Bevezetés

A táblázatkezelő programok a mindennapi kalkulációs gondjaid automatizálásában segítenek. Bizonyára veled is előfordult már az életben, hogy egy sok bemenő számadatból egy bonyolult (vagy csak hosszadalmas) számítássorozat végén valami apró figyelmetlenség miatt újra kellett számolni az egész műveletsort. (pl. Adtál már össze sok számot számológéppel?)
A táblázatkezelő programok egy olyan számolótáblázatot biztosítanak, amelyek helyettesítik a papírt, a ceruzát és a számológépet. (A gondolatot nem!) A táblázatkezelő tehát nem oldja meg a problémáinkat, csak eszköz a megoldásban.
A végső célod az legyen, hogy a gondolataidat professzionális módon meg tudd valósítani a táblázatkezelő program segítségével. Ne feledd, hogy a gondolathoz kezdetben nem kell más, csak papír és ceruza és egy jó skicc az elképzelésről > utána jöhet a számítógépes megvalósítás! Míg nem tudod, hogy mit akarsz, ne ülj számítógép elé!

Táblázatok

Ebben a részben arról olvashatsz, hogy milyen közös (program független) általános jellemzői vannak a táblázatkezelőknek. (... és megismered azokat az egyszerű alapfogalmakat, amelyeket használni fogunk a továbbiakban).

A táblázat felépítése, működése
A táblázatokat kalkulációs lapoknak vagy számoló táblának is szokás nevezni.

• A táblázatok sorokból, oszlopokból és a metszéspontjukban levő cellákból állnak. A cella a táblázat elemi egysége.
• Minden cellába írhatsz adatokat vagy képletet, amely számításokat végez a cellákba írt adatokkal.

A táblázat oszlopait az ABC betűivel (oszlopcím), a sorokat pedig a sorszámokkal (sorcím) látták el, hogy a képletekben be lehessen
azonosítani az adatot tartalmazó cellát. A cella azonosító címét cellahivatkozásnak is nevezik.

• A képletek első karaktere mindig speciális karakter (most = jel, de lehet + jel is), hogy a táblázatkezelő meg tudja különböztetni az általános szövegtől. A képlet beírása vagy módosítása után a cellában egyből megjelenik a képlet helyén az eredmény.
• Automatikus újraszámolás: ha egy adatot megváltoztatsz a táblázatban, akkor a módosítás után a képletek újra számolódnak.

Formai beállítási lehetőségek

Általában ma már minden táblázatkezelő biztosítja a táblázat esztétikus megjelenítéséhez szükséges formázó utasításokat, amellyel megformázhatod betűidet, celláidat. Ezen túlmenően szegélyezheted, kifestheted őket.

  

Grafikonok (diagramok) létrehozásának lehetősége

A táblázat adatairól grafikonokat lehet készíteni, amelyek segítségével jobban megjeleníthető az adatok aránya, vagy időbeni alakulása.
A képen az előbbi táblázat költség adatainak eloszlása látható.

(Ha megváltoznak az adatok, akkor automatikusan megváltozik a diagram is.)
Az már konkrétan a használt táblázatkezelő programtól függ, hogy milyen jellegű diagramokat képes létrehozni, és hogy mennyire segíti a formai változtatásokat a diagramon.
 
 

 

A táblázatkezelők felhasználási területei
Az élet minden olyan területén, ahol hosszú kalkulációs számításokat kell végezni. Néhány tipikus példa: pénzügyi számítások (költségvetések, költségelemzések, statisztikák, kimutatások) készítése, megrendelők és árajánlatok készítése, nyilvántartások készítése (pl. eszközkészlet, raktárkészlet) stb.

  

Microsoft Excel 2003 /magyar változat/

A Microsoft Excel 2003 a Microsoft Corporation cég által fejlesztett táblázatkezelő program. Napjainkban rengetegen használják a régebbi változattal (Microsoft Excel 7.0) és az újabb változattal (Microsoft Excel 2007) együtt.
Természetesen más táblázatkezelők is léteznek: pl. QUATTRO PRO (régebben a FrameWork és a Symphony)

  

Microsoft Excel alapok

Ebben a fejezetben azokat az alaptevékenységeket olvashatod, amely során alapszinten máris kezelni tudod az Excelt.

• El tudod indítani és be tudod zárni az Excelt.
• Tudsz közlekedni a táblázatlapokon és a táblázaton belül.
• Számokat, szövegeket, egyszerű képleteket tudsz beleírni a cellákba.
• Ki tudod menteni lemezre, és meg tudod nyitni lemezről a munkáidat.
  
  

Az Excel indítása
Start > Minden program >  Microsoft Office > Microsoft Office Excel 2003

  

A nyitókép

Indítás után az Excel egy üres táblázattal jelenik meg. (A táblázat ablaka az ábrán teljesen kitölti a programablakot.)

 

 

Munkafüzet (mappa)

Az Excelben a munkafüzet maga a fájl, tehát mentéskor az összes munkafüzet lap mentésre kerül. A munkafüzet mint egy iratgyűjtő foglalja magába a különféle munkafüzet lapokat. Olyan ez, mint egy regiszteres kapcsos dosszié.

Munkafüzet lapok

Egy új munkafüzet általában néhány (pl. 3) táblázat lapot (Munkalapot) már eleve tartalmaz.

Lapozni a munkafüzetben: a lapfülekre való kattintással lehet (az aktív lap füle fehér).
Lapozni nem látható lapra: Ha nem látszik a lap, akkor a munkafüzet-lapozó nyilak segítségével lehet a lapfüleket görgetni.

A munkád során a munkafüzetbe bármikor beszúrhatsz még Diagram lapokat, amik diagramokat tartalmaznak, és Makró lapokat, amelyek a felhasználó által írt programocskákat tartalmaznak. (lásd később)

  

Cellák

A cellákba lehet az adatokat és képleteket írni. Az aktív cella vastag szegéllyel van ellátva (címe “Cella cím” mezőben olvasható). 

 

Mozgások a cellák között

A kurzor mozgató billentyűkkel lehet mozogni a Munkalapon. De használhatók a következő billentyűk is:

• PgUp > egy ablaknyival feljebb - PgDn > egy ablaknyival lejjebb.
• Home > a sor elejére - End > a sor végére
• Ctrl-Home > a táblázat elejére - Ctrl-End > a táblázat végére

Egérrel használhatod a gördítősávokat (az aktív cella marad), és az új cella kijelöléséhez kattints rá a cellára.

 

Beírás a cellába

Menj a cellára és egyszerűen gépeld be az adatot. A cella előző tartalma eltűnik, és az aktuálisan beleírt adatok látszanak. Begépeléskor egy úgynevezett Beírás üzemmódra vált az EXCEL, melyet lezárni ENTER (OK: beíródik a cellába a szöveg) vagy ESC (Mégsem: nem íródik be a cellába a szöveg) billentyűvel lehet.  

Szerkesztéskor a szerkesztőléc aktívvá válik: megjelennek az OK >  , Mégsem >   gombok.

  

Cella tartalmának módosítása

Jelöld ki a cellát, kattints a szerkesztőlécre, és módosítsd át a szöveget. 

...vagy kattints duplát a cellára (vagy nyomd meg az F2 billentyűt, és így a cellában is módosíthatód az adatot. (Viszont a szerkesztőlécen mindig több a hely!)

  

Cella tartalmának törlése

Jelöld ki a cellát, és nyomd meg a DELETE billentyűt! 

  

Parancsok kiadása

Parancsot kiadni a Menüsor és a Helyi menü (vagy Gyorsmenü) parancsaival, valamint az Eszköztárak parancsgombjaival, lenyíló menüivel lehet. Természetesen a gyakran használt parancsokat billentyű parancsokkal is ki lehet adni.

• A Helyi menü (vagy Gyorsmenü) annak az objektumnak a parancsait tartalmazza, amire rákattintottunk (jobb egérgombbal). Ezért helyzetérzékeny menünek is szokták nevezni.
• Az Eszköztáron a legfontosabb parancsok adhatók ki. Többféle eszköztár létezik. A Nézet > Eszköztárak... paranccsal lehet ki-be kapcsolni az eszköztárakat. (A képen csak a Szokásos és a Formázás eszköztár látható.)
• Billentyű parancs: az egyes parancsokhoz rendelt billentyűkombináció.
  

  

Állapotsor

Az állapotsoron jeleníti meg az EXCEL a felhasználónak szánt üzeneteit. A Kész felirat azt jelzi, hogy az EXCEL újabb parancsra vár. A Szerkesztés felirat a cella szerkesztési üzemmódot jelzi.

  

Művelet (parancs) visszavonása

A műveleteket visszavonhatod a Szerkesztés > Visszavonás menüvel vagy az eszköztár Visszavon  gombjával. 

  

Segítség

Ha nem tudod, hogy melyik eszköztárgomb mit jelképez, akkor vidd rá az egérkurzort és az Excel megjeleníti a gomb nevét. Bövebb információhoz nyomd be a súgó gombot és kattints a kérdéses gombra. 
Ha elakadtál, bármikor nyomd meg az F1 gombot, és a Segéd a segítségedre siet.

Válaszd a "Súgótémák listájának megjelenítése" gombot.
Ilyenkor a szokásos súgó választékot kapod:

• Vagy a Tárgymutató lapon az Excel súgójához tartozó tárgymutató segítségével keresel rá a témakörre,
• vagy a Tartalom lapon beleolvasol az Excel használatának könyvszerű leírásába,
• vagy a Keresés lapon szavak előfordulási helyére keresed a súgó szövegében.

Munkavégzés (pl. képletszerkesztés, űrlapkitöltés) közben az Excel súgó az adott témakörrel kapcsolatos oldalait ajánlja fel.

  

Fájl műveletek

Munkafüzet mentése

A szerkesztés alatt álló táblázat a RAM-ban helyezkedik el. Mivel a RAM tartalma elveszik a Munkafüzet bezárásakor (és az Excelből való kilépéskor, valamint a számítógép kikapcsolásakor), ezért a munkát ki kell menteni valamelyik háttértárra (ahonnan bármikor visszatölthető). Az Excel munkafüzetek kiterjesztése XLS.

Menteni: Fájl > Mentés menü paranccsal vagy a Mentés  eszköztár gombbal lehetséges.

• Első mentéskor: meg kell adni, hogy hova és milyen néven mentse a munkafüzetet az Excel. Ehhez egy tipikus fájlkezelő ablak áll segítségedre: 
  

• 

Egyéb lehetőségek

• Fájlkonverzió: ha a fájltípus menüben más program által használt fájltípust állítasz be, akkor az Excel nem az alapértelmezett (Microsoft Excel munkafüzet) formátumba kódolja a fájlt, hanem amit a beállítottál. (Ezt nevezik konvertálásnak.) Ilyenkor a kiterjesztés az adott programnak megfelelő lesz! Ezt a lehetőséget akkor kell majd használnod, ha egy másik táblázatkezelővel (régebbi Excel verzióval, vagy más táblázatkezelő programmal) akarod majd megnyitni ezt a fájlt. Ehhez a lehetőséghez előbb telepíteni kell a konvertáló (kódoló) programot!
• Egyebek: még számos mentési segítséget nyújt az Excel, amit az Egyebek gomb megnyomásával tudsz megnézni és beállítani.
  
  

  Biztonsági másolat: mentéskor egy biztonsági másolat fog készülni a fájl előző állapotáról. Jelszó betekintésre: Jelszó megadása esetén csak az tudja megnyitni a munkafüzetet, aki tudja a jelszót. Jelszó írásvédelemre: Jelszó megadása esetén csak az tudja módosítani a fájlt (menteni ugyanide), aki tudja a jelszót. További mentésekkor: egyszerűen a meglévő fájlba kiíródik a jelenlegi állapot. A fájl régi tartalma felülíródik az újjal. Mentés másként: Fájl > Mentés másként... paranccsal máshova, más néven mentheted a fájlt. Ezt akkor fogod használni, ha egy winchesterről megnyitott fájlt pl. a floppydra akarsz menteni.

A munkafüzet bezárása

A munkafüzetet bezárni a munkafüzet-ablak bezáró  ablakgombjával, vagy a Fájl > Bezárás menüvel lehet.
Ha a munkafüzet aktuális állapota még nem volt elmentve lemezre, akkor megjelenik egy dialógusablak, tájékoztat erről a tényről és választ kér a parancs folytatásához : 

Kilépés az Excelből
A kilépéshez kattints a program ablak  bezáró ablakgombjára, vagy a Fájl > Kilépés menüparancsra.
Kilépéskor az összes szerkesztett munkafüzet automatikusan bezáródik. Ha egy munkafüzet utolsó állapota nincs elmentve, akkor a bezárásnál látott dialógus ablak jelenik meg.

Új munkafüzet létrehozása
Új munkafüzetet létrehozni leggyorsabban az Új munkafüzet  gombbal lehet.
Az Excel az új munkafüzeteket Mappa1, Mappa2, ... Mappan néven nevezi el attól függően, hogy hányadik új munkafüzet az Excel aktuális használata óta. (Mentéskor majd ajánlott más nevet adni, amiről ráismersz a munkafüzetedre!) 

További lehetőségek: Fájl > Új... menüparancs
Új munkafüzet létrehozásához használhatsz meglévő mintatáblázatokat. A parancs kiadása után kinyíló dialógusablakban:

• az “Általános” lapon a “Munkafüzet” ikonra, majd az OK gombra kattintva létrehozhatsz egy általános munkafüzetet. (Ez történik automatikusan az eszköztár “Új munkafüzet” gombjára kattintáskor is!)
• a “Mintatáblázatok” lapon a kívánt mintatáblázat ikonjára, majd az OK gombra kattintva létrehozhatsz egy új munkafüzetet a kiválasztott mintatáblázat alapján.
  
  

  

Fájlok megnyitása
A fájlok megnyitásához tudnod kell, hogy hol és milyen néven volt elmentve a fájl.
Megnyitáshoz használhatod az eszköztár megnyitás  gombját vagy a Fájl > Megnyitás... menü parancsot.
Ilyenkor a mentéskor látott fájlkezelő ablak segítségével kikeresheted a fájlod: 

• keresd meg a helyet, és látni fogod a fájl nevét a listában.
• válaszd ki a listából a megnyitandó fájlt (kattints rá)!
• a befejezéshez kattints az OK gombra!

További lehetőségek

• Konverziók: Más táblázatkezelővel írt táblázat megnyitása. Ez akkor hasznos, ha a megnyitandó fájl régebbi Excel verzióban vagy más táblázatkezelőben lett lemezre mentve. Ahhoz, hogy az Excel képes legyen helyesen megjeleníteni ezeket a táblázatokat, telepíteni kell az adott konvertáló (dekódoló) programot.
• Jelszóval védett fájlokat csak a jelszó ismeretében tudod megnyitni!
• Megnyitás olvasásra: ha megnyitáskor kiválasztod (x) ezt a lehetőséget, akkor nem tudod a fájlt módosítani a lemezen (csak más néven tudod majd kimenteni)
• Fájlkeresések: Az Excel még két hasznos lehetőséget nyújt a fájljaink megtalálásához.
• Kedvencek: könyvtárakat vehetsz fel a Kedvencek könyvtáradba. (Így gyorsabban megtalálod az általad használt, kedvencnek minősített könyvtárakat.)
• Keresés: Ha nem tudod, hogy hova tetted a fájlod a lemezen, akkor írd be a Fájlnév mezőbe a Keresett fájl nevét, majd kattints az OK gombra. Az Excel végigkutatja a lemezt, és ha megtalálta, egy előugró ablakban felkínálja, hogy innen kényelmesen meg tudd nyitni.

 

Ablaktechnikák

Az Excel lehetővé teszi egy időben több fájl megnyitását. Ilyenkor minden munkafüzet külön ablakban jelenik meg.
A munkafüzet ablakokat a Windows szabvány szerint az Ablak menüvel lehet kezelni.

Váltások az munkafüzet ablakok között

• Kattints rá, ha látod az ablak bármely részét, vagy válaszd ki az Ablak menü aljáról.
  
  

Elrendezések

• Ha egyszerre több ablakot akarsz látni, akkor elrendezheted az ablakaidat az Ablak > Elrendezés... menüvel mozaikszerűen , egymás alatt, egymás mellett, lépcsőzetesen (ahogy akarod).
  
  

Ablakműveletek munkafüzeten belül

Ha az adott táblázat különböző részeit akarod egyszerre nézegetni, akkor...

• Nyithatsz róla egy új ablakot (mármint az aktív ablakodról) az Ablak > Új ablak menüvel. Ilyenkor ugyanaz a munkafüzet látszik két ablakban! Erről az ablakok fejléce is tanúskodik Fájlnév:1 és Fájlnév:2.
• Az aktív ablakodat fel is oszthatod az Ablak > Felosztás menüvel 2 vagy 4 részre attól függően, hogy a hova helyezed a felosztás középpontját. (Kattints oda a parancs kiadása után.)
• Eltüntetni a felosztást az Ablak > Felosztás megszüntetése menü parancs kiadásával lehet. (Vagy kattints rá kettőt a felosztásra.)
• Módosítani a felosztást vonszolással lehet. (Egyszerűen megfogod az osztóvonalat és arrébb viszed.)

Ellenőrző kérdések: ellenőrizd le felkészültségedet az 1. kérdéssor alapján.

• Ha valamit nem tudsz, olvasd újra a füzetben, vagy nézz utána a gyakorlati feladatoknál!
• Ha marad valami, amit nem tudsz, lépj kapcsolatba a Mentoroddal!
• Végül: egyedül, segédeszköz nélkül meg kell tudnod csinálni a feladatokat!

Vége az 1. résznek! Ugye nem is volt nehéz!

  

Elméleti kérdéssor

1. Sorolj fel minimum 5 felhasználási területet a táblázatkezelőkre vonatkozóan! [Megoldás]

2. Mi a táblázat alapegysége?[Megoldás]

3. Hogy adhatsz parancsokat? Írj 4 féle elvet! [Megoldás]

4. Mivel lehet visszavonni az utolsó parancsot? [Megoldás]

5. Hogy lehet adatot bevinni a cellába? [Megoldás]

6. Hogy lehet adatot felülírni egy cellában?[Megoldás]

7. Hogy lehet adatot módosítani egy cellában?[Megoldás]

8. Milyen billentyűkkel lehet lezárni a Szerkesztési üzemmódot a cella szerkesztésénél? Írj 2 módot![Megoldás]

9. Mit jelent az automatikus újraszámolás? [Megoldás]

10. Milyen hardver és szoftver szükséges az általad használt táblázatkezelő programnál? [Megoldás]

11. Hogy indítod a táblázatkezelő programot?[Megoldás]

12. Mire vonatkozik a gyorsmenü (helyi menü), és hogy lehet elérni? [Megoldás]

13. Mit jelent a billentyű parancs?[Megoldás]

14. Mit nevezünk cellának? [Megoldás]

15. Hogy tudsz új táblázatot létrehozni? [Megoldás]

16. Hogy tudsz a táblázaton belül mozogni? [Megoldás]

17. Milyen kiterjesztésű a táblázat fájlod?[Megoldás]

18. Hogy épül fel a fájl az általad használt táblázatkezelőben? [Megoldás]

19. Hogy lépsz ki a táblázatkezelő programból? [Megoldás]

20. Mi történik kilépéskor, ha egy táblázatod nem volt kimentve?[Megoldás]

21. Hogy kell megnyitni egy táblázatot? [Megoldás]

22. Mit biztosít a konvertálás:

megnyitáskor: [Megoldás]
mentéskor: [Megoldás]

23. Hol helyezkedik el az általad szerkesztett táblázat? [Megoldás]

24. Hogy kell kimenteni a táblázatodat? [Megoldás]

25. Hogy kell kimenteni a winchesterről megnyitott táblázatot a floppy lemezedre? [Megoldás]

26. Hogy tudsz több táblázatot egyszerre megjeleníteni a képernyőn? Írj 2 féle elrendezési módot![Megoldás]

27. Hogy tudsz váltani az egyidőben megnyitott táblázatok között? Írj 2 féle módszert! [Megoldás]

28. Hogy tudod ugyanannak a táblázatnak két különböző részét egyidőben megjeleníteni a monitoron? [Megoldás]

29. Hogy tudsz segítséget kérni a táblázatkezelőben?[Megoldás]

30. Mit jelenthet a dinamikus táblázat kifejezés?[Megoldás]

31. Mit jelent mentéskor a biztonsági másolat opció megadása? [Megoldás]

32. Hogy lehet a táblázatod különböző neveken elmenteni?[Megoldás]

33. Lehet-e a táblázatkezelő programot telepítés előtt használni?[Megoldás]

34. Hogy kezdődnek a képletek az általad használt táblázatkezelő programban?[Megoldás]

35. Hogy lehet hivatkozni egy cellára?[Megoldás]

36. Milyen műveleti jeleket ismersz? Sorolj fel négyet![Megoldás]

34. Mi a baj a következő képletben A2*B4? [Megoldás]

35. Mi a tizedes jel az általad használt táblázatkezelőben?[Megoldás]

36. Merre vannak igazítva alapértelmezésként a számok a cellában? [Megoldás]

37. Merre vannak igazítva alapértelmezésként a szövegek a cellában? [Megoldás]

38. Mi lehet az oka, ha a cellába írt 4.5 szám balra van igazítva begépelés után a cellában, és a rá vonatkozó képlet hibás végeredményt ad? [Megoldás]

39. Hogy tudod védeni a fájlodat, hogy illetéktelen ember ne tudja megnyitni? [Megoldás]

40. Hogy tudod védeni a fájlodat, hogy illetéktelen ember ne tudja felülírni?[Megoldás]

50. Mi az állapotsor szerepe? [Megoldás]

51. Milyen billentyűvel tudod a súgót előhívni?[Megoldás]

52. Milyen nevet ad a táblázatkezelőd az új fájloknak? [Megoldás]

53. Mi történik egy táblázat 1. mentésekor? [Megoldás]

54. Mi történik egy már mentett táblázat mentésekor?[Megoldás]

55. Miért érdemes a szerkesztés alatt lévő táblázatodat rendszeresen menteni?[Megoldás]