19. Elektronikus levelezés, levelek kezelése (gyakorlati példa magyar nyelvű webes felületen)

Bevezetés:

Az elektronikus posta (e-mail) olyan rendszer, amelynek segítségével más felhasználók számára fájlokat vagy üzeneteket küldhetünk. Az elektronikus posta hasonlóan működik a mindennapi életben megszokott postai szolgálathoz. Előnye azonban az említettel szemben, hogy olcsóbb és gyorsabb. A felhasználók mindegyike saját postaládával, vagyis ún. postafiókkal rendelkezik. Amikor ide valamilyen postai küldemény érkezik, az mindaddig ott marad, amíg el nem olvassuk, és ki nem töröljük. A hagyományos postához hasonlít az is, hogy a felhasználó számára csak akkor tudunk üzenetet küldeni, ha ismerjük a címét.

Levél küldéséhez használhatunk több levelezőprogramot is (pl.: Microsoft Exchange, Pegazus-mail, Microsoft Outlook és Outlook Express, Netscape Mail, stb.), melyeknek a használata ma már rendkívül egyszerű. Nincs más dolgunk, mint beírni a címet, esetleg csatolni egy fájlt a levélhez, valamint megírni a levelet, és az máris küldhető. Ill. az e-mail fiókokhoz webes felületű hozzáférést is több szolgáltató biztosít. Pl.: citromail, freemail, hotmail, stb.

Levelezőprogramok szolgáltatásai (gyakorlatban, webes felületen):

A webes levelező programok nagyon hasonlóak. Ahhoz, hogy ezeket tudjuk használni, felhasználót kell regisztrálnunk, ha még nem rendelkezünk vele. Ezután a belépéshez felhasználónév és jelszó páros szükséges. A felhasználónév egyben az e-mail címünk eleje is.

Minden webes felületű levelezőprogramnak vannak főbb menüpontjai, melyek könnyebbé teszik az eligazodást. Ilyenek pl.: beérkezett levelek, elküldött levelek, címjegyzék, mappák, szűrők, levélírás stb. Ezek minden szolgáltatónál más és más elnevezéssel szerepelnek, ill. vannak szolgáltatásbeli eltérések is.

A beérkezett leveleknél az olvasatlan, ill. már elolvasott e-mailjeinket találhatjuk. Az olvasatlan levelek vastagon ki vannak emelve.
Az elküldött leveleknél a korábban elküldött leveleinket nézhetjük meg, ha azok elmentésre kerültek.
Címjegyzék: Itt található meg az összes e-mail cím, amelyet fölvettünk a címlistába. Innen csak ki kell választanunk a címzettet, s már írhatjuk is a neki szánt levelet.
Mappák: Itt tudjuk kezelni a mappáinkat, ill. újakat hozhatunk létre. A mappákban tudjuk külön választva tárolni a már beérkezett üzeneteinket, feladók, kategóriák, stb. alapján.
Szűrők: Itt le tudunk blokkolni (tiltani) megadott e-mail címeket, esetleg átirányítani másik címre vagy automatikus választ küldeni
A levélírásnál írhatunk új levelet a címzettnek, ill. a címzetteknek. A levélhez csatolhatunk fájlokat is.

Az elektronikus levél részei:

Az elektronikus levelek két fő részből állnak, fejlécből (a levél adminisztrációs része) és üzenetből.

Fontosabb bejegyzések a fejlécen:

Feladó (From): A levél feladójának e-mail címe.

Címzett (To): A levél elsődleges címzettje/címzettjei (vesszővel elválasztva több e-mail címet is megadhatunk).

Másolat: A levél másodlagos címzettje/címzettjei.

Titkos másolat: Az itt megadott címzettekről az elsődleges és másodlagos címzetteknek nincs tudomásuk.

Tárgy: A levél témája. Kitöltése nem kötelező, de illik és célszerű, hogy a címzett könnyebben kezelhesse leveleit. Ebben a mezőben megjelenhetnek speciális előtagok is:

Re: Ha a levél egy másik levél válaszleveleként érkezett. Ebben az esetben a levél üzenet részében megtalálhatjuk az eredeti levél teljes tartalmát, ha azt a válaszoló nem törölte ki.
Fw: Ha a levelet az eredeti címzett továbbküldte.