II. 1. Szervezési feltételek: a szervezők és a ROE feladatai
A verseny szervezőjének a rendezésre utaló szándékát:
- az első félévben rendezett versenyek esetében a tárgyév február 20-ig,
- a második félévben rendezett versenyek esetében a tárgyév június 30-ig jeleznie kell a ROE elnöksége felé.
A szervezőnek legkésőbb a versenykiírásokat tartalmazó hírlevél kiküldése előtt két héttel lebonyolítási tervet kell adnia, amely tartalmazza a helyszínt, a helyszín lefoglalására utaló garanciát, többnapos verseny esetén szállást, és a szállásfoglalásra utaló garanciát. Tartalmaznia kell a tervezett nevezési díjat és az ebben foglalt szolgáltatást is. A helyszínről és annak beosztásáról leírást kell adnia: hogyan érhető el a tömegközlekedési állomásoktól; milyen helyiségek használhatók, az egyes helyiségeknek mekkora a befogadóképességük; hol lehet a megnyitót és az eredményhirdetést, valamint magát a versenyt lebonyolítani, kategóriánkénti bontásban. Jeleznie kell, ha valamelyik helyszín más épületben van. Meg kell határoznia, hogy a tervezett verseny egyéni, csapatverseny vagy rendhagyó lebonyolítású, pontversenyen kívüli verseny lesz-e. Ugyancsak meg kell határozni, hogy hány szervező fog közreműködni a szervezésben, pl. minden helyiségben legyen a rejtvények beadását felügyelő, a Versenyszabályzatot ismerő szervező.
Az elnökség a lebonyolítási tervet elfogadhatja, egyes témakörökben javítást kérhet, illetve a tervet elutasíthatja. A javításra a szervezőnek további legfeljebb két hét áll rendelkezésére; ezután a ROE elnöksége már csak elfogadásról vagy elutasításról dönthet. Elfogadás esetén a verseny bekerül a hivatalos versenynaptárba. Az elfogadott verseny időpontját már ekkor rögzíteni kell.
II. 2. Éves versenyek száma
A versenynaptár évi legfeljebb tíz pontszerző egyéni és legfeljebb nyolc pontszerző csapatversenyt tartalmazhat.
Amennyiben adott évben a fentinél több helyszín kíván versenyt rendezni, a ROE elnöksége a lebonyolítási tervek, vagy ezek híján a versenyhelyszínnel kapcsolatos korábbi tapasztalatok alapján dönt a rendezési jogról, az alábbi szempontok figyelembe vételével:
1. A verseny kétnapos-e, illetve összevonható-e egy hétvégére másik versennyel.
2. Milyen a település és a versenyhelyszín megközelíthetősége.
3. A helyszínen milyen helyiségek állnak rendelkezésre, biztosított-e a kategóriánként egy teremben történő, kényelmes, nyugodt fejtés, illetve az, hogy a versenyzők egymást ne zavarják verseny közben.
4. Van-e termenként egy teremfelügyelő.
5. Ha voltak korábban versenyek az adott helyszínen, milyen volt azok látogatottsága.
6. Mennyi a nevezési díj, ezért milyen szolgáltatást biztosítanak, milyen díjazás várható.
7. Többnapos verseny esetén milyen a szállás minősége.
8. Többnapos verseny esetén milyen egyéb program áll rendelkezésre.
9. Biztosított-e a jogszabályoknak megfelelő rendezés.
II. 3. A versenynaptár összeállítása
Az éves pontversenyben szereplő versenynaptárat két részletben lehet összeállítani: “tavaszi” és “őszi” versenyekre. Előbbi a január-július, utóbbi az augusztus-december közti versenyeket tartalmazza. Mindkét naptárt nyilvánosságra kell hozni a benne szereplő első versenye előtt legalább 3 héttel. A naptár azon versenyeit, amelyeket a nyilvánosságra hozatal után 2 hónappal vagy később rendeznek, nem kötelező a naptári napon kívül a pontos kezdési időponttal közölni, de legalább a verseny megrendezése előtt 3 héttel már kötelező közölni a végleges időpontot.
Ha egy versenynaptárban már meghirdetett verseny elmarad, az erről szóló híradást haladéktalanul közölni kell.
II. 4. Az információközlés módjai
- Az információk közlésének megszervezése a ROE elnökségének kötelessége.
- A ROE elnökségétől származó információ hiteles közlésének két módja van:
a) a ROE honlapján (www.roe.ini.hu) történő közzététel;
b) a ROE tagjainak e-mailben vagy külön kérés esetén postai úton megküldött hírlevél.
- Amennyiben az elnökség módot talál rá, más meghirdetési formát is alkalmazhat, pl. rejtvényújságokban közölt hirdetéseket.
II. 5. Versenyfeladatok biztosítása a versenyekhez
- Az egyéni és csapatversenyek feladványainak biztosításáról a ROE elnökségének kell gondoskodnia. Az egyes kategóriák feladatait ellenőrizni, majd sokszorosítani és borítékolni kell, végül zárt borítékban eljuttatni a verseny helyszínére, a versenybizottság elnökének (ld. IV. 1). Ezt a feladatot az elnökség részben a helyi szervezőre is rábízhatja. Hasonlóan kell eljárni a feladványokhoz tartozó mintamegoldásokkal is.
- A fenti feladatokat a ROE elnöksége más ROE-tagoknak is kiadhatja; a versenyen azonban nem indulhat olyan versenyző, aki saját kategóriájának, illetve csapata kategóriájának feladványaival a fenti tevékenységek közül bármelyiket végezte.
- Ha ilyen versenyző mégis elindult, a versenyeredményét törölni kell, és a verseny megnyerésével egyenértékű pontszámot le kell vonni tőle.
- A szervező – a ROE elnökségének egyetértésével – gondoskodhat saját versenyfeladványokról is.