BIGFOOD

Étkezési jegyzék feldolgozó program

2.32 VERZIÓ

2005

1. BEVEZETÉS

A "BIGFOOD 2.32" program az intézményi étkeztetés jegyzékekkel kapcsolatos mindennapi feladatainak számítógépes feldolgozására és végzésére szolgál. Segítségével nyilvántarthatjuk az étkező személyeket, azok étkezési és befizetési jegyzékeit; összesíthetjük azokat, így mindig naprakész információkkal rendelkezhetünk azokról. Könnyedén lekérdezhetjük az aktuális létszámokat, egyenlegeket, élelmezési normák eltérését, stb.

A felhasználói leírás részletesen tartalmazza a program jellemzőit, valamint
használatának részletes magyarázatát, melyek segítségével a program futtatható.

2. ÁLTALÁNOS KEZELÉSI ISMERETEK


2.1. A program építőelemei

2.1.1. Menürendszer
A program főmenüje 5 almenüt, az almenük pedig különböző menüpontokat tartalmaznak, melyek kiválasztásával indíthatók el a kívánt tevékenységek. A hasonló tevékenységek azonos menübe kerültek. A menü használata során alkalmazható billentyűk:

 

	bal,jobb nyilak		lépegetés az 5 fő menüpont (jegyzékek, lekérdezés...) között
	föl,le nyilak		főmenüpont lenyitása után lépegetés az almenüpontok között
	Enter		főmenüben lenyitja a hozzá tartozó almenüt, almenüben pedig elindítja a megfelelő tevékenységet
	F10		rákérdezés után kiléptet a programból

A különböző menüpontok kiválasztására egy még gyorsabb módszer: a menüpontok nevében a kiemelt (más színnel jelölt) betűnek megfelelő billentyű lenyomásával az egyes pontok rögtön kiválaszthatók.

2.1.2. Ablakrendszer

Beolvasó ablak
Az állandó törzsadatokat vagy az aktuális adatokat (pl. dátum, név, stb.) írhatjuk be a képernyőn megjelenő mezőbe. Valamennyi mezőt ki kell tölteni érvényes adatokkal, a következő mezőbe csak így léphetünk az Enter lenyomásával. Ha az utolsó mezőt is kitöltöttük, az Enter lenyomása előtt (mely itt már tárolja az adatokat), győződjünk meg az adatok helyességéről, mert bizonyos adatok a későbbiekben már nem módosíthatók (részletesen ld. megfelelő fejezetben). Esetleges téves karakter javításakor mezőn belül hátulról előre a bal-nyíl , elölről hátra pedig a Del billentyűvel kitörölhetjük a téves adatot, majd beírhatjuk a helyeset. Kitöltött mezőből a fel-nyíl billentyűvel léphetünk vissza az előző mezőbe javítás céljából mindaddig, míg az ablakot be nem zártuk.


Legördülő ablak

Előre megadott értékek közül teszi lehetővé a választást oly módon, hogy a választási lehetőségekről a Y lenyomása után felkínál egy listát. A listából az E lenyomásával a kiválasztott elem a beolvasási helyre kerül, majd az E-rel érvényesíthetjük a beolvasást. A listában használható egyéb billentyűk:

 

	fel,le nyíl		soronkénti haladás
	Pg Up, Pg Down		oldalankénti haladás
	Ctrl+Pg Up Ctrl+Pg downN		ugrás a lista első illetve utolsó elemére

Listázó ablak

Már beírt adatokból a program felkérésre megadott szempontok szerint készít listákat. A listán belüli mozgáslehetőségek:
 

	fel,le nyíl		soronkénti haladás
	Pg Up, Pg Down		oldalankénti haladás
	Ctrl+Pg Up Ctrl+Pg downN		ugrás a lista első illetve utolsó elemére

Figyelmeztető ablak

Érvénytelen adat begépelése esetén jelenik meg, vagy döntés előtt figyelmeztet,
vajon valóban azt a lépést akarjuk-e megtenni (pl. adatok bevitele után a rögzítés; adatmentés végrehajtása előtt megerősítés).
Tájékoztató ablak
Bizonyos lekérdezések, műveletek viszonylag sok időt vehetnek igénybe.
Az ablak funkciója az, hogy megmutatja, a feladat végrehajtásában hol tart a program, a "DOLGOZOM" felirat alatti részen pedig azt is láthatjuk, hogy éppen melyik tevékenységet hajtja végre.


Nyomtatási ablak

Nyomtatáskor az ilyen típusú ablakban adhatjuk meg a szükséges példányszámot, egyes esetekben nyomtatási határokat, és a nyomtatás irányát. A nyomtatás történhet képernyőre, vagy nyomtatóra.



3. A RENDSZER HARDWARE ÉS SOFTWARE KÖRNYEZETE

A program használatához szükséges számítógép alapparamétereit az alábbiak szerint határozhatjuk meg.

 

	- 640 kbyte RAM memória
	- floppy egység (a telepítéshez és az adatmentéshez)
	- elegendő hely a merevlemezen (háttértároló)
	- EPSON FX-... v. kompatíbilis mátrixnyomtató (A4 méretű)
	- DOS 3.1 vagy magasabb verziószámú operációs rendszer

 A "CONFIG.SYS" állományban:
         

	- FILES=250
	- BUFFERS=20 sorokat feltételezünk

4. A BIGFOOD 2.32 PROGRAM TELEPÍTÉSE

a)   Helyezzük be a telepítő lemezt a megfelelő floppy egységbe, majd írjuk  be a következő parancsot          "A:TELEPIT", majd Enter

A képernyőn a következő ablak jelenik meg:

b) A legördülő ablakban válasszuk ki, hogy melyik egységre kívánjuk telepíteni a programot (=célmeghajtó)

c) Válasszuk ki az egységen található könyvtárak közül azt, amelyikbe a telepítést szeretnénk elvégezni (=célútvonal). A lista első elemeként mindig a "BIGFOOD" könyvtár látható, célszerű ezt a könyvtárat választani

d) Ha mindent megfelelően kiválasztottunk, lépjünk rá a "Telepítés" tevékenységre, majd Enter, egyébként a "Módosítás" paranccsal változtathatunk a beállításokon

e) Ezután megtörténik a BIGFOOD 2.32 program telepítése. A program minden indításkor ellenőrzi a szükséges állományok meglétét, s ha valamelyik hiányzik, azt újból létrehozza

Az esetleges programfrissítéseket is az előzőek alapján kell telepíteni, célkönyvtárnak természetesen az aktuális változat könyvtárát kell kijelölni.

5. A PROGRAM INDÍTÁSA

A sikeresen telepített program a "C" meghajtó gyökérkönyvtárában létrehoz
egy "BIGFOOD.BAT" nevű állományt, megkönnyítve ezzel a program indítását, melyre több lehetőségünk is van:

1/a. A "C" meghajtó gyökérkönyvtárából:

                   - gépeljük be: "BIGFOOD", majd Enter


1/b. A következő parancsok begépelésével bárhonnan elindítható:

                   - "C:" (feltételezve, hogy a "C" egységre telepítettük a programot),

                   - "CD \",

                   - "CD BIGFOOD" (vagy a megfelelő könyvtárnév),

                   - "BIGFOOD",



2. A program indításához szükség van jelszó ismeretére is (demo verziónál nincs):
Gépeljük be a jelszavunkat (jelszóról bővebben később). A karakterek helyett biztonsági okokból csillagok jelennek meg a beolvasó ablakban. A kis- és nagybetűk különbözőnek számítanak! A program ellenőrzi, hogy a begépelt jelszó egyezik-e az előre megadott jelszavak közül valamelyikkel, s ha nem, a program nem indítható el.
3. A program minden egyes indításakor ellenőrzi a futásához szükséges állományok meglétét és aktualitását, a nem létező állományokat létrehozza, a nem aktuálisakat frissíti. A program futásához a következő állományokra van szükség:
 

adatbázis		indexállomány		keresési kulcs		tartalom
JEGYZEK.DBF		JEGYDAT.NTX  JEGYSTAT.NTX JEGYSZEM.NTX		dátum dátum+stat. személy		étkezési jegyzék
SZEMELY.DBF		SZEMELY.NTX SZEMSTAT.NTX		név               kód		étkezők
NAPIDIJ.DBF		NAPIDIJ.NTX		kód		napidíjak
STAT.DBF		STAT.NTX		kód		stat. csoportok
ONKORM.DBF		ONKORM.NTX		kód		önkormányzatok
KIVNAP.DBF		KIVNAP.NTX		dátum		kivételes napok
FELHASZ.DBF						felhasználók neve

6. A RENDSZER ÜZEMELTETÉSE

Mivel a rendszer olyan személyek számára készült, akik nap mint nap intézmé-
nyük élelmezési rendszerével foglalkoznak, feltételezzük, hogy a leírásban szereplő esetleges szakkifejezések mindenki számára érthetőek lesznek, ezért azok magyarázatára nem térünk ki. Az üzemeltetés leírását az egyes elvégzendő tevékenységek, illetve a program használatához szükséges előkészületek sorrendjében részletezzük (a program telepítése, indítása a 4., 5. fejezetben leírtak szerint történik).


6.1. Alapbeállítások

1. Első lépésként töltsük ki a tulajdonos adatait, ezeket a befizetési jegyzék nyugtájára nyomtatja ki a program.

2. Adjuk meg az aktuális ÁFA értékét. Ezt az értéket a jegyzékekhez is elmenti a program.

3. A dátumot év.hó.nap, a pontos időt pedig óra:perc:másodperc formátumban kell megadni.

4. A képernyőkímélő késleltetési idejét a legördülő listában felajánlott értékek közül választhatjuk ki.
A beállításokat rákérdezés után elmenti a gép, a megadott dátum- és időértékre átállítja a számítógép óráját.


6.2. Felhasználók meghatározása

A jelszavas védelem segítségével megakadályozhatjuk, hogy a programot "idegenek" elindítsák; adatainkhoz és az adatok közötti összefüggésekhez így külső személy nem férhet hozzá. Az egyes felhasználókhoz a jelszavon kívül tartozik egy úgynevezett jogosultsági kör is, amely lehet teljes, vagy lekérdezési. Ez azt jelenti, hogy egy lekérdezési jogosultsággal rendelkező felhasználó bizonyos menüpontokat nem tud használni (pl. nem tudja a törzsadatokat megváltoztatni), így az esetleges véletlen módosításokat ki tudjuk védeni, miközben a lekérdezések során megszerezheti a kívánt információkat. A következő billentyűk használhatók a karbantartás közben:

  

	Del		az aktuális listaelem (felhasználó) törlése vigyázat, legalább egy felhasználónak maradnia kell!
	F10		kilépés a menüpontbó
	Enter		az aktuális listaelem (felhasználó) adatainak megváltoztatása
	Ins		új felhasználó felvitele

6.3. Törzsadatok felvitele

A "Karbantartás" főmenü többi menüpontja szolgál a mindennapi munkánk során nélkülözhetetlen alapadatok felvitelére.

6.3.1. Kivételes napok

Ünnepként szolgáló hétköznapokat nem, míg munkanapként működő naptári ünnepnapokat felajánl étkezési napként az étkezési jegyzék kitöltése közben, melyet mi elfogadunk vagy sem. Például írjuk be kivételes dátumként 1996.04.08-át (húsvét hétfőt). Mivel ez a nap hétköznap, és szerepel a kivételes napok között, ez azt jelenti a program számára, hogy étkezési napként nem kell figyelembe vennie. Ugyanígy ha egy szombati napot adunk meg kivételes napnak, az azt fogja jelenteni, hogy a megadott hétvégi napon is lesz étkezés. Mivel a kivételes napokat a program a jegyzékgenerálás során veszi figyelembe, azokat mindig a generálás előtt kell megadni!

Az előbb leírtak természetesen nem vonatkoznak azokra a személyekre, akiket hétvégi étkezőknek adunk meg, ők automatikusan minden naptári napon étkezhetnek.

6.3.2. Statisztikai csoport
 

Megnevezés		25 karakter, az adott statisztikai csoport neve. Statisztikai csoportnak célszerű az étkezés szempontjából azonos módon viselkedő személyek csoportjait megadni, pl.: napközis, stb.
Étkezések		beállítható, adott csoportra jellemző étkezéseket bejelöljük, a listában kezdőbetűjükkel fognak megjelenni (pl. reggeli=R)
Étkezési norma		4 számjegy, a napi étkezések összegzésekor a rendelkezésünkre álló pénzmennyiség kiszámításához szükséges.
Hétvége		hétvégi étkezés van-e az adott statisztikai csoportban. Amennyiben igen, az adott hónap minden napja bejelölhető étkezési napnak, ellenkező esetben csak a hétköznapok (figyelembe véve a kivételes napokat).

6.3.3. Napidíj
 

megnevezés		25 karakter
összeg		4 számjegy
támogatás		4 számjegy

A különböző típusú napidíjak, pl.: támogatott, teljes árú, stb. megadására szolgál, a ténylegesen fizetett összegnek felel meg. Ugyancsak itt adható meg az adott napidíjhoz tartozó támogatás összege. Mindkét összeget nettó értékként várja a program!

6.3.4. Önkormányzatok

 

azonosító		30 karakter
cím		4+15+15 karakter

A személyek támogatását fizető önkormányzatok adatait adhatjuk meg.

6.3.5. Személyek

 

név	25 karakter
cím	4+15+15 karakter
aktivitás	igen-nem=étkezik vagy nem az adott hónapban
egyéni támogatás	6 számjegy=bruttó összege annak a támogatásnak, amit az illető személy a napidíjtámogatáson kívül kap
előlegfizetési mód	normál-speciális=normál fizetés esetén a naptári hónapra eső összes étkezési nap alapján számolja a program a befizetendő előleget, speciális fizetéskor pedig jegyzékgeneráláskor megadható a várható étkezési napok száma. Így elkerülhető az olyan személyek nagyobb összegű túlfizetése, akik esetileg étkeznek, vagy előre láthatóan (például szabadság miatt) több napot is távol lesznek
statisztikai csoport	listából választható
napidíj csoport	listából választható
önkormányzat	listából választható

Módosításhoz amennyiben már van felvitt személyünk, álljunk rá a módosítani kívánt személy sorára, majd Enter. Új személy felviteléhez az Ins lenyomásával jutunk.

6.4. Napi tevékenységek

Ha már létrehoztuk a törzsadatállományt, elkezdhetjük a jegyzékek létrehozását és aktuális kitöltését.


6.4.1. Jegyzékek generálása

A választott hónap megadása után egy segédmező jelzi az adatállomány létrehozásának sebességét, ezzel minden aktív személynek kitöltendő aktuális havi étkezési jegyzéket hoz létre. A világos mezőn a sötét sáv végigfutása jelzi a generálás végét, amikor automatikusan visszalép a program a főablakba. Amennyiben egy személynek még egyáltalán nem volt jegyzéke a gépben, a megjelenő ablakban felvihetjük az aktuális túlfizetését/hátralékát, így tudunk átállni a számítógépes feldolgozásra. Azoknak a személyeknek, akiknek speciális előlegfizetést adtunk meg, a generálás során adhatjuk meg a várható étkezési napok számát. Az aktuális személy adatai az ablak alsó részében láthatók.

6.4.2. Étkezési jegyzék kitöltése

Kiválasztjuk a kívánt hónapot, ekkor az étkezési jegyzéket statisztikai csoport, azon belül névsor szerinti sorrendben tölthetjük ki. Ha más személyre van szükségünk, az F5 billentyű lenyomásával a "Keresés" menü "Személykeresés" tevékenységébe kerülünk át, itt kiválasztjuk, ezzel automatikusan visszalépünk a kitöltéssel foglalkozó tevékenységbe, de mostmár a választott személy jegyzéke van nyitva. Ezen a lapon minden lehetséges étkezési nap előre bejelölt, mivel az előleget az egész hónapra befizette, s ha adott napon nem étkezett, a SPACE billentyűvel az adagszám kijavítható 0-ra. megszüntethető. A naptári napok között a kurzormozgató nyilakkal lehet lépkedni. Az adagszámok összegzésével egy adott személy havi étkezését a program folyamatosan számolja, mely a jobb oldali mezőben látható.

A módosítások elvégzése után az Enter billentyűvel menthetjük el a változtatásokat (rákérdezés után), s egyben rögtön a következő személy jegyzékére ugrik a program. Az étkezési jegyzékek között egyesével a Pg Up és Pg Down billentyűk lenyomásával lehet mozogni, de hogy az esetleges változtatások ne vesszenek el, megjelenik előtte egy rákérdező ablak. Ha másik hónapra vagyunk kiváncsiak, az F3 billentyűvel válthatunk.

Amennyiben egy adott hónap jegyzékeit már nem kell változtatni, a "Jegyzéklezárás" menüponttal lezárhatjuk a véletlen belenyúlás ellen. Újból lefuttatva pedig az adott hónap jegyzékei ismét módosíthatóvá válnak.

6.4.3. Befizetési jegyzék készítése, számlázás

1.lépés
A programjellemzők menüpontban adjuk meg a számlán szereplő szállító pontos adatait:
      - név (max. 40 karakter)
      - cím (4 karakter irányítószám + 15 karakter városnév + 15 karakter utcanév)
      - adószám (11 karakter)
2.lépés
A karbantartás menüpontban minden napidíjhoz adjuk meg a számlán szerepeltetni kívánt szolgáltatási jegyzékszámot:
-szolgáltatáskód (max. 20 karakter-alapállapotban minden napidíjhoz az "SZJ 55.51.10.2" kód kerül)
3.lépés
a) A Jegyzékek/Befizetési jegyzékek készítése menüpontban adjuk meg a megfelelő hónapot.
b) A megjelenő listában válasszuk ki a számlázni kívánt étkezési jegyzéket.
c) Az F4 billentyű lenyomásával indítható a számlázás
        -válasszunk, hogy az aktuális jegyzék, vagy az aktuális csoport összes jegyzékét akarjuk számlázni
        -adjuk meg a számla dátumát (természetesen csak a legutolsó számla dátuma utáni időpont választható)
d) A sikeres nyomtatás után a képernyőn az étkezési jegyzék sorában megjelenik a számla sorszáma és a nyomtatást jelző "x" betű. Rögzített számla ismételt nyomtatásakor a számlán utánnyomat felirat olvasható.
4.lépés
A tévesen rögzített számla vagy étkezési jegyzék a Delete billentyű lenyomásával stornírozható, majd a jegyzék újra generálható. A stornírozást a lista szélén álló "S" betű jelzi. Stornó étkezési jegyzék betöltésekor a bal felső sarokban "STORNO" felirat olvasható.


6.4.4. Végzősök törlése

Elindításkor a névsor jelenik meg (="Személyek" listázója), törlés igényekor Del billentyű megnyomására a név előtt csillag jelenik meg (=kijelölés), újabb Del megszünteti a kijelölést. Ha ezután Enter-t nyomunk, egy figyelmeztető ablak jelenik meg és megerősítést kér a törlésre.
A személyekkel együtt azok összes korábbi jegyzéke is törlésre kerül!

6.4.5. Jegyzékek törlése

Tévesen generált jegyzékek egyedi törlésére ad lehetőséget az előző pontban is leírt lista segítségével. A lista utolsó oszlopában az illető személy legutolsó törölhető jegyzékének dátuma szerepel. A törlés feltételei: a jegyzék ne legyen lezárva, és ne legyen frissebb jegyzéke az aktuális személynek, hiszen mindig az előző jegyzék alapján kapjuk meg a tartozások, túlfizetések összegét.

7. SZEMÉLYKERESÉS

Névsor szerinti lista jelenik meg, ahol az F5 billentyű lenyomására kinyíló kereső ablakba a névre jellemző első betűk begépelése után Enter leütésére a listázó ablakba bekerül a keresett név, ahol tovább a le,fel nyilakkal mozoghatunk. Ha más menüből hívtuk meg a személykeresés tevékenységet az F5 billentyűvel, innen Enter-t nyomva úgy kerülünk vissza az adott munkaterületre, hogy a kiválasztott személy adatait tartalmazó jegyzék jelenik meg az ablakban (a kiválasztott személy lesz az aktuális).

8. LEKÉRDEZÉSEK


8.1. Napi létszám kimutatás

A dátum megadása után statisztikai csoportok szerint kigyűjti, mennyi tízórai, ebéd, uzsonna fogyott, mennyi volt a statisztikai csoportnorma szerint számolt felhasználható összeg. Az F4 billentyű lenyomásával a lista átvált havi létszámösszesítésre illetve visszavált napi összesítésre. Nyomtatás esetén lehetőség van a havi létszámadatok napi bontásban történő megjelenítésére is, ehhez válasszuk a havi listanyomtatáskor megjelenő rákérdező ablakban a részletes listát.

8.2. Támogatások összegzése

A megjelenő listában az egyes személyekre jutó támogatások láthatók. Válasszuk ki a hónapot, a megjelenő lista értelmezése:
személyek neve; adott havi tényleges étkezési napok száma; egy napra jutó támogatás összege; teljes havi támogatás; igénybevett támogatás.

A támogatási összegek napidíj szerint csoportosítva jelennek meg, a személyek közt mozogva új napidíjra rálépve az ablak alsó részén látható összegzések is aktualizálódnak.

9. EGYÉB KARBANTARTÁSOK

9.1. Programkarbantartás

Bizonyos helyzetekben, például adatok visszatöltése után, szükség lehet a programhoz tartozó segédállományok (ún. indexállományok) frissítésére, újra létrehozására. A menüpont kiválasztásával ezeket az állományokat hozhatjuk újra létre.


9.2. Adatmentés, adatok visszatöltése

Sajnos a legjobb minőségű számítógéppel is előfordulhat, hogy meghibásodik. Ez legtöbbször nem okoz semmiféle bajt az adataink szempontjából, de ha a merevlemez-egységével fordul elő, akkor bizony rágondolni is rossz, mennyi munkánk mehet kárba egy pillanat alatt. Ezért célszerű, sőt ajánlott bizonyos időközönként (például: hetente egyszer) az adatokat floppy lemezre is lementeni. Semmi különösebb igényt nem támaszt a program a floppy lemezek felé, kivéve hogy formatált legyen. A mentés egyébként alig 1–2 perc időt vesz igénybe, s cserébe az összes adatunkat biztonságban tudhatjuk.
A mentés végrehajtásához válasszuk ki, hogy hova szeretnénk az adatainkat elmenteni ("A:" vagy "B:" egységre), s ha a gép esetleg több lemezt kér, azokat sorba tegyük be a meghajtóba. A lemezeket érdemes megszámozni, hogy könynyebb legyen az esetleges visszatöltés.
Két megszívlelendő tanács: a "mentős" lemezeinket tartsuk elzárva (nehogy egy kollégánk véletlenül letörölje), és ne sajnáljunk erre a célra jó minőségű (például: "3M") lemezt használni.

Visszatöltéskor (amire reméljük soha nem lesz szükség) szintén csak a lemezegységet kell kiválasztanunk, s ha több lemez van, a gép kérésének megfelelően a többi lemezt is egyesével betenni a meghajtóba.



A VISSZATÖLTÉS ELŐTT MINDENKÉPPEN AJÁNLATOS AZ AKTUÁLIS ADATOKAT EGY ÚJ (NEM AZ ADDIG MENTÉSRE HASZNÁLT) LEMEZRE LEMENTENI, NEHOGY KÉSŐBB JÖJJÜNK RÁ, HOGY AZ AKTUÁLIS ADATOKRA IS SZÜKSÉG VAN!

TARTALOMJEGYZÉK


 

1.		BEVEZETÉS			2
2.		ÁLTALÁNOS KEZELÉSI ISMERETEK			3
		2.1. A program építőelemei			3
			2.1.1. Menürendszer		3
			2.1.2. Ablakrendszer		4
3.		A RENDSZER HARDWARE ÉS SOFTWARE KÖRNYEZETE			8
4.		A BIGFOOD 2.2 PROGRAM TELEPÍTÉSE			9
5.		A PROGRAM INDÍTÁSA			10
6.		A RENDSZER ÜZEMELTETÉSE			12
		6.1. Alapbeállítások			12
		6.2. Felhasználók meghatározása			13
		6.3. Törzsadatok felvitele			14
			6.3.1. Kivételes napok		14
			6.3.2. Statisztikai csoport		15
			6.3.3. Napidíj		16
			6.3.4. Önkormányzatok		17
			6.3.5. Személyek		18
		6.4. Napi tevékenységek			19
			6.4.1. Jegyzékek generálása		19
			6.4.2. Étkezési jegyzék kitöltése		20
			6.4.3. Befizetési jegyzék készítése		21
			6.4.4. Végzősök törlése		22
			6.4.5. Jegyzékek törlése		23
7.		SZEMÉLYKERESÉS			24
8.		LEKÉRDEZÉSEK			25
9.		EGYÉB KARBANTARTÁSOK			27
		9.1. Programkarbantartás			27
		9.2. Adatmentés, adatok visszatöltése			27