20.                     A dokumentumok csoportosítása és főbb jellemzőik. (a)

A gyakorlati kezelési és tárolási okokból eredően az ismereteket hordozó anyaguk szerint érdemes csoportosítani.

Ha a rögzítés, illetve a tárolás módjairól beszélünk, akkor a dokumentum kifejezést használjuk. A hordozóanyag szerint megkülönböztetünk írásos, képi, audiovizuális és elektronikus dokumentumokat.

A dokumentumokat sokféle módon lehet csoportosítani ezen belül is. A számítógépes munkamódszerek miatt nagyon nehéz megvonni a határokat. Segít a megértésben az alábbi felosztás, amelyben egy-egy példával igyekeztem jelezni, melyik csoportban mire gondolhatunk.

A következőkben röviden jellemezzük a legfontosabb típusokat. A hétköznapi életben használt fogalmak nem sok helyen térnek el az itteni használatuktól, de néhol azért - informatikai szempontból - pongyolán fogalmazunk.

Kéziratos dokumentumnak tekinthetünk minden valóban kézzel írott írásművet. Ide tartoznak azok a dokumentumok is, amelyek nem kerültek sem kiadásra, sem terjesztésre, függetlenül attól, hogy ténylegesen kézzel, írógéppel vagy számítógéppel írták-e azokat. A könyvtári hagyomány - s néhol a törvény is - élesen elválasztja ezektől azokat az egyedi dokumentumokat, amelyek irattári jellegüknél fogva a különféle levéltárakba kerülnek.

Nyomtatott dokumentumnak számít a nagyobb nyilvánosságnak szánt, legtöbbször kereskedelemben is kapható összes könyv, folyóirat és újság. E két utóbbit és a más időszakonként megjelenő dokumentumokat időszaki kiadványoknak is szokták nevezni.

A képi dokumentumok meghatározása már bonyolultabb, hiszen ezek is lehetnek egyediek és nyomtatásban sokszorosítottak. Talán az a leglényegesebb tulajdonságuk, hogy az információs értéküket a kép hordozza és önmagukban egy egységként kezelhetők.

Audiovizuális (képi-hangzó) az a dokumentum, amely hangfelvételt vagy mozgóképanyagot tartalmaz, tekintet nélkül arra, hogy a tároló eszköz CD, DVD, film vagy éppen videoszalag.

Az elektronikus dokumentum* igazából a legújabb idők szülötte, ezért még bizonytalanul bánunk vele. Legfontosabb ismérve, hogy az információkat megjelenési formájuktól függetlenül digitálisan tárolják rajta.

Bár a dokumentumok felosztása első látásra egyszerűnek tűnhet, érdemes kicsit gyakorolni a besorolást. Érdemes belegondolni, mennyi „bajt" okozhat itt a számítógép! Ugyanis használatával egészen újszerű és a korábbi műfaji határokat „felrúgó" dokumentumok keletkeznek.

A KÖNYV

A könyv mindmáig a legalapvetőbb dokumentumtípus, az emberiség egyik legnagyszerűbb találmánya. Tartalmilag igen nehéz meghatároznunk, mi is a könyv. Mindenesetre a rendszeres időszakonként megjelenő kiadványokhoz képest a könyv valamilyen egyszeriséget, befejezettséget sugall.

A könyv: kívülről

Fontos, hogy formai szempontok szerint el tudjunk igazodni, mert már a könyv elolvasása előtt alapvető információkhoz juthatunk. A könyveknek két gyakori fajtája van, a fűzött kötésű és a ragasztott könyv. A fűzött forma az értékesebb és tartósabb, de drágább is. Ez azt jelenti, hogy a könyv hajtogatott lapjait összefűzik cérnával. A ragasztott kötés esetében az egymás mellé tett lapokat egyszerűen összeragasztják. A fűzött könyv általában kemény táblájú, míg a ragasztott puha táblás, ezért gyakran különböztetik meg őket e szerint is - kemény táblás/puha táblás, angol szóhasználattal: hardback és paperback.

A szépen megtervezett védőborító alatt, kötéstáblák közé szorítva helyezkednek el a könyv lapjai. A védőborító ma már sokszor el is marad. A védőborító behajtott „fülein" - vagy ennek hiányában a könyv hátulján -, ismertetőt olvashatunk a könyvről, ez a fülszöveg.

Érdemes felfigyelni arra, hogy az első pár lapot nem is számozzák meg, más funkciójuk van. A legelső oldal a védőlap, ez még a kötéstáblához csatlakozik és technikai jelentősége van. Utána következik az előzéklap, amely már információkat tartalmaz, és aztán jön a címlap, ahonnan a legtöbbet lehet megtudni az adott könyvről.

A címlapot érdemes alaposabban megvizsgálnunk. Itt szerepel a könyv szerzőjének neve. Ezt követi a mű címe, majd alatta - ha van -, a könyv alcíme. Sok esetben a könyvnek nincs kifejezett szerzője (például egy több író műveiből összeállított gyűjtemény esetében), itt a szerkesztő, összeállító neve szerepel. Ugyanígy előfordulhatnak még más közreműködők is, így például a következő megjegyzésekkel: „rajzolta", „fotók:", esetleg „illusztrálta" vagy utalással azokra, akik átnézték, javították, bírálták a könyvet: „lektorálta" és „bírálta". Ha a mű nem az eredeti nyelven jelent meg, akkor itt szerepel a „fordító" neve is.

A címlap alján van egy nagyon fontos rész, ami a kiadói információkat tartalmazza. Itt találhatjuk a kiadó nevét és a kiadás helyét, évét. Egy könyv gyakran nem önmagában áll, hanem egy sorozat része. Ezt több helyen is jelölni szokták, előfordulhat a címlapon is, de gyakran a címlap túloldalára kerül, más fontos információkkal együtt.

A címlap túloldalára (verzójára) legtöbbször a fentebb felsoroltakból a közreműködők egy része kerül. Ezen a ver/ón találhatjuk meg a kiadási jogokat hivatalosan birtokló nevét, mégpedig a következő jel mellett: ©. Ez a körbe helyezett „C" betű az angol copyright kifejezést rövidíti és arra utal, ki a szerzői jog birtokosa. A szellemi alkotásokat, így a könyveket is különleges jogszabályok védik, hogy tartalmukat csak úgy lehessen felhasználni, hogy az ne sértse a szerző jogait.

Ezen a lapon szokott szerepelni az is, hogy hányadszor jelenik meg ebben a formában az adott mű, vagyis a kiadás száma, jelezve azt is, hogy a kiadás bővített, vagy javított az előzőhöz képest. S végül még egy fontos adat: az ISBN szám, amely nemzetközi egyezmények alapján a világon egyedileg azonosítja a könyvet.

A könyv: belülről...

A dokumentumokat a tartalmi ismérvek szerint nagyobb csoportokba rendezhetjük.

Ismeretközlő művek

Az ismeretközlés színvonala szerint megkülönböztetünk

-        Szakkönyveket
Ide tartoznak például a tudományos munkák, az egy témát szakmai igénnyel tárgyaló könyvek, a felsőoktatásban használatos művek.

-        ismeretterjesztő könyveket
Olyan könyvek, amelyek tárgyilagosan, jó színvonalon, de az átlagos műveltségű ember számára is érthető módon mutatnak be egy témát.

Irodalmi művek

A művészi szándék meglétét kutatva megkülönböztetünk

-        szépirodalmi műveket
Azok az alkotások tartoznak ide, amelyekben egy téma feldolgozása művészi színvonalú.

-        szórakoztató irodalmi műveket
A szórakoztatni akaró, kikapcsolódást nyújtó, de sem különösebb tárgyi ismereteket, sem művészi élményt nem adó könyveket számítjuk ide.

Különleges könyvek

Az ismeretek feldolgozása, sőt megtalálása szempontjából van egy könyvcsoport, amellyel érdemes közelebbről is megismerkednünk. Ezek azok a könyvek, amelyek színvonaluktól függetlenül a szakkönyvek vagy az ismeretterjesztő művek csoportjába tartoznak, különleges feladatuk van: az alapvető eligazítás az ismeretek között. Jó, ha mindig kéznél vannak, talán ezért is hívják őket kézikönyveknek.

Bibliográfiák

Azokat a kiadványokat hívjuk így, amelyek különféle tárgykörökben összegyűjtik az ajánlott művek címeit. Vannak olyanok, amelyek évente számba veszik az egész nemzeti könyvtermést. Ilyen hazánkban például a Magyar Nemzeti Bibliográfia. Az egyes szakmáknak, tudományágaknak is vannak bibliográfiai kiadványai, amelyek felsorolják az adott terület műveléséhez szükséges legfontosabb szakirodalom címeit.

Lexikonok, enciklopédiák

A lexikon az ismereteket betűrendbe szedi, ezért a különféle címszavakat gyorsan vissza tudjuk keresni. A szócikkek mechanikusan követik egymást, tekintet nélkül tartalmukra.

Az enciklopédia nagyobb egységekben dolgozza fel az ismeretanyagot, így az összetartozó dolgok itt egymás mellé kerülnek, tekintet nélkül betűrendi helyükre. A lexikonszerű visszakereshetőséget név- és tárgymutató segíti.

Szakszótárak, szaklexikonok

A szakszótárak igazából a lexikonok testvérei, hívhatnánk őket szaklexikonnak is. Néha valóban nem is takar mást az elnevezés, mint egy-egy szakma vagy tudományterület speciális neveinek, fogalmainak, adatainak betűrendbe szedett szócikkeit.

Nyelvi szótárak*

A szótárak viszonylag ritkábban használt, de meghatározó voltuk miatt legfontosabb csoportja az egynyelvű szótáraké. Ezen kézikönyvek címszavai és szócikkei ugyanazon a nyelven íródtak. Erre legjobb példa a nyelv szókincsét bemutató értelmező szótár.

A gyakorlatban többször használunk kétnyelvű szótárakat, amelyekben az egy adott nyelven megtalálható címszavakhoz rendelik a másik nyelv megfelelőit. Persze a jó kétnyelvű szótár nem pusztán egyszerű „szószedet", hanem nyelvtani besorolással, példákkal is segíti az adott nyelvvel dolgozó munkáját.

Atlaszok

Ezt a kézikönyvtípust ismerheted a földrajzóráról, így nem kell különösebben bemutatni. Vannak olyan, sok térképet nagy méretben tartalmazó atlaszok is, amelyek részletességükkel és igen alapos helynévmutatójukkal teszik magukat nélkülözhetetlenné a tájékozódásban. Külön hasznos, ha az ilyen atlaszokat földrajzi szempontból rendezett adattárak egészítik ki, ahol megtalálhatjuk a legnagyobb városok, hegycsúcsok, folyók stb. jegyzékét és az egyes országok legfontosabb földrajzi-gazdasági adatait is.

Adattárak

Ide azok a kézikönyvek tartoznak, amelyek egy-egy témakör, tudományág vagy szakterület adatait, tényeit gyűjtik össze. Az adatokat ezek a kiadványok igyekeznek jól szerkesztetten, gyorsan visszakereshetően bemutatni. Gyakran alkalmaznak táblázatokat, grafikonokat. Ezekből az adattárakból általában csak a számszerűsíthető tényeket ismerjük meg, azok értelmezésével, magyarázatával nem foglalkoznak.

FOLYÓIRATOK, ÚJSÁGOK

Egyre nagyobb az igény hogy az ismeretek minél hamarabb jussanak el a felhasználókhoz. Erre a szerepre a könyv, mint hordozó, nem alkalmas. A több száz oldalas mun­kák megírása, szerkesztése, nyomdai munkálatai olyan sok időt vesznek igénybe, hogy gyakran a bennük foglalt információk egy része a megjelenésre már elavul. Másrészről vannak olyan információk is, amelyekről mindenki tudta, hogy csak ideig-óráig érdekesek - „romlandók" -, így kár lenne értékes, hosszú távra előállított könyveket áldozni rájuk. Ezért aztán létrejöttek, majd a felvilágosodás idején a mai formájukban megjelentek a hírlapok, folyóiratok. Mivel legfontosabb tulajdonságuk az, hogy folyamatosan több-kevesebb rendszerességgel jelennek meg, ezért összefoglalóan időszaki kiadványoknak hívjuk őket. A könyvekhez hasonlóan ezeknek is van egyedi azonosítójuk. Sokszor eléje tesszük az ország kétbetűs azonosítóját is, pl. így: HU ISSN 0023-3773.

Napilapok

A napilapok a gyors tájékozódás leghatékonyabb írásos eszközei. Nagy többségük a hét minden munkanapján utcára kerül. Tartalmuk általános jellegű, de gerincüket a politikai élet hírei alkotják. Vannak olyan napi rendszerességű kiadványok is, amelyek csak a gazdaság, vagy éppen a sportélet híreivel foglalkoznak.

A napilapokat nem csupán tekintélyes méretű lapnagysá­guk, hanem sajátos szerkezetük is megkülönbözteti a többi kiadványtól. Címoldal helyett fejlécük van, ahol a megjelenési információk legfontosabbjai találhatók. A lap végén van általában véve a kolofon, ahol egy keretben találjuk a szerkesztőség, a kiadó és a nyomda adatait. A sajátos megjelenést a nagy lapmérethez igazodó több hasábos tördelés okozza, ami a kényelmesebb olvasás végett az amúgy nagyon hosszú sorokat keskenyebb nyomtatási szélességre bontja. További jellemző a főoldalon található kiemelt vezércikk, amely a legfontosabb témával foglalkozó írás.

Hetilapok

A napilapoktól jól megkülönbözteti ezeket a kiadványokat - túl a megjelenés gyakoriságán -, hogy ritka kivételektől eltekintve, nem általános tartalmúak, hanem valamilyen témára specializálódtak. Van olyan, amelyik még őrzi a napilapok formátumát (például Élet és Irodalom), de többnyire kisebb méretű, fűzött, 40-100 oldalas alakban jelennek meg. Tartalmilag széles területet átfognak, van közöttük szakmai lap (például HVG), praktikus információkat közlő (például műsorújságok), hobbimagazin és köny-nyed szórakoztató kiadvány is (például Hócipő).

Folyóiratok

A szakmai és tudományos információk legfontosabb megjelenési helye a folyóirat. Óriási gazdagságban látnak napvilágot, egyes adatok szerint a legfontosabb tudományos folyóiratok száma is több mint húszezer. Jellegzetességük a nagyobb terjedelem (100-250 oldal) és a komolyabb tartalom, ill. az ehhez igazodó kivitel.

Nem hagyományos dokumentumok

Ma már a könyvtárak nem elégedhetnek meg azzal, hogy csak a papírra nyomtatott dokumentumokat gyűjtik. Az ismerethordozók fejlődése új típusú dokumentumokat hozott létre, amelyek máris jelentős számban állnak rendelkezésre.

Például a hangzó dokumentumok szolgáltatása - magnókazetta, hagyományos hanglemez, zenei CD - számtalan új problémát vetett föl. Míg a többi speciális dokumentumnál főként a tárolás és esetleg a rendszerezés, katalogizálás okoz gondot, itt felmerül az is, hogy gondoskodni kell az anyagok meghallgatására alkalmas eszközről. Az is különlegessége ennek a dokumentumtípusnak, hogy technikai időtállóságáról nem volt tapasztalat, így kérdéses volt, hogy egy hanglemez, egy magnókazetta mennyi használatot, hány évet bír majd ki.

Hasonló problémákat vetnek fel a mozgóképi információk is. Itt a szolgáltatás, ha lehet, még bonyolultabb, hiszen nem lehet ezt egy fejhallgatós rendszerrel elintézni, inkább a kölcsönzés a megoldás.

EGY KÜLÖNLEGES ESZKÖZ: A CD-ROM

A CD-ROM a 650 MB tárolási kapacitásával hallatlan lehetőséget nyújt az információtárolásban. Ez az eszköz gyorsan utat talált a könyvtárak felé is. Egy korong alkalmas 250 000 oldal szöveg, vagy 72 perc film, illetve videó, 2 óra zene, esetleg majd 20 óra beszéd tárolására. Mindezeket egymással kombinálva is tartalmazhatja egy CD-ROM lemez. Ezt a lehetőséget, a különféle média egymás melletti, kevert alkalmazását hívjuk multimédiának..

Bibliográfiai CD-ROM

A legelső CD-ROM-ok a könyvtárakban a bibliográfiai, illetve szakirodaimi jegyzékek voltak, amelyek egy-egy tudományterület szakirodalmi termését adták közre. A CD-ROM lehetővé tette, hogy nagyon nagy anyagról egyben adjanak számot, és hogy az adatokat sokféle szempont szerint vissza lehessen keresni.

Teljes szövegű CD-ROM

Viszonylag kevés ezek száma, pedig nagyon hasznos segítőtársak. Itt már nem csupán a dokumentumokhoz vezető utat jelölik ki nekünk, megadva a szerzőt, címet stb., hanem maguk a dokumentumok is szerepelnek a lemezen, mégpedig teljes egészében.

Szótárak CD-lemezen

Külön igényként merült fel, hogy a számítógépen több nyelven írók munkáját számítógépesített szótár segítse. A CD-ROM-on megjelent szótárak beépíthetők a szövegszerkesztőbe és annak egyik menüpontjaként hívhatók elő, hasonlóan a helyesírás-ellenőrzéshez. Némelyik szótár már ki is mondja a szavakat, így ezek félig-meddig a multimédiás kiadványok közé tartoznak.

Multimédia CD-ROM-ok

Természetükből adódóan ezek a leglátványosabb CD-k, s talán a legismertebbek is. Nagyon sokféle témát dolgoztak már fel ezzel a technikával.

A multimédia a legnagyobb sikerét kitűnően szerkesztett és illusztrált kézikönyvek, lexikonok és enciklopédiák terén érte el. Ki ne szeretne egy olyan lexikont, ahol a holdra szállás szócikket olvasva hallhatjuk Armstrong híres szavait, és esetleg látjuk is az adott dokumentumfilm részletét? Vagy amelyikben az amerikai polgárháború hadi eseményei mozgó ábrákon elevenednek meg? Az sem közönséges filmlexikon, amelyben rákattintva egy film leírásában egy szereplő nevére máris láthatjuk összes eddigi szerepét.

20.                     (b) Dokumentumok alkalmazása az információ és ismeretszerzésben.

A könyvtár legfontosabb feladata, hogy segítsen az ismeretek megszerzésében. Ahhoz, hogy szervezetten tudjunk dolgozni, meg kell határoznunk, mi is pontosan a célunk. Nem mindegy, hogy rövid órai beszámolóhoz, referátumhoz, vagy valamilyen komolyabb dolgozathoz gyűjtünk anyagot. Az is egészen más típusú előkészületeket kíván, ha a „produkciónk" szóbeli feladat, vagy ha írásbeli munkát kell készítenünk.

Anyaggyűjtéssel kezdjük a munkát, melynek során felderítjük a könyvtári információkat, például használjuk a kézikönyveket. Ezután kijegyzeteljük az összegyűlt anyagot, majd elkészítjük a vázlatot. A vázlat alapján vagy szabad előadásra készülünk, vagy írásban készítjük el dolgozatunkat. Az írásbeli munka során szembe kell néznünk egy sor szigorú formai követelménnyel, és be kell tartani a mások szellemi munkájára való hivatkozás szabályait.

Anyaggyűjtés

Legjobb, ha az anyaggyűjtés színtere a könyvtár. Mert hiába vesszük magunkat otthon körül a várhatóan szükséges könyvekkel, folyóiratokkal, mindig kiderülhet, hogy valaminek utána kell nézni.

Érdemes úgy munkához látnunk, hogy megnézzük a szakkatalógusban vagy a tárgyszókatalógusban, van-e valamilyen, a témánkat lehető legteljesebben átfogó mű, monográfia. Az ilyen típusú könyvek általában teljes bevezetést nyújtanak az adott témakörhöz, eligazítanak az addig megjelent irodalmat illetően, és bőségesen utalnak további olvasnivalókra.

Ha nem találunk megfelelő könyvet, vagy elavultnak érezzük azt, érdemes megnézni a bibliográfiát, mit írtak eddig az adott témában, írjuk össze az optimális listára törekedve mindazon művek jegyzékét, amire szükségünk lehet. Szakirodalmi listánkat aztán vessük össze a helyi könyvtári katalógusokkal, hogy lássuk, megvannak-e a szükséges dokumentumok. Egy-egy fontosnak tűnő műnek más könyvtárban is utánanézhetünk, vagy megrendelhetünk egy adott munkát könyvtárközi kölcsönzéssel egy távolabbi könyvtárból is. Általában azonban az iskolai és a városi könyvtár elegendő művet kínál munkánkhoz.

Amennyiben rendelkezésre állnak számítógépes eszközök, úgy bátran vonjuk be azokat is a munkába! Nézzük meg, milyen CD-ROM-on lévő kézikönyvek, lexikonok jöhetnek szóba! Figyeljünk arra is, hogy a számítógépes eszközökkel sokkal gyorsabban és lényegretörőbben kereshetünk. Ha tematikus anyagot keresünk, akkor érdemes bevetni az internet nagy „tárgyszókatalógusait" és a keresőprogramokat.

Kézikönyvek

Amikor a listánkon szereplő könyveket, cikkeket kézbe vesszük, számtalan olyan fogalommal, névvel, hellyel, adattal találkozhatunk, amiket nem értünk, vagy nem tudjuk elhelyezni eddigi tudásunk alapján. Ezért jó, ha ismerjük a segédkönyvtárat és abban a legfontosabb kézikönyveket. Szükségünk lehet az „Idegen szavak szótárára", egy-két általános lexikonra, szaklexikonra. Nem árt, ha tudjuk a polcon a „Magyar életrajzi lexikon" és a „Nemzetközi ki kicsoda" helyét. A dolgoknak általában földrajzi vonatkozása is van, így jó, ha kéznél van a „Világatlasz". Ha szóbeli beszámolóra készülünk, az idegen nevek kiejtését ellenőrizzük az „Idegen nevek kiejtési szótárában".

Jegyzetelés

Első olvasásra nem rögzülnek az ismeretek, s amúgy is sok könyvet kézbe veszünk. Ha emlékeznénk is az olvasottak egy részére, szinte biztosan összekeverednének a dolgok. Legjobb, ha olvasás közben jegyzetelünk. Mivel még nem tudjuk, milyen sorrendben és mit fogunk olvasmányainkból felhasználni, fontos, hogy ne füzetbe, hanem lehetőleg egyforma méretű cédulákra írjunk. Talán a legjobb méret a négybe vágott géppapíré (A6). Céduláinkon egyforma helyen és következetesen tüntessük föl, hogy miből jegyzetelünk éppen: legalább a szerzőt, a címet és a kiadás évét írjuk fel. Nem árt, ha hozzászokunk, hogy nem komplett műveket jegyzetelünk, hanem lényeget gyűjtünk ki. Semmi szükség arra, hogy egy nagyobb műből kisebbet állítsunk elő. Célszerű minden témát külön jegyzetlapra írnunk, a tárgyszókatalógushoz hasonlóan ellátnunk céduláinkat egy-két szavas témamegjelöléssel.

Legtöbbször nem folyamatos szöveg formájában jegyzetelünk, hanem tömören, pár szóval rögzítjük a lényeget. Előfordulhat azonban, hogy valamit szó szerint szeretnénk idézni, ezt pontosan, idézőjelek között írjuk ki, s jegyezzük le mellé a pontos lapszámot is. Munka közben rendezgessük céduláinkat, próbáljuk egymás mellé rakni az összeillő darabokat! így jobban kikristályosodik majdani munkánk gondolatmenete, és előbb észrevesszük a hiányzó dolgokat is.

Vázlatírás

Amikor már úgy tűnik, elegendő anyagot gyűjtöttünk, rendezzük céduláinkat. Ekkor kirajzolódik, mi is gyűlt össze. Előfordul, hogy egy-két jegyzet feleslegesnek tűnik: ne féljünk kihagyni őket, ha kilógnak a sorból, csak terhelnénk vele mondandónkat. Ezek után hozzáfoghatunk a vázlat-íráshoz. Elsőként előadandónk vagy írásművünk főbb pontjait rögzítjük, aztán részletesen kidolgozzuk a vázlatot. Legjobb, ha kezdetben a szokásos hármas szerkezetben gondolkozunk: bevezetjük a témát, majd kifejtjük azt, és a tanulságokat levonva összefoglaljuk a lényeget.

Felmerülhet, hogy menet közben szükség lesz újabb adatokra. Ezeket később is beszerezhetjük, de mindig szabjunk magunknak határt: nem jó, ha még az utolsó simítások alatt is folyik az anyaggyűjtés.

Elkészítjük a munkát

Ha szóbeli beszámolóra készülünk, akkor itt be is fejezhetjük a felkészülést, hiszen a vázlat elég arra, hogy szabadon előadjuk mondandónkat. Az előadás közben legyenek kéznél jegyzetcéduláink is, szükség lehet rájuk. Ha még nincs gyakorlatunk, próbáljuk magunkban (vagy még jobb ha hangosan) elmondani a szöveget, és figyeljünk az időtartamra is. Nincs annál szörnyűbb, mint amikor ötperces kiselőadásnak szánt beszámolónk negyvenedik percében belénk fojtják a szót. Meglehetősen nagy gyakorlat kell ahhoz, hogy beszéd közben tudjuk tartani a tempót. Ha lehet, használj órát, amire beszéd közben oda tudsz pillantani. Kerüld azt, hogy írásban elkészített dolgozatot felolvass előadás címén! Pongyolább lesz ugyan a szabadon előadott szöveg, viszont jobban leköti a hallgatóságot az élő beszéd.

Írásbeli munka esetén most jön a munka dandárja, hiszen meg kell fogalmaznunk és írnunk mondatról mondatra dolgozatunkat. Igyekezzünk munkánkat úgy szerkeszteni, hogy az első része keltse fel a figyelmet és alapozza meg a későbbieket! Adjon annyi ismeretet, amivel érthető lesz a lényeg, amiért az egész munkába belefogtunk. A középső rész logikusan felépítve adja elő a témát a megkívánt részletességgel, alaposan alátámasztva minden állításunkat. A befejezésben emeljük ki a lényeget ismét, s tömören foglaljuk össze érvelésünket!