CENTFOOD

Étkezési rendszer

2.43 VERZIÓ

  1.  Bevezetés

 

A "CENTFOOD 2.43 program az intézményi étkeztetés mindennapi feladatainak számítógépes feldolgozására és végzésére szolgál. Segítségével nyilvántarthatjuk raktári kartonjainkat, lekönyvelhetjük rá a mozgásokat, s összesíthetjük azokat, így mindig naprakész információkkal rendelkezhetünk azokról. Könnyedén összeállíthatjuk az étkeztetés során használt ételek receptjeit, majd azokból a heti étlapokat. Mindezek segítségével pillanatok alatt tudunk kiadási anyagkiszabatot szerkeszteni, élelmezési normák eltérését kiszámolni, stb

 

2.  Általános kezelési ismeretek

 

2.1 A program építő elemei

2.1.1 Menürendszer

A program 5 menüből épül fel. Ha bármely menüpontot választjuk, különböző tevékenységet tudunk elvégezni, mely vagy egy "Beolvasó ablak"-ban lévő mezőkbe történő adatbeírás ("Karbantartás", "Napi tevékenységek") vagy pedig a bevitt adatok alapján listák készítése választható szempontok szerint ("Lekérdezés", "Keresés"). Az "Egyéb" menüben segédtevékenységek végezhetők el ("Alapbeállítás","Adatmentés", "Adatvisszatöltés","Program karbantartás").

A menük között a jobbra és balra mutató nyíllal, míg egy menün belül a tevékenységek között a fel- és lemutató nyíllal mozoghatunk a legegyszerűbben, az egyes tevékenységeket (melyeket a menüpontok jelképeznek) pedig az "ENTER" billentyű lenyomásával indíthatjuk el. Miután némi jártasságot szereztünk a menüben történő mozgásokban, a különböző menüpontok kiválasztására egy még gyorsabb módszert is könnyen elsajátíthatunk: a menüpontok nevében a kiemelt (más színnel jelölt) betűnek megfelelő billentyűt lenyomva az egyes pontok rögtön kiválasztódnak.

 

2.1.2. Ablakrendszer

 

"Beolvasó ablak" - ahová állandó törzsadatokat vagy az aktuális adatokat (pld. dátum, létszám, stb.) írhatjuk be.

A program párbeszédes üzemmódban dolgozik, vagyis a képernyőn megjelenő mezőkbe gépeljük be a kért adatokat.

A mezők között a fel-, lemutató nyíllal, a mezőn belül pedig a jobb, bal irányú nyíllal mozoghatunk.

Valamennyi mező érvényes adatokkal kötelezőszerűen kitöltendő, a következő mezőbe csak így léphetünk az "ENTER" billentyű lenyomásával.

Ha adott mezőben általános válaszok közül választhatunk, a mező mellett lefelé mutató nyíl jelzi, hogy ezen billentyű megnyomásával kínálati listát nyitunk ki.

Ha az utolsó mezőt is kitöltöttük, az "ENTER" billentyű lenyomása előtt (mely itt már tárolja az adatokat), győződjünk meg az adatok helyességéről, mert bizonyos adatok a későbbiekben már nem módosíthatók (részletesen ld. megfelelő fejezetben). Esetleges téves karakter javítására mezőn belül hátulról - előre a "BACKSPACE", elölről - hátra pedig a "DEL" billentyűvel kitörölhetjük a téves adatot, majd beírhatjuk a helyeset. Kitöltött mezőből a fel-nyíllal léphetünk vissza az előző mezőbe javítás céljából mindaddig, míg az ablakot be nem zártuk.

 

"Lenyíló lista" - előre megadott értékek közül teszi lehetővé a választást oly módon, hogy a választási lehetőségekről a lefele nyíl lenyomása után felkínál egy listát. A választás után a beolvasási helyre a kiválasztott elem kerül, melyet az "ENTER" gombbal érvényesíthetünk. Gombok a listában:

     "Fel-le nyíl"-lal soronkénti haladás

      "PageUp"(fel), "PageDown"(le) oldalanként haladás"Ctrl" + "PageUp", "Ctrl" + "PageDown" a lista első illetve utolsó sorához visz (a két billentyű közötti "+" jel azt jelenti, hogy az első nyomva tartása mellett a másodikat kell megnyomni)kezdőbetű: a megadott betűvel kezdődő sorra ugrik.

     "ENTER": választás elfogadása

"Listázó ablak" - már beírt adatokból a program felkérésre megadott szempontok szerint készít listákat. A listán belüli mozgáslehetőségek:

      "Fel-le nyíl"-lal soronkénti haladás

      "PageUp"(fel), "PageDown"(le) oldalanként haladás

      "Ctrl" + "PageUp", "Ctrl" + "PageDown" a lista első illetve utolsó sorához visz (a két billentyű közötti "+" jel azt jelenti, hogy az első nyomva tartása mellett a másodikat kell megnyomni)

      "Home" sor elejére

     "End" sor végére

 

 

"Figyelmeztető ablak"

Vagy érvénytelen adat begépelése esetén jelenik meg, vagy döntés előtt figyelmeztet, vajon valóban azt a lépést akarjuk-e megtenni (pl. adatok bevitele esetén a rögzítés, vagy mentés, törlés parancs végrehajtása előtt megerősítést kér tőlünk a művelet elvégzésére). Bár adott lépésben időrablónak tűnik, de mégis időt spórol meg nekünk azzal, hogy esetleges hiba esetén a visszatöltés, stornózás időigényes lépéseitől megkímél.

 

 

"Képernyővédő"

Ha a munka szünetel és nincs nyitott menünk, mely adatok megadására vár, vagy a programból még nem léptünk ki, egy képernyővédő lép be mely az éppen aktuális ablak mozgó puzzle-szerű megjelenése. Bármely billentyű lenyomásával az eredeti képernyő válik láthatóvá.

 

 

3.   A rendszer hardware és software környezete

 

A program használatához szükséges számítógép alapparamétereit az alábbiak szerint határozhatjuk meg:

      640 Kbyte RAM memória

      floppy egység

      elegendő hely a merevlemezen (háttértároló)

      EPSON FX-... v. kompatibilis mátrix nyomtató (A4 méretű)

      DOS 3.1 vagy magasabb operációs rendszer

 

A CONFIG.SYS állományban

      files = 250

      buffers = 20  sorokat feltételezünk

 

4.   A CENTFOOD 2.43 rendszer telepítése

 

      Helyezzük be a telepítő lemezt a megfelelő floppy egységbe, majd írjuk be a következő parancsot: "A:TELEPIT", ezután nyomjuk le az "ENTER" billentyűt.

      A megjelenő legördülő ablakban válasszuk ki, hogy melyik egységre kívánjuk telepíteni a programot (=célmeghajtó).

     Válasszuk ki az egységen található könyvtárak közül azt, amelyikbe a telepítést szeretnénk elvégezni (=célútvonal). A lista első elemeként mindig a "CENTFOOD" könyvtár látható, célszerű ezt a könyvtárat választani.

      Ha mindent megfelelően kiválasztottunk, lépjünk rá a "Telepítés" tevékenységre, egyébként a "Módosítás" paranccsal változtathatunk a beállításokon. Az "ENTER" billentyűvel érvényesítsük a választásunkat.

      Ezután megtörténik a CENTFOOD 2.43 rendszer telepítése. A program minden elindításkor ellenőrzi a szükséges állományok meglétét, s ha valamelyik hiányzik, azt újból létrehozza.

      A telepítés befejeződése után a célkönyvtárba lépve (pl. CD C:\CENTFOOD paranccsal) a "CENTFOOD" parancs + "ENTER" lenyomásával tudjuk a programot elindítani.

 

 

 

5.   A  program indítása

 

 

A program a következő parancsok begépelésével indítható el (a parancsok után mindig nyomjunk "ENTER"-t):

      "C:" (feltételezve, hogy a "C:" egységre telepítettük a programot)

      "CD \"

      "CD CENTFOOD" (vagy a megfelelő könyvtárnév)

      "CENTFOOD"Jelszó: mely meghatározza a használó jogosultságát – teljes körű vagy csak lekérdező

 

6. A rendszer üzemeltetése

 

Mivel a rendszer olyan személyek számára készült, akik nap mint nap az intézményük élelmezési rendszerével foglalkoznak, feltételezzük, hogy a leírásban szereplő esetleges szakkifejezések mindenki számára érthetőek lesznek, ezért azok magyarázatára nem térünk ki. Az üzemeltetés leírását az egyes elvégzendő tevékenységek, illetve a program használatához szükséges előkészületek sorrendjében részletezzük (a program telepítése, indítása a 4., 5. pontban leírtak szerint történik).

 

 

6.1    Alapbeállítások

 

Első lépésként meg kell határozni az aktuálisan érvényben lévő étkezési normák összegét. A program több normát is kezel, 1-6-ig lehet választani. Erre szolgál az "Egyéb/Alapbeállítás" menüpont. Itt nyílik lehetőség az aktuális dátum és a pontos idő, valamint a képernyővédő késleltetési idejének beállítására. Először adjuk meg a reggeli, tízórai, ebéd, uzsonna, vacsora összegét.  Az egyes értékek beírása után rögtön megjelenik a normák értékének a százalékos elosztása is. Az aktuális normák értékét a kiszabatokkal együtt mindig elmenti a gép, így a normák eltérésének kiszámítása visszamenőleg is a helyes értékekkel történik. A dátumot év.hó.nap, a pontos időt pedig óra:perc:másodperc formátumban kell megadni. A képernyőkímélő késleltetési idejét a legördülő listában felajánlott értékek közül választhatjuk ki.

 

6.2    Felhasználók meghatározása

 

A program elindításakor az első megjelenő ablakban a program által ellenőrzött vagy létrehozott adatállományokat illetve indexállományokat kísérhetjük figyelemmel. A következő ablak szolgál a jelszó megadására, valótlan, vagy rosszul gépelt jelszóval a programot elindítani nem lehet, adatainkhoz azok közötti összefüggésekkel együtt így külső személy nem férhet hozzá. Az új felhasználókat a "Karbantartás/Felhasználók" menüpontban tudjuk felvenni. Itt a személyi azonosító megadása után a jelszó begépelése következik. A jelszóban a betűk helyett "*" jelenik meg, ezért vigyázzunk a nagy és kisbetűk írásával, azok különböző betűnek számítanak. Az egyes felhasználókhoz tartozik egy úgynevezett jogosultsági kör is, amely lehet teljes, vagy lekérdezési. Ez azt jelenti, hogy egy lekérdezési jogosultsággal rendelkező felhasználó bizonyos menüpontokat nem tud használni (pld. nem tudja a törzsadatokat megváltoztatni), így az esetleges véletlen módosításokat ki tudjuk védeni, miközben a lekérdezések során megszerezheti a kívánt információkat.

 

 

6.3    Törzsadatok felvitele

 

A "Karbantartás" főmenü többi menüpontja szolgál a mindennapi munkánk során nélkülözhetetlen alapadatok felvitelére. Kezdjük a munkát a raktári nyilvántartó kartonokkal. A következő adatokat tárolja a gép az egyes kartonokról:

 

nyilvántartási szám - azonosításra szolgál, 4 számjegyű

megnevezés - azonosításra szolgál, 12 karakter hosszú lehet

mennyiségi egység - 2 karakter

     legkisebb kiadható mennyiség - 4 egész számjeggyel és 3 tizedes törttel

     adhatjuk meg a kartonról felhasználás során kiadható legkisebb

     mennyiséget, tehát pld. egy felvágottnál, amelynek kg a mennyiségi egysége,

     itt beállíthatjuk, hogy kiadások során kerekítsen mondjuk 10 dekára

kalóriaérték (mennyiségi egységre vonatkoztatva, kCal) - 4 számjegy

összfehérje mennyisége - 4 egész számjegy és 3 tizedes jegy, grammban

fehérje mennyisége - 4 egész számjegy és 3 tizedes törttel, grammban

zsír mennyisége - 4 egész számjegy és 3 tizedes törttel, grammban

szénhidrát mennyisége - 4 egész számjegy és 3 tizedes törttel, grammban

raktárkészlet - 5 egész számjegy és 3 tizedes tört, mennyiségi egységben

raktárérték - 6 egész számjegy és 2 tizedes törttel, forintban

 

Módosításhoz amennyiben már van felvitt kartonunk, álljunk rá a módosítani kívánt karton sorára, majd nyomjuk meg az "ENTER"-t. Új karton felviteléhez az "INS" gomb lenyomásával jutunk. A beolvasó ablakban töltsük ki a megfelelő adatokkal az egyes mezőket, majd a rákérdezés után mentsük el azokat. A karton létrejöttekor a raktárkészlet és a raktárérték automatikusan 0 értékű lesz, az egyes kartonmozgások után pedig automatikusan aktualizálódnak, közvetlenül nem is tudjuk módosítani az értéküket.

 

A következő nagy munka a felvitt kartonok alapján az egyes ételek összeállítása (receptek). A megjelenő ablak három fő részre van osztva: a bal oldali részen láthatók a már felvitt ételek nevei. A jobb oldalon az étel összetevői sorakoznak, az egyes összetevők 10 adagra vonatkoznak, hogy a túlságosan kis számok megadását elkerüljük. Az ablak alsó részén az aktuális (a listában kiemelt színnel jelzett) ételre vonatkozó szárazanyag illetve kalória értékek találhatók. Az ételnevek és az összetevők listája között a "TAB" billentyű megnyomásával kapcsolhatunk, a listákban pedig a listákra vonatkozó általános mozgási billentyűk vonatkoznak. Az összetevőkre ugorva az aktuális ételnév villogni kezd.

További billentyűk leírása a következő:

 

          "INS" - új étel vagy összetevő felvitelének elindítása (attól függően, hogy a bal vagy a jobb oldali listában vagyunk)

          "ENTER" - aktuális étel vagy összetevő módosítása

          "F5" - ételnév vagy összetevő keresésének elindítása, amennyiben a keresésből "ENTER" billentyűvel térünk vissza, a listánkban a kiválasztottnak megfelelő ételnév vagy összetevő válik aktuálissá

 

Ételnév módosításakor vagy új étel felvitelekor nincs más dolgunk, mint a megjelenő ablakban töltsük ki az ételnév mezőjét, 20 karakter szélességben, és mentsük el. Összetevő esetén a megfelelő összetevőt a kartonok közül tudjuk kiválasztani, mégpedig egy igen gyors módszerrel. Egyszerűen kezdjük el begépelni a karton nevét, a program pedig a létező kartonok közül kikeresi az első olyat, amelynek azonosítója (illetve annak bal oldalról vett részlete) egyezik a begépelt karaktersorral. A begépelés során a "DEL" és a "BACKSPACE" billentyű is használható, a keresés érzékenyen követi a változásokat. Amennyiben a kartonok között nem található a megadott karaktersorral kezdődő, csak az általunk beírt karaktersor jelenik meg, ellenkező esetben a kikeresett név automatikusan megjelenik a mezőben. Az "ENTER" lenyomásával tudjuk a kiválasztást érvényesíteni, feltéve, hogy megtaláltuk a megfelelő kartont, ellenkező esetben figyelmeztető ablak jelenik meg. Összetevők esetében a 10 adagra vonatkoztatott mennyiség megadása után következhet a mentés.

 

A következő lépés a felvitt ételekből az étlapok összeállítása. Amennyiben az összes általunk használt ételféleséget felvittük a gépbe, itt az ideje, hogy az általunk nap mint nap használt étlapok is bekerüljenek a rendszerünkbe.

 

Az étlap egy igen fontos alappillére a rendszernek, ugyanis a kiadási élelmezési anyagkiszabatokat az étlapban megadott ételek, és a kiszabat fejlécében rögzített létszámadatok ismeretében tudja a gép "helyettünk" összeállítani. Az étlapszerkesztés során a megfelelő sorokba be kell emelni egy-egy ételnevet, a keresésről az előbbiekben leírtak szerint. A képernyőn az oszlopokban az egyes napok étrendjei találhatók, az első képernyőn a "hétfő-kedd-szerda-csütörtök", a másodikon pedig a "péntek-szombat-vasárnap" napoké. A két képernyő között a "TAB" billentyűvel lehet váltani. A képernyő alsó részén a kiválasztott ételek alapján számolt kalóriaérték látható, ami segítséget nyújt a megfelelő minőségű ételsor összeállításához. Új étlap esetében az "INS" gomb lenyomása után adjuk meg az étlap sorszámát. Ezután a kurzormozgató billentyűk segítségével álljunk rá a kívánt nap megfelelő étkezésének fogásaira, és a keresési módszerünkkel töltsük ki azokat. Az "F5" billentyűvel közvetlenül az étellistából is választhatunk megfelelő ételt. Feltöltés közben a kalóriaértékek automatikusan aktualizálódnak.

A kész étlapokat az "F1" billentyű lenyomásával lehet elmenteni (rákérdezés után). Az aktuális étlap az "F7" billentyű segítségével nyomtatható ki, az étlapok között az "F3"-"F4" billentyűkkel lehet lépegetni.

6.4    "Napi tevékenységek"

 

6.4.1  Étrend szerkesztése

A gép számára meg kell határozni, hogy a rendelkezésre álló, megszerkesztett étlapokból mikor melyiket akarjuk használni. Ezt a "Napi munkák/Étrendszerkesztés" menüpontban tudjuk elvégezni. Kiválasztása esetén a képernyőn megjelenik egy lista. A lista baloldala tartalmazza egy évre előre a naptári heteket, mellettük a héthez tartozó pontos dátumot. A jobb oldalon pedig az adott héthez rendelt étlap száma látható. Módosításhoz álljunk rá a kívánt hétre, és nyomjunk "ENTER"-t. A megjelenő ablakban megadható az étlap sorszáma. A könnyebbség kedvéért az "F5" billentyűvel ebből az ablakból közvetlenül meghívható az étlapkereső menüpont, s a megfelelő étlapszámot így könnyebben adhatjuk meg. Ne feledjük, hogy a kiadási anyagkiszabatot csak akkor tudja a gép megszerkeszteni, ha a megfelelő héthez hozzárendeltünk egy létező étlapszámot!

6.4.2  Kartonmozgások könyvelése

 

Ugyan a gép a kiadási anyagkiszabat segítségével a felhasználásokat automatikusan könyveli és leemeli a kartonokról, azért például a beszerzéseket nekünk kell a gépbe bevinni. Erre szolgál a "Napi munkák/Kartonmozgások" menüpont. Kiválasztása után az első karton jelenik meg a képernyőn. A képernyő beosztása a következő:

Fejléc: az aktuális karton nyilvántartási száma, megnevezése

Lista felett: mennyiségi egység, kalóriaérték

Lista alatt: aktuális készlet, aktuális érték

 

Lista: az eddigi kartonmozgások dátum szerint rendezve. A lista egy-egy sora a következő adatokat tartalmazza: a mozgás dátuma, bizonylata, mozgástípusa, mennyisége és értéke.

 

A mozgás könyveléséhez először álljunk rá a megfelelő kartonra. Ebben segítenek a következő billentyűk:

 

"F3" - ugrás az előző kartonra

"F4" - ugrás a következő kartonra

"F5" - keresés a kartonok között

 

Kartonkeresés közben az "F5" billentyű lenyomása után nyilvántartási szám megadásával, "F6" után pedig a karton megnevezésével gyorskereséssel választhatjuk ki a kívánt kartont. A karton kiválasztása után így látható az összes információ az aktuális kartonról, valamint az összes korábbi mozgás is. Az új mozgás felvitelét az "INS" gomb megnyomásával indíthatjuk el. A megjelenő ablakban értelemszerűen ki kell tölteni a megfelelő rovatokat, megkötések egyedül a típusra és a mennyiségre ill. értékre vonatkoznak. Ezek a megkötések tulajdonképpen semmiféle korlátozást nem jelentenek, csak a számítógépes feldolgozás miatt van rájuk szükség. Először is a mozgástípust a megjelenő listából tudjuk kiválasztani, ami előre meghatározott, azt módosítani nem tudjuk, de olyan széles körű a skála, hogy erre nincs is szükség. A mozgástípusok a következők:

1) Nyitókészlet: első mozgásként minden kartonra egy ilyen típust lehet csak felvinni, ez szolgál arra, hogy a korábbi, papíron végzett adatfeldolgozásról az aktuális készletek átvitelével térjünk át. Több alkalommal erre a típusra nem is lesz szükség. Mivel a rendszer negatív készletet nem engedélyez, negatív számokat mennyiségnek és értéknek nem adhatunk meg. Mind a mennyiséget, mind az értéket kötelező kitölteni.

2) Árubeszerzés: az értékkel is rendelkező (tehát pénzért) vásárlások könyvelésére szolgál. Mivel a készletértéket és mennyiséget növeli, csak pozitív számokat adhatunk meg. A program nem szigorú könyvelési szempontból, tehát a különböző dátumra végzett feladásokat bármilyen sorrendben elvégezhetjük (kérésre természetesen a SZOFTKER elvégzi a "szigorúsítást" is), de célszerű arra figyelni, hogy lehetőség szerint a beszerzések könyvelése megelőzze a kiadási anyagkiszabat véglegesítését, hiszen csak létező készletből tudunk kiadni.

3) Felhasználás: elegendő a mennyiséget megadni, mely negatív formában fog megjelenni, az értéket az aktuális (napi) egységárból automatikusan határozza meg a program.

4) Stornó: vigyázni kell arra, hogy az eredeti mozgás értékének és mennyiségének valóban az ellenkezőjét írjuk be!

5) Helyesbítés: a kerekítések miatt a leggondosabb könyvelés mellett is előfordulhat egy pár forintos eltérés a könyvelési részlegen végzett összesítések, és a program összesítései között. Ezen eltérések kiegyenlítésére szolgál ez a típus. Csak értéket lehet megadni, az a készletértékből levonásra vagy hozzáadásra kerül, a hozzá tartozó mozgásmennyiség pedig 0 lesz.

6) Egyéb: ez a típus elsősorban az ajándékba kapott, érték nélküli, de a mennyiséget változtató mozgások felvitelére szolgál.

7) Visszavétel: a kiszabatok visszavételezési sorait ilyen típusként menti el a program, hogy meg lehessen különböztetni a valódi árubeszerzést a raktárkészletet szintén növelő visszavételezéstől.

8) Átfeldolgozás ki: ha az intézményben átfeldolgozás is folyik (pl. kolbászt készítenek húsból, paprikából,…), az elhasznált összetevőket nem felhasználásként, hanem átfeldolgozásként kell könyvelni.

9) Átfeldolgozás be: ha az intézményben átfeldolgozás is folyik (pl. kolbászt készítenek húsból, paprikából,…), az elkészült végterméket ilyen típusként lehet könyvelni a megfelelő kartonra.

A beolvasó ablak teljes kitöltése és a rákérdezés után a gép rögzíti a feladást, és a mozgáslista megfelelő helyén megjelenik az újonnan felvitt sor is.

FIGYELEM!

A mozgás rögzítése után azt csak egy stornó sor rögzítésével tudjuk "javítani", közvetlen módosításra nincs lehetőség!

 

6.4.3 Kiadási anyagkiszabat szerkesztése

 

Menüpont: "Napi munkák/Kiadási anyagkiszabat"

Amennyiben az összes alapadat a gép rendelkezésére áll, a kiadási anyagkiszabatnak csak a fejlécét kell megadnunk, s a szerkesztést a gép elvégzi helyettünk. Ebben az esetben csak a kiszabat fejlécét kell kitöltenünk, mégpedig az alábbiak szerint:

1) Adjuk meg a kiszabat dátumát. Ha olyan dátumot adunk meg, amely már létezik, a gép figyelmeztetés után betölti ugyan a kiszabatot, de abban semmilyen  módosítást nem tudunk végezni (kivéve, ha előkiszabat volt; magyarázat később), csak pótsort vagy visszavételezési sort fűzhetünk hozzá. Amennyiben az adott napra még csak előkiszabat létezik, betöltés után abban szabadon változtathatunk, mintha éppen ebben a pillanatban generáltattuk volna. Egy naphoz 10 kiszabat is tartozhat, a megfelelő dátum kiválasztása után a megjelenő legördülő listából még ki kell választani, hogy az előre megadott étlapok közül éppen melyik kiszabatát akarjuk szerkeszteni (az étlapokat az étrendszerkesztésnél rendeljük hozzá a dátumhoz)

2) A létszámadatok kitöltése következik: reggelizők, tízóraizók, ebédelők, uzsonnázók, vacsorázók száma. A különböző normákhoz (amennyiben többel dolgozunk) a nekik megfelelő létszámot írjuk! Az egyes ételekhez szükséges összetevőket a megadott létszámok ismeretében (felszorozva) számolja ki a program.

3) Új dátum megadása esetén a program az étrendszerkesztés során meghatározott étlapból kikeresi a megfelelő napra vonatkozó menüt. Ez megjelenik az ablak felső részében az étkezések szerinti bontásban. Ezután az ételek leírásában (receptjében) kikeresi a megfelelő összetevőket, s azok mennyiségét felszorozza a létszámokkal.

4) A képernyő közepén megjelenő lista sorai lesznek a kiszabat sorai, az alábbi bontásban:

 

"P" betű (ha kell) - jelentése: az adott sor pótsor, tehát a kiszabat lezárása után utólag lett felvéve.

 

"V" betű (ha kell) - jelentése: az adott sor visszavételezési sor, tehát a kiszabat lezárása után lett felvéve, az összetevőből valamilyen oknál fogva visszamaradt mennyiség visszavételezését jelezve. Közvetlenül az összetevő kiadási sora alatt található.

 

"!" jel (ha kell; csak előkiszabat vagy szerkesztés alatt álló kiszabat esetén) - jelentése: a szükséges mennyiségnél kevesebb van készleten az adott összetevőből, tehát vagy csökkenteni kell a kiadást vagy az összetevő kartonára árubeszerzést kell felvezetni. Az "F5" billentyű lenyomásával az adott összetevő kartonját tudjuk ellenőrizni, tehát például megnézhetjük a rendelkezésre álló mennyiséget.

 

Az összetevő neve.

 

Az összetevő mennyiségi egysége.

 

Az összetevőből szükséges mennyiségek reggelihez, tízóraihoz, ebédhez, uzsonnához, vacsorához.

 

Az összetevőből kiadásra kerülő mennyiség. Ez sokszor nem egyezik meg az előző 5 oszlop összegével, itt ugyanis a legkisebb kiadható mennyiségre kerekítve jelenik meg az érték.

 

5) A képernyő alsó részén a felsorolt összetevőkből készült ételekre felhasznált összeg (az aktuális egységárral számolt) és a kalóriaértékük látható 1 főre lebontva.

 

6) Természetesen szerkesztés közben lehetőség van a módosításokra is:

a) létező sor módosítása: álljunk rá a megfelelő sorra, és nyomjunk "ENTER"-t. A megjelenő beolvasó ablakban javítsuk ki az adatokat.

b) létező sor törlése: álljunk rá a megfelelő sorra, és nyomjuk le a "DEL" gombot. A rákérdezés után "igen"-t választva a sor eltűnik a listából.

c) új sor létrehozása: nyomjuk meg az "INS" gombot. Válasszuk ki gyorskereséssel a kívánt kartont (összetevőt), s adjuk meg az egyes mennyiségeket. Rákérdezés után elmentve az új sor a megfelelő helyre kerül. Egyszer már lezárt kiszabat esetén csak pótsor vagy visszavételezési sor vihető fel, a típust a rákérdező ablakban választhatjuk ki.

 

A sorok névsor szerint rendezve, az esetleges pót ill. visszavételezési sor az eredeti sor alatt elhelyezkedve látható. A listában a szokásos mozgató billentyűk használhatók ("PgUp", "PgDn", ...)

 

7) Amennyiben már nem kívánunk változtatni a kiszabaton, az "F1" gomb lenyomásával menthetjük el azt. A program azonban először ellenőrzi, hogy mindenből elegendő mennyiség van-e raktáron. Ha nem, akkor figyelmeztet bennünket erre ( ! ), s felajánlja, hogy az anyagkiszabatot csak előkiszabatként mentsük el. Az előkiszabat lényege a következő. Olyan esetekben (például: hétvége), amikor főznek ugyan, de az a személy (élelmezésvezető), aki az anyagkiszabatokat elkészíti, illetve a beérkezett áruk gépre történő felvitelét végzi, nem dolgozik, lehetőség van a kiszabatokat előre elkészíteni. Mivel egyes összetevőket (kartonokat, például: tejtermékeket) naponta szállítanak, ezekből nem áll azonban rendelkezésre a megfelelő mennyiség, csak a szállítás után. Ezt a speciális előkiszabattal azonban át lehet hidalni, mert egy előkiszabaton is szerepel minden, amit a raktárból ki kell adni, csak "!" jellel meg van jelölve minden olyan sor, amiből majd a megfelelő időben lesz csak elég mennyiség. A raktáros így a szállítás után elővéve az előkiszabatot, mindent kiadhat, miközben a gépben még nem kerülnek levonásra az egyes mozgások. Amint a szállítás a gépre is felkerül, a kiszabat véglegesíthető, s a mozgásokat is levonhatja a program a kartonokról. Ha pedig véletlenül valamiből nem jött meg a várt mennyiség, az előkiszabat módosítva véglegesíthető. Az előkiszabatot a képernyőn a bal felső részen látható "Előkisz" felirat, nyomtatásban pedig a dátum utáni "előkiszabat" jelzi. Véglegesítés után a program a kiszabatban szereplő összes összetevő kartonját módosítja a mennyiségeknek megfelelően, s a mozgások közé "kiszabat" bizonylatmegnevezéssel, felhasználási típusként elkönyveli a kiszabatsort.

 

7. Lekérdezések

 

7.1  Kartonmozgások lekérdezése

 

Menüpont: "Lekérdezés/Kartonmozgás"

Az egyes kartonokat az összes eddigi mozgásukkal együtt e menüpont segítségével tekinthetjük meg. A képernyő megfelel a "Napi munkák/Kartonmozgás" menüpont tárgyalásánál leírtaknak. Természetesen új mozgásokat nem lehet felvinni, de például keresni az "F5" gombbal ugyanúgy lehet. A lekérdezési joggal rendelkező felhasználók ebben a menüpontban tekinthetnek bele az adatokba, de módosítani még véletlenül sem tudják azokat.

 

    7.2  Kartonmozgások összesítése

 

Menüpont: "Lekérdezés/Kartonmozgások összesítése"

A program lehetőséget ad a sok kartonmozgás különböző szempontok szerinti összesítésére is. Az első szempont az időpont lehet. Az "F6" billentyű lenyomásával a fejlécben látható dátumot (legelőször az aktuális hónapot adja automatikusan a program) írhatjuk át a megfelelőre.

Amint megadtuk az új dátumot, a mozgások közül csak azokat látjuk továbbra is (és mozoghatunk bennük), amelyek dátuma a megadott időhatárok közé esik. Az egyes kartonok között az "F3", "F4" ill. "F5" billentyűvel barangolva mindegyik kartonon csak az időhatárok közé eső mozgást fogjuk látni. A lista alatt az adott időhatárra vonatkoztatott nyitó- és zárókészletek, nyitó- és záró értékek láthatók. Ezeken kívül itt található az adott időszakban elvégzett összesítéssel kiszámolt összes mozgás és mozgásérték is. A mozgás és a mozgásérték előtt mindig látható egy jelző is (például: "Összesen minden típus"), amely az éppen összegzett mozgástípusra vonatkozik. Az "F8" gomb lenyomásával lehetőség nyílik az összegzés mozgástípusonkénti összegzésére is. A megjelenő ablakban válasszuk ki a listából a kívánt szempontot, s az összegzések máris a megfelelő mozgások összesítését mutatják. A különböző szűrési szempontok a kinyomtatott listára is hatással vannak, a képernyőn így tekinthető meg a legegyszerűbben egyszerre az összes karton összegzése. Összegzési szempontként az egyszerű mozgástípusokon kívül választható még:

a) minden típus - teljes összesítés, minden mozgást figyelembe vesz.(pl. havi zárás)

b) bevételi típus - az "árubeszerzés"-eken kívül összegzi a készletet növelő egyéb mozgásokat is (például: egy "egyéb" típusú mozgást, ami pozitív mennyiséggel lett rögzítve).

c) kiadási típus - az "felhasználás"-okon kívül összegzi a készletet csökkentő egyéb mozgásokat is.

Nyomtatás esetén a fejléc tartalmazza az időhatárokra és az összegzésre vonatkozó információkat is.

 

7.3.  Kiadási anyagkiszabatok lekérdezése

 

Menüpont: "Lekérdezés/Kiadási anyagkiszabat"

A módosítások kivételével a menüpont megfelel a "Napi munkák/Kiadási anyagkiszabat"-nál leírtaknak. Az anyagkiszabatokat a lekérdezési joggal rendelkezők csak itt tekinthetik meg. A kiszabatok nyomtatása szintén csak itt lehetséges. Ennek az az oka, hogy így elkerülhető az, hogy egy olyan kiszabatot is ki lehessen nyomtatni, amit azután nem is mentettünk el, vagy éppen jó alaposan megváltoztattunk utána, és csak azután mentettünk el. Nyomtatásnál amennyiben egy napra több kiszabat is készült már, lehetőség van az összevont kiszabat elkészítésére is amely az egyes menük elkészítéséhez szükséges anyagokat a raktáros munkájának megkönnyítése érdekében összesítve tartalmazza. Az egyes kiszabatokról szükség esetén információs lap is nyomtatható. Amely részletes kalória, fehérje, stb. adatokat tartalmaz a kiszabatról.

 

7.4.  Élelmezési normák összegzése

 

Menüpont: "Lekérdezés/Élelmezési normák összegzése"

A kartonokon szereplő felhasználásokat nem csak önmagukban, hanem a felhasználható összegekkel összehasonlítva is összegezni kell. Ehhez először adjuk meg a kívánt időhatárokat (az "F6" gomb lenyomásával ezt bármikor megváltoztathatjuk). A program ezután az étkezési normák, és a kiszabatokon szereplő létszámadatok ismeretében kiszámítja az adott időszakban felhasználható összeget. A kiszámolt összeg, a tényleges felhasználás és az eltérés a lista alatt látható. Amennyiben több kiszabat is létezik, több sor is ugyanazzal a dátummal rendelkezik.

A kartonokon szereplő mozgásokból ezután összegzi a tényleges felhasználásokat. A képernyő közepén a napokat egyenként tartalmazó lista jelenik meg a számítások elvégzése után. A lista egy sora tartalmazza a következőket:

a) dátum - mely napra vonatkozik a számítás

e) az adott napon felhasználható összeg

f) az adott napon ténylegesen felhasznált összeg

 

A lista alatt pedig a teljes időszakra összegzett felhasználható érték, tényleges felhasználás, valamint a megspórolt vagy túlköltött pénz látható. A lista az "F7" billentyűvel ki is nyomtatható.

 

7.5 Kalóriafelhasználások lekérdezése

      (menü: „Lekérdezések/Kalóriafelhasználás”)

 

     A kartonokon szereplő felhasználások kalória és szárazanyagtartalmát összegzi a megjelenő lista.      Először adjuk meg a kívánt időhatárokat, majd a program kiszámítja az adott időszakra  vonatkozó felhasználások mennyiségét, s a mennyiség ismeretében a felhasznált kalória, összfehérje, fehérje, zsír és szénhidrát értékét.

 

8. Keresések

 

Menüpont: "Keresés/..."

Ezeket a menüpontokat önállóan ritkán használjuk, legtöbbször beolvasó ablakból hívjuk meg őket az "F5" gombbal. A listában a megfelelő sorra ráállva, majd az "ENTER" billentyűt lenyomva visszajutunk a beolvasó ablakba, miközben a kiválasztott adat bekerül a megfelelő helyre. A kartonkeresés és az ételkeresés közben a listában használatos szokásos billentyűk működnek, étlapkereséskor pedig az étlapszerkesztésnél leírtak az irányadók.

 

9. Egyéb karbantartások

9.1  Programkarbantartás

 

Menüpont: "Egyéb/Programkarbantartás"

Bizonyos helyzetekben, például adatok visszatöltése után, szükség lehet a programhoz tartozó segédállományok (ún. indexállományok) frissítésére, újra létr hozására. A menüpont kiválasztásával a programkarbantartás azonnal végre is hajtódik.

9.2  Adatmentés, adatok visszatöltése

 

Menüpont: "Egyéb/Adatmentés, Adatok visszatöltése"

Sajnos a legjobb minőségű számítógéppel is előfordulhat, hogy meghibásodik. Ez a legtöbbször nem okoz semmiféle bajt az adataink szempontjából, de ha a merevlemez-egységével fordul elő, akkor bizony rágondolni is rossz, mennyi munkánk mehet kárba egy pillanat alatt. Ezért célszerű, sőt ajánlott bizonyos időközönként (például: hetente egyszer) az adatokat floppy lemezre is lementeni. Semmi különösebb igényt nem támaszt a program a floppy lemezek felé, kivéve hogy formatált legyen. A mentés egyébként alig 1-2 perc időt vesz igénybe, s cserébe az összes adatunkat biztonságban tudhatjuk. A mentés végrehajtásához válasszuk ki, hogy hova szeretnénk az adatainkat elmenteni (például: "A:" vagy "B:" egységre), s ha a gép esetleg több lemezt kér, azokat sorba betenni a meghajtóba. A lemezeket érdemes megszámozni, hogy könnyebb legyen az esetleges visszatöltés. Két megszívlelendő tanács: a "mentős" lemezeinket elzárva tartsuk (nehogy egy kollégánk véletlenül letörölje), és ne sajnáljunk erre a célra jó minőségű (például: "3M") lemezt használni. Visszatöltéskor (amire reméljük soha nem lesz szükség) szintén csak a lemezegységet kell kiválasztanunk, s ha több lemez van, a gép kérésének megfelelően a többi lemezt is egyesével betenni a meghajtóba. A visszatöltés előtt mindenképpen ajánlatos az aktuális adatokat lementeni, nehogy később jöjjünk rá, hogy az aktuális adatokra is szükség van!

 

 

TARTALOMJEGYZÉK

                                                                                                 

 

 

1.  BEVEZETÉS                                                                      

 

2.  ÁLTALÁNOS KEZELÉSI ISMERETEK                              

 

    2.1. A program építő elemei

    2.1.1. Menürendszer 

    2.1.2. Ablakrendszer

 

3.  A RENDSZER HARDWARE ÉS SOFTWARE  KÖRNYEZETE

4.  A CENTFOOD 2.43 RENDSZER TELEPÍTÉSE                 

5.  A PROGRAM INDÍTÁSA                                                     

6.  A RENDSZER ÜZEMELTETÉSE                                       

 

  6.1. Alapbeállítások                                                       

  6.2. Felhasználók meghatározása                               

  6.3. Törzsadatok felvitele                                             

  6.4. Napi tevékenységek                                              

6.4.1. Étrend szerkesztése                                  

6.4.2. Kartonmozgások könyvelése                    

6.4.3. Kiadási anyagkiszabat szerkesztése       

 

7.     LEKÉRDEZÉSEK                                                               

 

  7.1. Kartonmozgások lekérdezése                              

  7.2. Kartonmozgások összesítése                              

  7.3. Kiadási anyagkiszabatok lekérdezése                

  7.4. Élelmezési normák összegzése

  7.5. Kalóriafelhasználások lekérdezése

  7.6. Könyvelések                                                           

 

8.     KERESÉSEK                                                                     

 

9.     EGYÉB KARBANTARTÁSOK                                            

 

  9.1. Programkarbantartás                                             

  9.2. Adatmentés, adatok visszatöltése

  9.3. Hibakeresés

  9.4. Évzárás                                                                   

Évzárás után a program indítása

 

Amennyiben van már lezárt évünk, a hozzá tartozó adatok külön könyvtárban találhatók. A program indításakor megkeresi ezeket a könyvtárakat, s a megjelenő listából kiválaszthatjuk, hogy melyik év adatait kívánjuk használni. Lezárt év esetén az adatokat csak lekérdezni tudjuk, bármilyen jelszóval is jelentkezünk be. (Bővebb magyarázat az évzárás menüpont leírásánál!)

 

 

Az ételekhez 3 új információ is tartozik. Egyrészt megadható, hogy az adott étel milyen típusú (desszert, feltét, főzelék, kalács, köret, leves, saláta, tészta, egyéb), s így a keresések során könnyebben tudunk megfelelő ételt választani. Másrészt a kiszabatok elmentésekor az ételhez hozzárendelésre kerül a legutolsó előfordulásának dátuma, valamint a gyakorisági mutatója. A gyakorisági mutató értelmezése: százalékos formában azt fejezi ki, hogy a lehetséges alkalmak közül az adott étel hányszor lett használva, azaz például 10% esetében gyakorlatilag 10 naponként fordul elő a napi étrendben.

 

Kéréstől függően az ételek összetevőinek magadása történhet 10 vagy 100 adagra.

 

Lehetőség van az ételkarbantartás menüpontban az "F7" gombbal az ételek receptjeit kinyomtatni. Ehhez álljunk rá a kívánt ételre, az "F7" lenyomása után pedig adjuk meg, hogy az aktuális utáni ételek közül még hányat szeretnénk kinyomtatni. Természetesen az első ételre állva az összes receptet kinyomtathatjuk egyszerre.

 

Étlapkarbantartás során az étlap automatikus sorszáma mellett megadható egy 15 karakteres azonosító, mellyel az étlap kiválasztását segíthetjük az étrend megszerkesztése során. Naponta több étlap használata esetén itt adjuk meg az étlapok típusát (cukros, normál, ...), s így ellenőrizhető, hogy egy adott napra milyen étlapokat használtunk már fel.

 

Az étlapok között az "F3" és "F4" gombokkal is lépegethetünk.

 

Az "F8" billentyűvel egy elmentett étlapról kaphatunk részletes információkat. A megjelenő táblázat tartalmazza az egyes napokon felhasznált ételek részletes kalória és szárazanyag adatait, melyek fontos segítséget adhatnak az étlap megfelelő minőségű összeállításához.

 

 

 

 

 

6.4.2 Kartonmozgások könyvelése

 

Az "F7" billentyű lenyomásával lehetőség nyílik az aktuális és a következő maximum 9 karton kinyomtatására. (A korlátozás oka az, hogy ha egy-egy kartonon sok mozgás van, akkor túl sokáig tartana az összes kartont egyszerre kinyomtatni.)

A mozgások könyvelése közben az új mozgássorhoz a program automatikusan rendel egy hivatkozási számot, melynek formája: kartonszám/mozgássorzsám. E szám segítségével könnyebb a könyvelés nyomonkövetése, ellenőrzése. Ráírva a szállítólevelekre például jelezhetjük, hogy az adott sor már könyvelésre került.

 

A mozgássorok stornírozásához csak rá kell állni a stornírozni kívánt sorra, majd az új mozgássor típusának a "stornó"-t kell választani. A mennyiséget és az értéket így természetesen nem kell megadni. A stornó sorhoz tárolásra kerül az "eredete" is, tehát az, hogy például árubeszerzés stornírozásáról van szó. Az összegzések így a stornó sorokat is megfelelően veszik figyelembe.

 

 

A normák számától függően változik a kiszabat fejlécében kitöltendő létszámok száma. Létszámként 9999-et adhatunk meg maximum.

 

Amíg a kiszabat csak előkiszabat, a létszámok az esetleges változásnak megfelelően módosíthatók. A módosítás történhet a kiszabatsorok változtatása nélkül, vagy ha a rákérdező ablakban a felszorzást választjuk, akkor a kiszabatsorok régi és az új létszámok arányában történő felszorzásával.

 

Előfordulhat olyan eset, hogy magát az étlapot kell megváltoztatni az után, hogy előkiszabat készült belőle. Ilyenkor is van még lehetőség a javításra, a "CTRL" és a "T" billentyű egyidejű megnyomása után a kiszabat teljesen törölhető, s az új étlap alapján újból létrehozható.

 

9.1. Programkarbantartás

 

Az indexállományok karbantartásán kívül még egy hasznos dolgot tudunk elvégezni: a kerekítésből adódó hibákat tudjuk kijavítani. A megjelenő lista megmutatja az egyes kartonok fejlécében tárolt aktuális mennyiséget és értéket, valamint a kartonmozgások összesítésével kiszámolt mennyiséget és értéket. Amennyiben ezek páronként nem azonosak, az "F1" gombbal összhangba hozhatjuk azokat, az "F5" gombbal pedig átnézhetjük a kartont.

7.6 Könyvelések

 

Első lépésként adjuk meg a vizsgálni kívánt időintervallumot (a lista mérete miatt ez maximum egy hónap lehet). A program időrendbe téve kigyűjti az adott időszakra eső könyveléseket, s összegzi azokat. Kinyomtatva (F7), vagy mozgástípus szerint megszűrve (F8) könnyen egyeztethetünk egy-egy szállítólevéllel vagy számlával.

 

 

9.4. Évzárás

 

Mivel legtöbbször az előző évi adatokra csak ritkán van szükség, s az adatok mennyiségének csökkentésével a legtöbb lekérdezés és napi tevékenység gyorsítható, érdemes azokat az aktuális adatoktól elkülönítve tárolni. Természetesen ezt a lezárást csak akkor lehet megtenni, ha az adatok teljesen rendben vannak. Ezért a program először minden egyes kartonhoz kiszámítja az év végi záró értékeket. Amennyiben javítani kell rajtuk, lépjünk ki az évzárásból. Ha azonban minden rendben, az "F1" billentyűvel folytathatjuk a zárást. A zárás során az előző évi adatok átkerülnek egy megfelelő alkönyvtárba, az aktuális könyvtárban lévő adatbázisainkból pedig törlésre kerülnek. Legkönnyebben a régi adataink úgy érhetők el, hogy a programindításkor felkínált évszámok (elmentett adataink alapján) közül válasszuk ki a megfelelőt. Ha nem az aktuális évszámot választjuk, a program úgy fog működni, mintha az adott évben dolgoznánk, de mivel a rákövetkező évek nyitókészletei függnek a korábbi évektől, így semmiféle változtatást nem tudunk végrehajtani az adatokon, csak lekérdezni tudunk.

 

Az év végi adatmentéseinket célszerű elrakni, s a következő év mentéseit egy új lemezre végrehajtani.