Online adatbázisok

Az online adatbázis-létrehozás első lépése a dokumentumok gyűjtése. Ez alatt az egyes, ún. szakintézmények egy vagy több szakterület irodalmát gyűjtését értjük. Ezután az összegyűjtött irodalmat feldolgozzák: meghatározott időközönként megjelenő ún. referáló lapokban közlik a primer irodalom bibliográfiai adatait, rövid tartalmi ismertetőit, melyekben a primer dokumentum által hordozott minden lényeges információ megtalálható melyet referátumnak nevezünk. A következő lépés az adatbázisok megjelenése a következőképpen: a 60-as évektől a referáló lapok többségét számítógéppel kezdték előállítani. Egy-egy referátum adataiból + a hozzá kapcsolódó információ-visszakeresést segítő keresőnyelvi eszközökből képződött a rekord; a referáló lapok számítógépes változataiból kialakultak az adatbázisok.

Online szolgáltatók

A 70-es évek közepétől kialakulnak az ún. online szolgáltató-központok (szolgáltatók). Ezek több adatbázist tartalmaznak, azokat egységesen kezelik, és az információ-visszakereséshez is egységes felületet kínálnak. Pl. Dialog, DataStar, STN. Fontos tisztázni néhány alapfogalmat is:
Felhasználó: Az “ügyfél”; az a személy, aki részére az online keresést végezzük.
Online session: A számítógép bekapcsolásától annak kikapcsolásáig tartó tevékenység.
Keresőkérdés: A felhasználó által természetes nyelven megadott keresés.
Keresési stratégia: A keresőkérdés olyan átalakított formája, mely az online tevékenység során használható.
Keresőszavak: A keresési stratégia építőelemei. Nem nyelvtani értelemben vett szavak, több szóból álló kifejezések is lehetnek keresőszavak. Típusai:
•	Alfabetikus.
•	Numerikus.
•	Alfanumerikus.

Az információk visszakeresésekor megkülönböztetjük az információkereső nyelvet (az adatbázisra jellemző) és a parancsnyelvet (a szolgáltatókra jellemző). Az információkereső nyelv fontos elemei a kötött tárgyszavak, melyek valamely fogalom szigorúan meghatározott, kötött kifejezése (-> tehát több szóból is állhat). A hierarchikusan szervezett deszkriptorok ún. strukturált szótárakban vannak összegyűjtve. Ezek legfejlettebb formája a tezaurusz.

1.)	Adatbázisra jellemző osztályozási rendszerek
Általában a referáló lapok által korábban kialakított osztályozási rendzser átvétele nyomán alakultak ki.

Releváns találat: A keresőkérdésekre adott választ tartalmazó találat.
Teljesség: A minél több releváns találat kihozatalára jellemző mutató.
T = megtalált releváns dokumentumok száma / az adatbázisban lévő összes releváns dokumentum %. A visszakereső rendszer hatékonyságát mutatja meg.
Pontosság: A megtalált releváns találatok arányára jellemző mutató.
P = releváns találatok száma / az összes találat %
T és P egymás reciprokai, egymás rovására növelhetők. A keresési stratégia kialakításakor el kell dönteni, hogy teljességre vagy pontosságra törekszünk-e?

Szókapcsolatok, operátorok, csonkolás

Az online keresés során az adatbázisból kiválasztunk olyan rekordokat, amelyek egy vagy több keresőszót tartalmaznak. Ezekből a rendszer halmazokat képez, amelyeket sorszámmal (vagy hivatkozási számmal) lát el. A hivatkozási számok segítségével a halmazok, de a keresőszavak között is különféle kapcsolatokat létesíthetünk ún. operátorok segítségével. Ezek típusai:
Logikai operátorok: 
AND : Két v. több halmaz (pl. A és B) közös elemeinek (metszetének) meghatározására szolgál. Használatakor a sorrend közömbös, tehát A AND B megfelel B AND A-nak.
OR : Két v. több halmaz összes elemének (uniójának) meghatározására szolgál. A sorrend itt is tetszőleges, A OR B ugyan azt az eredményt adja, mint B OR A.
NOT : Az egyik halmaz elemeiből kizárja a másik halmaz elemeit. Használata körültekintést igényel, mert könnyen eredményezheti releváns rekordok elvesztését. A sorrend is lényeges, A NOT B más eredményt ad, mint B NOT A.
Helyzeti operátorok: keresőszavak egymáshoz viszonyított előfordulásának meghatározására szolgálnak. Alkalmazhatóságuk, jelölésük parancsnyelvenként változik. Léteznek olyan operátorok is, amelyek azt fejezik ki, hogy a keresőszavak NE LEGYENEK a megadott kapcsolatban egymással.
Számoperátorok: numerikus adatok (pl. dátum, olvadáspont, stb.) esetén alkalmazhatóak.
Csonkolás: a rendszerek általában többféle csonkolást tesznek lehetővé. Főbb típusok (az STN jelölésével) :
1.)	végtelen csonkolás (?)
2.)	csonkolás megadott határok között (# : 0 vagy 1 karakter)
3.)	csonkolás pontosan a megadott számú karakterre (! : pontosan 1)

Az online keresés menete

Az online keresés két fő fázisra osztható: előkészítésre és végrehajtásra. Ezek gyakran egybemosódnak, de mindkét fázis nagyon nagy odafigyelést igényel.
Az előkészítés során a felhasználó és a keresést végző személy közös tevékenysége. A jó előkészítés alapfeltétele a sikeres keresésnek. Az esetek többségében az előkészítés hosszabb és nagyobb erőfeszítést igénylő tevékenység, mint a végrehajtás. Az előkészítés több fázisra bontható.
•	A keresőkérdés értelmezése: tisztázni kell a felhasználóval, hogy keresőkérdése alkalmas-e online keresésre.
•	Teljesség / pontosság előzetes meghatározása: a költségek, a várható dokumentumszám ismeretében meg kell beszélni a felhasználóval, hogy a teljesség és a pontosság milyen arányban legyen jelen a munka során.
•	Adatbázis(ok) és szolgáltató(k) kiválasztása: a fentiekből kiindulva és az alábbi szempontokat figyelembe véve kell meghozni a döntést:
1.	Milyen az adatbázis minősége: A szakirodalom mekkora részét fedi le, mekkora időszakot dolgoz fel, abstractot ad-e, milyen operátorok használhatók, stb.
2.	Mennyire ismerjük az adatbázis használatát; ha kevésbé, akkor milyen szintű dokumentáció segít az eligazodásban?
3.	Milyen költségek jelentkeznek az adatbázis használata során?, stb.

Az adatbázis(ok) kiválasztása után kell a szolgáltatót (vagy szolgáltatókat) kiválasztani, némileg hasonló szempontok szerint.

Keresési stratégia megtervezése során a teljesség/pontosság előzetesen eldöntött viszonyát figyelembe véve meg kell határozni a keresendő fogalomköröket és azok határait, meg kell adni a keresőszavakat, el kell dönteni, hogy alkalmazunk-e csonkolást, ha igen, milyet, el kell dönteni, hogy alkalmazunk-e korlátozásokat, ha igen, milyet.
Végrehajtás: ezután gyakorlatilag megkezdődik a második fázis, a végrehajtás. Az ennek során jelentkező problémák, nem várt eredmények azonban óhatatlanul szükségessé teszik, hogy visszatérjünk az előkészítő fázishoz.