CSAK EGY IDEIGLENES SZÖVEG

A PROGRAM REMÉLHETŐLEG A JÓZAN ÉSZ SZERINT MŰKÖDIK. DE ERRE AZÉRT GARANCIA NINCS.

A könyvtáraktól az eredeti anyagok excel táblában érkeztek. Az így kapott adatokat kellett adattábla rekordokká átalakítani. Ezekkel a rekordokkal a felhasználók már elvégezhetnek különféle keresési műveleteket.

A feldolgozásnál az volt a cél, hogy csak az adott könyvtár által ellenőrzött információk kerüljenek be az adattáblába. A könyvtárak különböző módon dolgozták fel a periodikák nyilvántartását. Ezeket egy platformra kellet hozni. Fontos szempont volt az is, hogy eközben ne vesszenek el értékes adatok.

A programban most közel 3400 periodika rekord található. Ez nem jelenti azt, hogy ennyi különböző periodikát tartunk nyilván.
A különböző könyvtáraktól, a periodika ismertetésére szolgáló mezőknél, nem mindegyikben kaptunk adatot. Így az eltérő tájékoztatás miatt, külön rekordba kerültek/kerülhettek azonos periodikák. A biztos információk hiányában, ezeket nem vonhattuk össze, mert ezzel esetenként hibákat is beépítettünk volna a rendszerebe. Ezek utólagos felderítése nagyon nagy feladat lenne. 
Olyan szisztémával próbálkoztunk, amely most a hibát lehetőleg minimalizálja és lehetővé teszi ezek későbbi javítását. Ezt majd az érintett könyvtár dolgozója teheti meg, mert neki van lehetősége kézbe venni az adott példányt.   (EZ A RÉSZ MÉG NEM MŰKÖDIK.) Rajta kívül a rendszer adminisztrátor változtathat, de ő is csak az adott könyvtár felhatalmazásával illetve kérésére teheti ezt. Amíg ezek a javítások megtörténnek, addig is használhatóak ezek az információk. A periodika rekordoknál jelezzük, hogy ellenőrzött adatról van-e szó, vagy csak tájékoztató jellegűről.


Periodika rekordok

Ebben a programban a periodikákat a következő mezők írják le:
- Cím
- Címvariáció [a mező neve: No.]  / Erre akkor van szükség, ha azonos néven több periodika szerepel
- Alcím
- Közreadó
- Város
- ISSN
Még két tájékoztató mező van:
- ISNN fajtája [a mező neve: IF] / Ebben jelezzük. hogy az ISSN oszlopban található adat honnan származik. ((0-n/a, 1-az érintett múzeumtól, 2-egy könyvtáros kereste ki, de a periodika nem volt a kezében, 3 és 4-internet/OSZK)
- Ellenőrzött adat [a mező neve: El.] / Amíg a periodika mellett ebben az oszlopban nincs egy "pipa", addig periodika leírása csak tájékoztató jellegű.

Az ISSN szám azonosíthatja egyértelműen a periodikát. Ezt csak egy olyan könyvtár adhatná meg, ahol az adott periodika található. Sajnos ez most nem mindig állt a rendelkezésünkre.  Ha kaptunk ilyen adatot, akkor ez a periodikák között külön rekord lett.

Más az eljárás azoknál a periodikáknál, amelyeket nem azonosított a könyvtár az ISSN számmal. Ezeknél megpróbáltuk ezt más forrásból megtudni (lásd fent).  Ez viszont nem 100%-osan biztos információ.  Ezek az adatok csak tájékoztató jellegűek és nem tekinthetők biztosnak. (Ezt jelezzük is. Lásd feljebb).
A könyvtáraktól eltérő adatokat kaptunk a többi leíró mezőben is. Mivel fontos volt, hogy csak az általuk elfogadott/elküldött adatokat szabad "publikálni",  külön rekordba került minden olyan sor, amely egyedi a következő szempontból:
-  cím
-  címvariáció [azonos című, de más periodika] 
-  alcím
- közreadó
- város
A biztos információk hiányában nem vonhattuk össze azokat a rekordokat, amelyeknek a címe azonos volt ugyan, de a leíró mezőket az egyes könyvtárak eltérően adták meg.  Későbbiekben a könyvtárosoknak, az adatok ellenőrzésekor, lehetősége lesz ezek pontosítására.   Így valószínűleg a rekordok száma csökkenni fog.

Találatok (?) rekordjai

Itt nézhetjük meg, hogy az adott periodika melyik könyvtárban található és ott mely számok vannak meg.
Ennek mezői:
- Év
- Évfolyam
- Szám
- Kurrens/Nem kurrens
- + Info (akkor szerepel itt adat, ha a könyvtártól  fontos plusz adat érkezett)
- Múzeum, amelynek a könyvtáráról szó van   (Ez rövidítésekkel szerepel, a "Résztvevő múzeumok" menüpont alatt ez feloldható)
- Megjegyzés
Nem mindegyik mező van kitöltve. Előfordul, hogy csak a K/N (Kurrens/Nem kurrens) betű szerepel.