A körlevél készítésének fõbb lépései

1. A körlevél fogalma:

    Olyan dokumentum, amely állandó (azaz minden levélben azonos) szövegrészek mellett változó szövegrészeket is tartalmaz. Az állandó szövegrészeket tartalmazó dokumentumot törzsdokumentumnak, a változó szövegrészeket tartalmazót pedig adatbázisnak (adatfájlnak) nevezzük.
    Tehát a törzsdokumentumot egy adatforrás tartalmával egészíti ki a program és ilyen módon egyedi dokumentumokat hoz létre.
2. A körlevél készítéséhez alapvetõen 3 lépésre van szükség:
1. a törzsdokumentum megírása
2. a törzsdokumentumhoz kapcsolódó adatbázis elkészítése
    (vagy megnyitása)
3. a törzsdokumentum és az adatbázis összerendelése
    A körlevél elkészítését megkönnyíti a Körlevél segítõ, mely az ESZKÖZÖK menübõl választható ki.

3. A körlevél állandó és változó részeinek létrehozása:

    Megírjuk a körlevél állandó részét (vagy megnyitunk egy régi dokumentumot), majd a változó részek (mezõhivatkozások) helyére valamilyen speciális jelzést teszünk (pl.: xx).
    Ezután elvégezzük a szükséges formázásokat és mentjük a háttértárra.

    A körlevél változó részeit tartalmazó adatfájl lehet:

    A táblázat elsõ sora a fejléc rekordot vagyis a mezõneveket tartalmazza. Ezeket a mezõneveket használjuk a törzsdokumentumban.
    A következõ sorok a levélben felhasznált adatok, az un. adatrekordok.
    Ha végeztünk a táblázat kitöltésével, akkor azt is mentjük a háttértárra.

4. A körlevél létrehozása a Körlevél segítõvel:

    A Körlevél segítõ párbeszéd ablak 1. pontjánál a Létrehoz gomb megnyomásával a törzsdokumentumot hozzuk létre.
   A törzsdokumentum az állandó szövegrészekbõl és az adatbázis mezõire való hivatkozásokból áll.
    Az alábbi típusok közül választhatunk:

    A Körlevél segítõ párbeszéd ablak 2. pontjánál az Adatok gomb megnyomásával az alábbi lehetõségek közül választhatunk:
 
1.most akarunk létrehozni egy adatbázist, vagy
2.egy már meglévõt szeretnénk csatolni a törzsdokumentumhoz
    Célszerû az adatfájlt a Körlevél segítõ indítása elõtt elõre elkészíteni (EXCEL vagy Word táblázat formában - 2. lehetõség).

    Ha van adatbázisunk, akkor az Adatmezõ beszúrása gomb segítségével elhelyezzük a mezõhivatkozásokat (az alkalmazott speciális jeleket kicseréljük mezõhivatkozásokkal).

    A Körlevél segítõ párbeszéd ablak 3. pontjánál látható Egyesítés gomb megnyomásával egyesítjük a törzsdokumentumot és az adatbázist.

    Megadhatjuk, hogy milyen feltételekkel készítse el az egyesített dokumentumot, vagyis a körlevelet. Az egyesítendõ rekordok körét különbözõ szûrõfeltételekkel szûkíthetjük. Több feltételt logikai mûveletekkel (“és”, “vagy”) kapcsolhatunk össze.

    Az összefésülés történhet fájlba vagy nyomtatóra.

    Ha fájlba egyesítjük, akkor külön ablakban, szakasztörésekkel elválasztva jönnek létre az egyes levelek. Ezek tovább szerkeszthetõk, tárolhatók, vagy kinyomtathatók.
    Ha nyomtatóra irányítjuk a körlevelet, akkor az annyi levelet nyomtat ki, ahány rekord van az adatforrásban.

    Az egyesítés közben hibaellenõrzést is végezhetünk.
 
 

Vissza a menühöz