• Megismered az Excel adatbázis-kezelő funkcióit; képes leszel szűrt és sorrendezett listák készítésére.
• Megtanulsz nyomtatni.

Mik is az adatbázisok?

Most az adatbázisokról egy nagyon leegyszerűsített képet fogsz kapni., pontosan annyit, amellyel jól ki tudod használni az Excel adatbázis-kezelő szolgáltatásait. De azért jó ha tudod, hogy az Excel távol sem egy profi adatbázis-kezelő program, és hogy az adatbázis-kezelés jóval összetettebb, mint amiről itt olvashatsz.

Az adatbázis rendszerezett adatok halmaza. Olyan formában rendszerezték az adatokat, hogy könnyű legyen információkat kigyűjteni belőle. Többféle adatbázis típus van, de most csak az egyikről, a Relációs adatbázisról lesz szó.

Itt az adatok speciális táblázatokban vannak tárolva. A táblázat sorait rekordoknak, oszlopait mezőknek nevezzük. A mezőket mező nevek azonosítják. A táblázatban egy sor egy egyedre vonatkozó tulajdonságokat tartalmaz. Az egyedek tulajdonságai a mezők.

Az adatbázisok mezői meghatározott típusúak: pl. szám, szöveg, dátum stb. A táblázat felépítését (mezők neve, típusa) az adatbázis struktúrájának, mezőnevek vagy mezőtípusok megváltoztatását pedig struktúra módosításnak nevezzük.

Adatok kigyűjtése az adatbázisból

Az adatbázisok leggyakrabban használt funkciója a tárolt adatokból kigyűjtések (listák) készítése.
A listák legfontosabb funkciói:

• Sorrendezés: a sorok rendezése valamely mező (vagy több mező) szerint. > Pl. Név szerinti lista
• Szűrés: bizonyos feltételeknek megfelelő sorok megjelenítése az adatbázisból. (A nem megfelelőek elrejtése.) > Pl. csak a szegediek.
• Csoportosítások, részösszegek: Adott mező szerint csoportosított listák, adott mezők csoporton belüli részösszegének megjelenítésével.

Az Excel adatbázis funkciói

Adatbázis létrehozása
A struktúra létrehozásához egyszerűen írd be a munkalap 1. sorába a mezőneveket.

Adatbázis feltöltése

• A táblázatban: egyszerűen gépeld be a táblázat soraiba az adatokat.

• Űrlapon: az űrlap egy olyan dialógus ablak, ahol csak egy rekord mezői látszanak. Űrlapon keresztüli adatbevitelhez jelöld ki az adatbázis egyik celláját (vagy az utolsó sora alatti üres cellát), és add ki az Adatok > Rekordonként parancsot. 

Új rekord felvételéhez kattints az Újat gombra . Új rekord jön létre akkor is, ha a le/fel kurzormozgató nyilak vagy a gördítő sáv segítségével az utolsó rekord mögé állsz.

Sorrendezés
A sorrendezés előtt ki kell jelölni a sorrendezendő területet (a mezőnevekkel együtt). A kijelöletlen cellák nem vesznek részt a sorrendezésben:

• További lehetőség: Ha a kijelölés után az Adatokŕ Sorba rendezés... parancsát adod ki, könnyebb beállítani a rendezés kulcsmezőit illetve lehetőséged nyílik még 2 rendező kulcsot megadni. Az elsődleges kulcsmező határozza meg az elsődleges rendezettséget. Ha az elsődleges kulcsmezőben vannak azonos értékű rekordok, akkor ezeket sorrendezi a második kulcs.... 

Szűrés

Szűréskor az Excel csak azokat a sorokat (rekordokat) jeleníti meg, amelyek a keresési feltételnek eleget tesznek.

• AutoSzűrő: Az Adatokŕ Szűrőŕ AutoSzűrő parancsával a mezőneveknél egy feltételmenü keletkezik. (De csak akkor, ha az aktív cellád az adatbázis területén van.)  







Feltételek megadása:
A feltétel megadásához a feltétel menüből lehet választanod egy feltételt. A feltétel megadása után egyből eltűnnek a listából azok a rekordok, amelyek nem tesznek eleget a kritériumnak.
A szűrt lista jelzésére az Excel kékkel jelöli a lista sorcímeit és a szűrési feltételként szereplő mező feltételmenüjének legördítő nyilát.

pl. Város: Szeged

Több feltétel megadása: Több mezőnél beállított feltételek esetén a listában csak azok a rekordok maradnak, amely minden feltételnek megfelelnek (ÉS kapcsolat!)
 

Feltételek törlése: Ahhoz, hogy újra a teljes listát lásd, a megadott feltételeket módosítanod kell (mind) értékre.

További lehetőségek a feltételek megadásánál

Az AutoSzűrő egy nagyon egyszerű szűrési lehetőség, de nem támogatja a bonyolultabb feltételek megadását. Pl. nem lehet VAGY kapcsolatba hozni feltételeket; nem lehet egy mezőre több féle feltételt meghatározni.

Ebben segít az irányított szűrő: 
Az adatbázis szűréséhez létre kell hozni egy feltétel tartományt, amelybe a feltételeket és azok kapcsolatait adhatod meg. Ez a tartomány a mezőnevekből és az alatta levő feltétel sorokból áll.

Feltételek és kapcsolataik:

• Feltétel megadásához használhatod a logikai operátorokat: <, >, <=, >=, <>, =
• az azonos sorba írt feltételek ÉS kapcsolatban lesznek egymással
• a különböző sorok eredő feltételei VAGY kapcsolatban lesznek egymással.

• A listaállomány mezőben kell megadnod az adatbázisod (eredeti listád) helyét a táblázaton.
• A szűrőtartomány mezőben meg kell adnod a szűrőtartomány területét.
• Ha azt akarod, a szűrt lista az eredeti lista helyén jelenjen meg (mint az AutoSzűrőnél), akkor válaszd a Helyben szűr opciót.
• Ha azt akarod, hogy az eredmény lista más helyen jöjjön létre, akkor válaszd a Más helyre másolja opciót, és a 3. Mezőbe add meg a célhelyet.

Néhány példa a feltételek megadására

Feltétel: Tartozás>0

Feltétel: Város=Szeged ÉS Tartozás>0

Csoportosítások, részösszegek létrehozása 

Ha azt szeretnénk megtudni, hogy városonként mennyi az emberek tartozása, akkor összesítéseket kell alkalmazni.

 

Létrehozás

Jelöld ki a csoportosítandó listát, és add ki az adatok részösszegek parancsot.

Eredmény

Az Excel egy úgynevezett tagolt listát hoz létre:
A tagolás azt jelenti hogy az Excel az egyes csoportokat alkotó sorokat tagolási szinttel látja el.

Tagolás eltávolítása: A tagolásról bővebbet a Súgóban olvashatsz. Ha nagyon zavar a léte, akkor jelöld ki a tagolt terület sorait, és add ki az Adatok > Tagolás és részletek > Tagolás eltávolítása parancsot.

 

Ablaktábla rögzítése

Hosszú listákat nehéz áttekinteni. A mező nevek a lista gördítésekor eltűnik. De van egy lehetőség, amivel sorokat (és oszlopokat) rögzíthetsz az ablak széléhez, amelyek gördítéskor helyben maradnak.

Megjegyzés: A rögzítés csak a képernyőre vonatkozik. (Nyomtatásnál máshogy kell beállítani > lásd nyomtatás.)

Sor(ok) rögzítése 

• Görgesd a rögzítendő sort az ablak felső széléhez.
• Jelöld ki a rögzítendő sor(ok) alatti 1. görgethető sort.
• Kattints az Ablak > Ablaktábla rögzítése menüre.

Oszlop(ok) rögzítése 

• Görgesd a rögzítendő oszlopot az ablak bal széléhez.
• Jelöld ki a rögzítendő oszlop(ok) melletti 1. Görgethető oszlopot.
• Kattints az Ablak > Ablaktábla rögzítése menüre.

Sor(ok) és oszlop(ok) egyidejű rögzítése 

• Görgesd a rögzítendő sort az ablak felső széléhez (... és az oszlopot az ablak bal széléhez).
• Jelöld ki a rögzítendő sor(ok) alatti (oszlop(ok) melletti) 1. görgethető cellát.
• Kattints az Ablak > Ablaktábla rögzítése menüre.

Ablaktábla feloldása

• Kattints az Ablak > Ablaktábla feloldása menüre

Gyakorlás: 1. feladat

Nyomtatási kép, nyomtatás

Ebben a fejezetben a nyomtatással kapcsolatos beállításokról lesz szó.
Az aktuális munkalapot nyomtatni legegyszerűbben a  gombbal lehet, de nyomtatás előtt jobb lenne, ha megnéznéd a nyomtatási képet a  gombbal vagy a Fájl > Nyomtatási kép paranccsal.

 

Nyomtatási kép

A nyomtatási képen meggyőződhetsz arról, hogy valóban minden jó helyen fog megjelenni a nyomtatásban.
A lap mérete általában A4-es (Magyarországon általában ezt használják). A táblázat a bal-jobb-felső-alsó margók által határolt területre (MUNKATERÜLET) nyomtatódik. 
Élőfej (fejléc): Minden oldal tetején megjelenő felirat. (Alapértelmezésben a munkalap neve látszik rajta.)
Élőláb (lábléc): Minden oldal alján megjelenő felirat. (Alapértelmezésben az aktuális oldalszám látszik rajta.)

Sokszor nem fér ki az általunk egy oldalra tervezett tartalom egy oldalra. A lefele és oldalra lelógó táblázatrészek új oldalra kerülnek.
A nyomtatási képnél megvan szinte az összes nyomtatást befolyásoló beállítási lehetőség.

• Következő-Előző gombbal lehet lapozni.
• Nagyítás gombbal lehet két nagyítási fokozat között átkapcsolni. (teljes oldalß ŕ M1:1)
• Nyomtat...gombbal lehet kezdeményezni a nyomtatást.
• Beállít... gombbal lehet oldalbeállítást végezni.
• Margók gombbal lehet megjeleníteni és kikapcsolni a margó és oszlopszél vonalakat. (A képen is meg vannak jelenítve a margók.)
• Bezárás gombbal lehet kilépni a nyomtatási képből.

Az állapot soron látszik a teljes oldalszám és az aktuális oldal száma.

 
 
Rendezgetések egérrel

Ha jobbra lóg le a táblázat a lapról:

• Húzd a Jobb és Bal margót kijjebb a lap széle felé a méretező négyzetnél fogva.
• Csökkents néhány cella szélességet (ha lehet).

Ha lefele lóg le a táblázat lapról:

• Húzd feljebb a felső- és az élőfej margót.
• Húzd lejjebb az alsó- és az élőláb margót.

Oldalbeállítások

Oldal
Az oldalbeállításokat elvégezheted a Nyomtatási kép Beállít gombjával, vagy a Fájlŕ Oldalbeállítás paranccsal.

• Írásirány: A fekvő táblázatokat érdemes fekvő írásiránnyal nyomtatni (az állókat pedig álló írásiránnyal).
• Nagyítás: Százalékosan beállítható a nyomtatás kicsinyítése/nagyítása. Gyakran ez az utolsó esély, hogy egy nagy táblázat ráférjen egy lapra.


Papírméret: nálunk A4



• Minőség: a nyomtató felbontásától függő beállítási lehetőség

Margók  

• Pontosan beállíthatod a margókat.
• A nyomtatási területet a munkaterület közepére helyezheted vízszintesen vagy függőlegesen.

Élőfej és Élőláb

• Élőfej (Élőláb): menüből kiválaszthatod a leggyakrabban használt élőfej (élőláb) feliratokat



• Egyéni élőfej (élőláb)...: ha megnyomod, egyedi élőfejet (élőlábat) állíthatsz be, így tetszőleges szöveget helyezhetsz el az élőfejen (élőlábon).

Lap

• A Nyomtatási terület mezőben látható az a tartomány, amely nyomtatásra kerül. Ha üres, akkor az egész lapot nyomtatja az Excel.
• Címként nyomtatandók:


Fent ismétlődő sorok: azok a sorok, amelyek minden oldal munkaterületének tetején megjelennek. Pl. 1:1
Balra ismétlődő oszlopok: azok az oszlopok, amelyek minden oldal bal oldalán megjelennek: Pl. A:A 



• Nyomtatás: nyomtatási opciók
• Cellarácsokkal: ha üres, akkor nem jelennek meg a nyomtatáskor a cellarácsok.
• Sorrend: az oldalak kinyomtatási sorrendjét határozhatod meg vele:

Nyomtatást befolyásoló Excel parancsok

Ha bezárod a Nyomtatási képet, akkor az oldalhatárok szaggatott vonallal jelennek meg a listában.

A Beszúrás > Oldaltörés paranccsal előrehozhatod az oldaltöréseket.

• Függőlegesen: A parancs kiadása előtt jelöld ki azt a sort, amely az új oldal 1. sora legyen.
• Vízszintesen: A parancs kiadása előtt jelöld ki azt az oszlopot, amely az új oldal 1. oszlopa legyen.

Oldartörés megtekintése nézet (Nézet > Oldaltörés megtekintése)
Ebben a nézetben láthatók az oldaltörések, és hogy a táblázat melyik része hanyadik oldalra fog nyomtatódni. A törésvonalakat egérrel lehet mozgatni!

Nyomtatandó tartomány kijelölése:
Jelöld ki a nyomtatandó táblázatrészt, és kattints a Fájl > Nyomtatási terület > Nyomtatási terület kijelölése menüre.

A Nyomtatási terület törléséhez a kattints a Fájl > Nyomtatási terület > Nyomtatási terület megszüntetése menüre.

Nyomtatás

A nyomtatáshoz kattints a Fájl > Nyomtatás... menüre (...vagy a Nyomtatási kép Nyomtatás gombjára).
Beállítható:

• Név: a nyomtató kiválasztása név alapján
• Példányszám
• Nyomtatási terület: kijelölt terület/a kijelölt munkafüzet lapok/egész munkafüzet
• Nyomtatandó oldalak: tól-ig



• Tulajdonságok: A nyomtató jellemzőinek beállítása: méret, tájolás, felbontás stb.
• Nyomtatási kép megnézése.

Elméleti kérdéssor

1. Hogy tudsz létrehozni adatbázist a táblázatkezelőben? [Megoldás]

2. Mit tartalmaz adatbázisunk első sora a táblázatban? [Megoldás]

3. Hogy tudsz adatokat felvinni az adatbázisba a táblázatkezelőben? (sorolj fel két lehetőséget!) [Megoldás]

4. Hány szempont szerint rendezhetjük az adatbázist a táblázatkezelőben? [Megoldás]

5. Hogyan lehet rendezni az adatbázis rekordjait egy táblázatkezelő programban? [Megoldás]

6. Egy táblázatkezelő programban adatbázis sorbarendezésénél mikor célszerű másodlagos kulcs megadása? [Megoldás]

7. Hogyan lehet részösszegzéseket készíteni? [Megoldás]Milyen szűrési módokat ismersz! [Megoldás]

6. Milyen kapcsolatban vannak a szűrőtartomány részen az egy sorba írt feltételek? [Megoldás]

7. Milyen kapcsolatban vannak a szűrőtartomány részen a feltétel sorok feltételei? [Megoldás]

8. Hogy lehet egy szűrt lista minden sorát újra megjeleníteni? [Megoldás] Milyen adatbázis-kezelési lehetőségeket ismersz a táblázatban? Soroljon fel négyet! [Megoldás]

9. Hogyan lehet a táblázat első sorát minden lapon megjeleníteni nyomtatáskor? [Megoldás]

10. Egy kinyomtatott táblázat számértékéről eldönthető-e, hogy egy képletből származik, vagy eredetileg is szám volt?[Megoldás]

11. Milyen főbb lapbeállítási műveleteket alkalmazhatunk a táblázat kinyomtatása előtt? Sorolj fel ötöt! [Megoldás]

12. Milyen lehetőségeket ismersz a fejléc ill. lábléc kialakításában ? Írj egy példát ! [Megoldás]

13. A táblázatunknak csak egy részletét szeretnénk kinyomtatni. Hogyan valósítható ez meg? [Megoldás]

14. Nyomtatásnál csak annak a cellának a tartalma jelenik meg a nyomtatón, amelyiken a kurzor éppen állt. Hogyan éred el, hogy a táblázat adatokkal feltöltött teljes tartalma megjelenjen? [Megoldás]

15. Hogy jelennek meg az oldalhatárok a táblázaton? [Megoldás]

16. Hogy tudod az oldaltörést előrehozni? [Megoldás]

17. Milyen technikákat ismersz, amellyel beállíthatod, hogy az egy oldalra szánt táblázat ne lógjon le a lapról? [Megoldás]

18. Hogy tudsz nyomtatót váltani? [Megoldás]

19. Hogyan tudod a nyomtatóbeállításait megváltoztatni? [Megoldás]

20. Milyen nyomtató beállítási lehetőségeket ismersz? [Megoldás]

21. A munkafüzet mely területeit tudod kinyomtatni? [Megoldás]

22. Mit jelent az Ablak > Ablaktába rögzítése parancs? [Megoldás]