése (névtelen bejelentésekkel nem szívesen foglalkoznak)

 
 
 
 

Ajánlólevél 

• derüljön ki belőle, hogyan kerültünk kapcsolatba azzal, akit ajánlunk,
• mikor és mennyi ideig voltunk vele kapcsolatban
• azokat a tevékenységeket taglaljuk, amelyek az elnyerendő állás, pályázat, ösztöndíj stb. szempontjából fontosak
• DE legyen benne vmi egyedi, ami megragad az olvasó emlékezetében és megkülönbözteti az ajánlottat a többiektől
• összegző befejezéssel zárjuk, amelyben még egyszer, összefoglalóan méltatjuk az ajánlott képességeit és teljesítményét
• ne ajánljunk több embert szó szerint u. azzal a szöveggel

 
 
 
 

Egyszerű ügyiratok 

Nyugta

    Nyugtát akkor készítünk, ha valakinek valamilyen okból vagy célból bizonyos pénzösszeget adunk. Aláírója a pénz átvevője.

    A következő adatokat kell tartalmaznia:

• A nyugta megnevezést
• A pénzösszeget számmal és betűvel (nagy kezdőbetű)
• A pénz átadójának nevét
• Az összeg rendeltetését (milyen célra?, milyen jogcímen veszi fel?)
• Keltezést
• Az összeg átvevőjének a nevét és aláírását

 
 
 
 

Egyszerű ügyiratok 

Elismervény

    Elismervényt akkor írunk, ha valakinek vmit (pénz kivételével bármit) átadunk. Az átvétel írásos bizonyítéka (bizonylata) az elismervény. Az állítja ki (írja alá), aki az átadott dolgot, tárgyat átvette.

    Tartalmazza:

• Elismervény megnevezést
• Átadó nevét, címét
• Átvett tárgy megjelölését (Mennyi?, Mit?)
• Keltezés
• Az átvevő aláírása

 
 
 
 

Egyszerű ügyiratok 

Ezen túlmenően tartalmazhatja még:

• Milyen célra?
• Milyen állapotban?
• Milyen időtartamra?
• Átadó személyi ig. száma
• Átvevő munkaköre, szem. ig. száma

 
 
 
 

Egyszerű ügyiratok 

    A kötelezvény (adóslevél) olyan ügyirat (írásbeli nyilatkozat), amelynek kiállítója elismeri a kölcsönkapott pénzösszegnek vagy dolognak az átvételét. Ugyanakkor kötelezettséget vállal a pénzösszeg visszafizetésére, illetve a kapott tárgy vagy szolgáltatás visszaadására, viszontszolgáltatására.

 
 
 
 

Egyszerű ügyiratok 

Tartalmi elemei:

• Kötelezvény megnevezés
• Pénz megjelölése számmal és betűvel v. a tárgy megnevezése gyártási száma/szolgáltatás tárgya, módja, időpontja
• Kölcsönadó/hitelező/szolgáltatást nyújtó neve, címe
• A vállalás elmulasztásának jogi következményeit
• Kölcsönvevő/kötelezettséget vállaló neve, címe, szem. ig száma, aláírása
• 2 tanú neve, címe, szem. ig száma, esetleg foglalkozása
• Visszaadás időpontja
• Keltezés

 

Jogi személy esetén nincs tanú

 
 
 
 

Egyszerű ügyiratok 

Meghatalmazás

• aki adja: meghatalmazó
• akit feljogosít valamire: meghatalmazott
• a meghatalmazott eljárását magunkra nézve kötelezőnek ismerjük el
• a meghatalmazást a jogkör pontos megjelölésével a meghatalmazó és a meghatalmazott írja alá
• ha az okirat magánjellegű, akkor két tanú aláírása is szükséges
• lehet folyamatos, időszaki, eseti, lehet egy vagy több személy a meghatalmazott

 
 
 
 

Egyszerű ügyiratok 

Tartalmi elemei:

• a meghatalmazás megnevezését
• a meghatalmazott nevét, lakcíme, anyja neve, szem.ig.szám
• az ügyet (a felhatalmazás terjedelmét), amelyben eljárhat (milyen ügyben?, mire?)
• milyen időtartamra szól a meghatalmazás (mikor?)
• keltezés
• a meghatalmazott és meghatalmazó aláírását, lakcímét, személyi ig. számát

 
 
 
 

Egyszerű ügyiratok 

Megbízás

• ha vmilyen hivatalos procedúrán nem tudunk részt venni: megbízás
• hivatalos formája a megbízási szerződés: vki azt vállalja, hogy más részére vmilyen tevékenységet fejt ki
• tárgya vmely ügy ellátása
• a megbízási jogviszony nem vmely eredmény elérésére jön létre, a megbízottól csak a tőle elvárható gondosság követelhető meg, konkrét eredmény nem, ezért nem lehet anyagi felelősséget megállapítani

 
 
 
 

Egyszerű ügyiratok 

Kérvény (folyamodvány), kérelem

A kérvény vázlata:

• A kérelmező neve, lakása, munkahelye, netán beosztása (mhelyi kérvény esetében)
• A kérés pontos megfogalmazása (mi késztetett bennünket a benyújtásra) pontos adatok,
• Az indokok meggyőző előadása, netán iratokkal történő bizonyítása
• Záradék, ami a kérvénynél nem más, mint a kérelem tömör megismétlése
• Kötött formai követelmények, míg a kérelem „lazább”

 
 
 
 

Egyszerű ügyiratok 

Határozat

    A határozat hivatalos szervek döntéseit – engedélyét, elutasítását, jóváhagyását – tartalmazza.

    Szerkezetileg 4 részből áll:

• Bevezető rész: megnevezi a határozatot hozó szervet, az ügyfelet lakóhelye feltüntetésével, megjelöli az ügyirat számát, tárgyát, az ügyintéző nevét
• Rendelkező rész: az elején ott kell, hogy legyen a „határozat” szó címként vagy kiemelve, majd a döntés ismertetése, a címzett kötelezettségei, tájékoztatás a fellebbezési lehetőségekről (hová és hány napon belül kell benyújtani)
• Indoklás, a szó itt is kiemelve vagy címként, a döntés okainak, a bizonyítékoknak, a döntés alapjául szolgáló jogszabályoknak a felsorolása
• Záró rész: a határozathozatal helye és ideje, a határozat aláírójának neve, hivatali beosztása, kik kapták kézhez a határozatot, a hivatali szerv bélyegzőlenyomata

 
 
 
 

Egyszerű ügyiratok 

Értesítés

• Az értesítésben a különböző szervek írásban tudatnak valamiről bennünket, gyakran a mi kezdeményezésünk pl: panaszbejelentés hatására.
• Sok esetben kapunk értesítést a mi kezdeményezésünk nélkül is. Ebben az esetben az értesítés tájékoztató, információ jellegű. Pl: gázkészülék ellenőrzése, közlekedési út lezárása, áram szüneteltetése, stb.

 
 
 
 

Egyszerű ügyiratok 

Fellebbezés

• Fellebbezni annyit jelent, mint a bennünket érintő és frissen hozott határozat megváltoztatását kérni
• Az intézkedő szerv a határozatában általában megjelöli, hogy hány napon belül, hova lehet az esetleges módosítási kérelmünket, fellebbezésünket benyújtani. Ha a nap meghatározása hiányzik ebből az I. fokú határozatból, akkor 15 napon belül kell fellebbeznünk az I. fokú határozat ellen.
• A fellebbezés írásban nyújtandó be ott, ahol a sérelmes határozatot hozták, de beadványunkat a másodfokon döntésre illetékes szervhez címezzük.
• Az üggyel foglalkozó szerv fellebbezésünket - a kapcsolódó iratokkal együtt- 8 napon belül felterjeszti a felettes hatósághoz elbírálásra.
• A másodfokon hozott határozat ellen már nem fellebbezhetünk, de panaszt nyújthatunk be.

 
 
 
 

Egyszerű ügyiratok 

Mikor lehet fellebbezést beadni (mivel lehet érvelni):

• ha az első fokú döntés meghozatalakor az illetékes hatóság bizonyos tényezőket figyelmen kívül hagyott (ekkor a fellebbezés ezeket a körülményeket hangsúlyozza)
• ha a döntés ellentétben van vmilyen érvényes jogszabállyal (ekkor erre kell rámutatni)
• ha új fejlemények adódtak, vagy addig ismeretlen körülményekre derült fény (ekkor ezeket ismertetjük)
• ha a határozat indoklása téves vagy nem kielégítő
• ha eltérés van a tények értelmezésében (ez utóbbi két esetben az indoklást „támadjuk” meg)
• ha a határozat végrehajtása lehetetlen (pl. anyagi körülményeink miatt – ilyenkor a döntést elfogadjuk, de halasztást vagy engedményt kérünk)

 
 
 
 

Egyszerű ügyiratok 

Igazolás

• Valamely tényt, állítást, dolgot, valaminek a valódiságát, helyességét elismerünk, elismerjük, igazolunk, igazoljuk.
• Tartalma sokféle lehet pl: jövedelmünkről, munkaviszonyunkról, stb.
• Kitölthetjük űrlapon is.

Tartalmazza:

• Kinek a részére állítottuk ki
• Az igazolást alátámasztó személyi adatok
• A tényt igazoló megfogalmazás
• Szükség szerint feltüntetjük a célt, amiért adtuk
• Keltezés, bélyegző, aláírás

 
 
 
 

Hivatali iratok 

Jegyzőkönyv

• Feladata, hogy az eseményeket, tényeket, megállapodásokat valósághűen írásban rögzítse.
• Legfontosabb kritériuma a pontosság.
• Jegyzőkönyvvezető, hitelesítők személye
• Postai út vagy betekintési jog

Beszélünk:

• Szó szerinti jegyzőkönyvre akkor lehet szükség, ha azt akarjuk, hogy a szöveg alapján később minden részletet azonosítani lehessen. Úgy kell készülnie, hogy hűen tükrözze a tényeket és/vagy elhangzottakat, ezért a szöveget nem rövidítjük.
• A jegyzőkönyvi kivonatnak is követelménye a hitelesség, de ez tömörít és rövidít.

 
 
 
 

Hivatali iratok 

A jegyzőkönyv kötelező elemei:

• A megbeszélés helye, időpontja
• A jelenlévők neve (a jegyzőkönyvben feltüntetve vagy csatolt jelenléti íven)
• A tanácskozás vezetőjének és a hozzászólóknak a személye
• A napirend: a tárgyalt ügyek megnevezése, a tárgyalás sorrendje; az ezekhez kapcsolódó megállapítások, állásfoglalások, határozatok
• Szavazás esetén a szavazás jellege (nyílt vagy titkos), valamint a támogató és ellenszavazatok, illetőleg az esetleges tartózkodások aránya
• Hitelesítési záradék és aláírások

 
 
 
 

Hivatali iratok 

Ennek alapján a jegyzőkönyv felépítése az alábbiakban adható meg:

Bevezetés:

• A jegyzőkönyv felvételének helye és időpontja
• A szervezet neve, címe
• Tárgya
• A jelenlévők felsorolása
• A levezető, a jegyzőkönyvvezető és a hitelesítők személyének megnevezése

Tárgyalás:

• Az érdemi tartalom rögzítése:
• előadás, vitaindító, beszámoló, ismertető, tájékoztató
• felszólalások, hozzászólások, javaslatok, indítványok
• A tárgyalást vezető összefoglalása

Befejezés:

• A hozott határozatok felsorolása.
• Dátum/utalás a keltezésre (k.m.f.)
• Az aláírások/hitelesítés

 
 
 
 

Hivatali iratok 

EMLÉKEZTETŐ

• Munkaértekezletekről, megbeszélésekről, tanácskozásokról stb. emlékeztetőt szoktak készíteni.
• Feladata egy-egy értekezlet, megbeszélés, tárgyalás eredményeinek rövid, tömör összegzése.
• Míg a jegyzőkönyv egy eseménysort is tartalmaz, az emlékeztető csak feladatokat, határidőket, felelősöket.
• Nincs előírt, kötött formája. Tartalmazhat jegyzőkönyvi kivonatokat, jegyzőkönyvi határozatokat, különböző ügyiratok részleteit, telefon – és telefaxüzeneteket, valamint egyéb élőszóban elhangzott dolgokat, kérdéseket, feladatokat.

 
 
 
 

Hivatali iratok 

FELJEGYZÉS

• Rokon műfaj az emlékeztetővel, de különbözik is attól. A feljegyzéssel fontosnak tartott tényekről, helyzetről, intézkedésről, állapotról, feladatteljesítésről tájékoztatunk.
• Egyik osztály a másiknak, a beosztott a vezető számára, ill. a vezető a beosztott számára készíthet.

A feljegyzésnek háromféle funkciója lehet.

 Tájékoztatja a másik felet bizonyos ügyek állásáról, tényekről

 Emlékezetébe idéz valamit, figyelmeztet pl. határidőre, függőben lévő ügy aktuális lépésére

 Javaslatot tesz vagy kér valamit a folyamatban lévő üggyel kapcsolatban

 
 
 
 

Hivatali iratok 

JELENTÉS

• Jelentést egy ügy intézésével megbízott személy vagy csoport készít felsőbb hatóságoknak vagy a hivatal vezetése számára.
• Mindig beosztott írja feljebbvalójának és állapotokról, ügyek állásáról, ezekkel összefüggő eseményekről és intézkedésekről ad tájékoztatást.
• Készülhet eseti jelleggel felkérés alapján, de készítése lehet előírt, rendszeresen ismétlődő munkaköri kötelesség is.
• Célja, témája és rendszeressége vagy alkalmi jellege alapján rendszerezhetjük:
• Rendszeres jelentés (napi, heti, havi, negyedévi, félévi, évi)
• Különleges jelentések (meghatározott témára, témakörre vonatkozó)
• Készülhet a szervezeten belüli (házi) használatra (igazoló, vizsgálati, összefoglaló jelentés) és a szervezeten kívüli (felmenő) használatra (a felettes szervezetek tájékoztatására).

 
 
 
 

Hivatali iratok 
 

• A cím magában foglalja a jelentés címzettjét és a tárgyat.
• A bevezetésben utaljunk a jelentés céljára, az adatgyűjtés főbb forrásaira és módjára.
• A tárgyalás a jelentés érdemi része.
• A befejezésben összegezzük az elmondottakat, majd következtetésekkel, konklúziókkal és javaslatokkal, ill. keltezéssel, aláírással zárjuk a jelentést.

 
 
 
 

Hivatali iratok 

MUNKATERV

 Tervezéshez szükséges

 Periodikus munkavégzés esetében, ki mikor mennyire van leterhelve

 Kritikus folyamatok esetében

 Lehet egyéni, vagy egy munkacsoport tevékenységére épülő, egy munkafolyamat egészére v. részére irányuló, napi, heti, havi, negyedéves, féléves, éves vagy annál is hosszabb időintervallumra vonatkozó

 
 
 
 

Hivatali iratok 

bevezető:

• ki végzi a feladatot
• a munka tartalmi megjelölése
• időintervallum

érdemi rész:

• részfeladatok
• határidők
• felelősök

befejező rész:

• tárgyi feltételek felsorolása
• értékelés módja