Az Ön által használt böngésző nem ismeri a beágyazott kereteket, vagy jelenleg úgy van beállítva, hogy ne jelenítse meg azokat.	TÁBLÁK IMPORTÁLÁSA
Az importálás művelettel objektumokat vagy adatokat másolhatunk át egy másik adatbázisból vagy listából. Importálhatunk Access, FoxPro, dBASE, Paradox adatbázis fájlokból, illetve Excel táblázatokból és Word szövegszerkesztővel készített dokumentumokból is. Az importálás megkezdésekor nyissuk meg a célfájlt a Fájl menü Külső adatok átvétele almenüjének Importálás parancsával. A megjelenő Importálás párbeszéd panel Fájltípus legördülő listájában adjuk meg az importálandó fájl típusát. A fájlszerkezetben keressük meg és jelöljük ki az importálandó fájlt. Az importálás folyamatának elindításához kattintsunk az Importálás gombra. A megjelenő Objektum importálása párbeszéd panelen jelöljük ki a másolandó objektumokat, majd kattintsunk az Importálás gombra. FÁJLOK KERESÉSE A megfelelő típusú vagy tartalmú fájl megkereséséhez használjuk az Eszközök gomb lenyíló menüjének Keresés parancsát. Kereshetünk fájlnevek és a fájlok tulajdonságlapján megadott adatok alapján is. Ehhez a keresőfeltételeket a Speciális lapon adjuk meg. IMPORTÁLÁS ACCESSSBŐL Importálhatjuk az Access adatbázis összes objektumát, csak egyes rész objektumait, vagy csak a kiválasztott objektumokat. Célszerű a kiválasztást objektum típusonként végezni. A típus összes elemének importálásához használjuk a Mindet kijelöli gombot. Ha nem a keresett elemeket jelöltük ki, az Összes kijelölés törlése gombbal törölhetjük az addigi kiválasztásokat. A Beállítások gomb segítségével megadhatjuk, hogy az adott objektumtípus elemeinek mely tulajdonságait szeretnénk importálni. Az OK gombra kattintva a program elvégzi a kijelölt Access elemek importálását. IMPORTÁLÁS EXCELBŐL Az adatok Excel fájlból történő importáláshoz az Importálás párbeszéd panel Fájltípus legördülő listájában válasszuk a Microsoft Excel fájltípust. Keressük meg és jelöljük ki az importálandó fájlt. Az importálás folyamatának elindításához kattintsunk az Importálás gombra. A megjelenő Táblázat importálása varázsló párbeszéd panelen kiválaszthatjuk, hogy melyik munkalapot vagy a munkalapon megnevezett tartományt szeretnénk másolni. A megfelelő elem kiválasztása után kattintsunk a Tovább gombra. A következő lapon a kiválasztott táblázat első sorát beállíthatjuk oszlopfejlécnek. Ebben az esetben az Access az első sorban található szövegeket mezőneveknek és címeknek tekinti. Bejelölés nélkül a mezőket a Mező1, Mező2, stb. névvel látja el az Access. A következő lapon megadhatjuk, hogy hová szeretnénk importálni a táblát. Lehetőségünk van létrehozni egy új táblát, illetve felhasználhatunk már korábban létrehozott táblákat is. Amennyiben egy létező táblába szeretnénk importálni az adatokat, az importálni kívánt és a meglévő tábla adatszerkezetének meg kell egyeznie. A negyedik lapon kijelölhetjük az importálandó mezőket. Ez abban az esetben fontos, ha nem az összes oszlopot akarjuk egyszerre importálni. Az oszlopokat a fejlécükre kattintva tudjuk kijelölni. Azokat az oszlopokat, amelyeket nem szeretnénk importálni a Ne importálja a mezőt (Kihagyja) jelölőnégyzet bekapcsolásával jelöljük meg. Az Indexelt legördülő mezővel a kiválasztott oszlopok indexelési módját állíthatjuk be. A következő oldalon megadhatjuk, hogy melyik mező legyen az elsődleges kulcs. Jelöljük be a Magam választom ki választógombot, és a legördülő listában adjuk meg az elsődleges kulcsnak szánt mező nevét. Amennyiben egyik létező mezőnk sem alkalmas elsődleges kulcsnak, válasszuk Az Access adjon elsődleges kulcsot a táblához választógombot. Ekkor a program egy számláló típusú mezőt szúr be, ahol automatikusan generálja az egyedi azonosítót. Ha nem szeretnénk elsődleges kulcsot definiálni, válasszuk a Ne legyen elsődleges kulcs opciót. Az utolsó oldalon adjunk nevet a táblánknak. A program alapértelmezésként a másolt munkalapfül nevét ajánlja fel. Az importálás elvégzéséhez kattintsunk a Befejezés gombra. Ha az adatok új táblaként történő importálásakor egy létező tábla nevét adtunk meg, akkor a program figyelmeztet a felülírás veszélyére. A felülírt táblák minden adata elvész. A sikeres importálásról az alábbi párbeszéd panel tájékoztat bennünket. Ezután az importált tábla megjelenik az Adatbázis ablakban. TÁBLA CSATOLÁS A külső forrásból származó adatokat nem csak importálhatjuk, hanem csatolhatjuk is Access adatbázisunkhoz. Ebben az esetben az Access-ben végzett módosítások bekerülnek a csatolt tábla forrásaként szolgáló fájlba is, illetve a forrásként szolgáló fájlban külső programmal végzett módosítások megjelennek az Access-ben is. ACCESS TÁBLA CSATOLÁSA Access tábla csatolásához használjuk a Fájl menü Külső adatok átvétele almenüjének Csatolás parancsát. Győződjünk meg arról, hogy a Csatolás párbeszéd panel Fájltípus legördülő listában a Microsoft Access listaelem van kiválasztva. Jelöljük ki a csatolni kívánt fájlt, majd kattintsunk a Csatolás gombra. A megjelenő Tábla csatolása párbeszéd panelen a fájlok importálásához hasonló módon jelölhetjük ki a csatolni kívánt táblázatot. A csatolt táblákat a többitől eltérő ikonnal jelöli az Access. A csatolt táblánkban végezhetünk szűréseket, rendezéseket, de a tábla Tervező nézetét nem módosíthatjuk. EXCEL TÁBLA CSATOLÁSA Excel tábla csatolásához a Csatolás párbeszéd panel Fájltípus legördülő listájában válasszuk a Microsoft Excel fájltípust. Jelöljük ki a csatolni kívánt fájlt, majd kattintsunk a Csatolás gombra. A megjelenő Táblázat csatolása varázsló párbeszéd panelen választhatjuk ki a másolandó munkalapot vagy tartományt. A következő lapon a kiválasztott táblázat első sorát beállíthatjuk oszlopfejlécnek. Ebben az esetben az Access az első sorban található szövegeket tekinti mezőneveknek és címeknek. Az utolsó panelen szükség szerint módosíthatjuk a tábla nevét. A program alapértelmezésként a másolt munkalapfül nevét ajánlja fel. A csatolás elvégzéséhez kattintsunk a Befejezés gombra. A sikeres csatolásról az alábbi párbeszéd panel tájékoztat bennünket. Ez után az importált tábla megjelenik az Adatbázis ablakban. A csatolt táblában végezhetünk szűréseket, rendezéseket, de a tábla Tervező nézetét nem módosíthatjuk. TÁBLA MÁSOLÁSA Elkészült tábláinkról másolatot készíthetünk. A másolás lépései a következők: · Jelöljük ki a másolni kívánt táblát az adatbázis ablakban. · Adjuk ki a Szerkesztés menü Másolás parancsát, vagy kattintsunk az Adatbázis Másolás gombjára, illetve üssük le a CTRL+C billentyűkombinációt. · A művelet befejezéséhez használjuk a Szerkesztés menü Beillesztés parancsát, az Adatbázis eszköztár Beillesztés gombját vagy a CTRL+V billentyűkombinációt. A megjelenő Tábla beillesztése másként panelen gépeljük be az új tábla nevét. A Beillesztés beállításai csoportban adjuk meg, hogy a tábla melyik részét másoljuk. Amennyiben a Csak struktúra választógombot jelöljük be, az új táblánk az előzőnek csak a tervezetét másolja le, a táblában levő rekordok nem kerülnek át az új táblába. A Struktúra és adat választógomb bejelölése esetén az új táblába átmásolódnak a forrás tábla rekordjai és a forrás tábla szerkezeti felépítése is. Abban az esetben, ha csak a tábla rekordjait szeretnénk másolni egy már meglevő, hasonló szerkezetű táblába, a Táblanév rovatban adjuk meg a már létező tábla nevét, és jelöljük be az Adat hozzáfűzése meglévő táblához opciót. MŰVELETEK REKORDOKKAL TÁBLÁBAN Egy tábla megnyitás után Adatlap nézetben jelenik meg a képernyőn. Ebben a nézetben a tábla rekordjaival különféle műveleteket végezhetünk. Ebben a nézetben lehetőségünk van új adatok bevitelére vagy a meglévő adatok módosítására. Ennek a nézetnek az előnye, hogy sok rekord tartalmát láthatjuk egyszerre a képernyőn, ami megkönnyítheti az adatok összevetését, illetve az esetlegesen hibás adatok kikeresését. Az adatbevitel egyszerűsítésére azonban készíthetünk kényelmesebben használható űrlapokat is. A legtöbb rekordművelet elvégzése előtt a megfelelő rekordot a rekordkijelölőre kattintva ki kell jelölni. Az egér húzásával, illetve a CTRL vagy a SHIFT billentyűk használatával egyszerre több rekordot is kijelölhetünk. Az aktuális rekord kijelöléséhez használhatjuk a Szerkesztés menü Rekord kijelölése, a tábla összes rekordjának kijelöléséhez a Szerkesztés menü Összes rekord kijelölése parancsát vagy a CTRL+SHIFT+O billentyűkombinációt. A kijelölés megszüntetéséhez kattintsunk bármely rekord tetszőleges mezőjére. MOZGÁS A TÁBLÁBAN A következő táblázatban a rekordkijelölőn megjelenő ikonokat és azok jelentését foglaltuk össze. A táblában a TAB billentyű lenyomásával a következő mezőbe lépünk. A SHIFT+TAB billentyűvel az előző mezőbe lépünk vissza. A HOME és END billentyű az aktuális rekord első, illetve utolsó mezőjébe léptet. A PAGE UP vagy PAGE DOWN billentyűk segítségével képernyő oldalanként lapozhatunk. A CTRL+HOME, illetve a CTRL+END billentyűk az első rekord első, illetve az utolsó rekord utolsó mezőjébe léptetnek. A kurzormozgató nyilakkal mindig a nyilaknak megfelelő irányba léptethetjük el a kurzort. A megnyitott táblában a rekordok között a rekordléptető gombok segítségével mozoghatunk. Az Ugrás az első rekordra gombbal a tábla első rekordjára léptetjük a kurzort. Az Ugrás az utolsó rekordra gomb segítségével a tábla utolsó rekordjára ugrunk. Az Ugrás az előző rekordra gombbal az aktuális kurzorpozíció előtti rekordra lépünk. Az Ugrás a következő rekordra gomb használatával az aktív rekordot követő rekordra ugrunk. Az Új rekord hozzáadása gombbal a tábla végén új rekordot hozhatunk létre. Ezt a műveletet a Tábla adatlap eszköztár Új rekord hozzáadása gombjával vagy a Beszúrás menü Új rekord parancsával is elvégezhetjük. Egy vagy több feleslegessé vált rekord törléséhez – azok kijelölése után – kattintsunk a Tábla adatlap eszköztár Rekord törlése gombjára, adjuk ki a Szerkesztés menü Rekord törlése parancsát vagy üssük le a DELETE billentyűt. Az aktuális rekord törlése a teljes rekord kijelölése nélkül is lehetséges a Rekord törlése parancs vagy gomb használatával. Amennyiben az aktuális tábla kapcsolatban van egy másik táblával, a kapcsolódó rekordok kibonthatók a + ikonokra kattintva. Például megnézhetjük, hogy egy termékféleség egy kiszerelésére milyen megrendelések érkeztek: REKORD MÓDOSÍTÁSA A rekord adatainak módosításához álljunk a kurzorral a megfelelő cellába, és végezzük el a változtatást. A rekord változásai a rekordból való kilépéskor automatikusan mentésre kerülnek. VISSZAVONÁS Az Access-ben a rekordok szerkesztésekor – az Office programokban megszokottól eltérően – igen korlátozott visszavonási lehetőségeink vannak: kizárólag egy rekord tartalmának utolsó módosítása vagy új rekord létrehozása vonható vissza. A visszavonás a Szerkesztés menü Visszavonás parancsával, a Tábla adatlap eszköztár Visszavonás gombjával vagy a CTRL+Z billentyűkombinációval történhet. TÁBLA MÓDOSÍTÁSA Az Access táblában használható formátumok vonatkozhatnak a táblában tárolt adatokra, illetve magára a táblázatra. A táblában alkalmazott betűformátumokat a Formátum menü Betűtípus parancsának használatakor megjelenő párbeszéd panelen állítjuk be. A Betűtípus listában a Windows telepített karakterkészleteiből választhatunk. A betűk írásmódját a Betűstílus listán választjuk ki. A választható betűstílusok betűtípusonként eltérőek lehetnek. A betűnagyságot a Méret rovat segítségével nyomdai mértékegységben, pontban határozhatjuk meg. Szükség esetén ebbe a rovatba be is gépelhetünk egy – 1 és 127 pont közötti – tetszőleges értéket. A Hatás csoportban található Aláhúzás jelölőnégyzet bekapcsolásával a kijelölt adatokat a karakter színével megegyező színnel, egyszeresen aláhúzhatjuk. A Szín legördülő listában tizenhat különböző betűszín közül választhatunk. A különféle színek fekete-fehér nyomtatókon szürke árnyalatok formájában jelennek meg. ADATLAP MEGJELENÉS A tábla megjelenését a Formátum menü Adatlap parancsára kattintva az Adatlap formázása panelen módosíthatjuk. A Cellahatás csoportban a cellák optikai megjelenését módosíthatjuk. A Rácsvonalak csoportban kiválaszthatjuk, hogy láthatóak legyenek-e a tábla függőleges és vízszintes cellaelválasztó vonalai. A Háttérszín és a Rácsvonalszín legördülő listákban beállítható, hogy a cellák háttere és elválasztó vonalai milyen színűek legyenek. A Szegély- és vonalstílus csoportban az adatlap rácsvonalainak stílusát egyesével, egymástól függetlenül beállítható. Domború vagy Homorú cellahatás választása esetén ezek a beállítási lehetőségek nem használhatóak. SORMAGASSÁG BEÁLLÍTÁSA A sorok magasságát a Formátum menü Sormagasság parancsával állíthatjuk be. A sormagasság alapesetben a betűmérethez igazodik. A sorok magasságának növelése esetén a hosszú szövegek több sorba törve jelennek meg. A sormagasságot pontban adjuk meg. Az eredeti magasság visszaállításához, jelöljük be a Szabvány magasság jelölőnégyzetet. OSZLOPSZÉLESSÉG BEÁLLÍTÁSA A táblázat oszlopainak szélessége alapértelmezésben azonos. Az oszlopszélesség beállításához húzzuk az egér segítségével a megfelelő oszlop fejlécének jobb oldali határoló vonalát. A kijelölt oszlopok szélességét a Formátum menü Oszlopszélesség parancsára megjelenő párbeszéd panelen is beállíthatjuk. A párbeszéd panelen az oszlopszélességet az alapértelmezett méretű számjegyek számának meghatározásával adhatjuk meg. Amennyiben vissza szeretnénk állítani az eredeti szélességet, jelöljük be a Szabvány szélesség jelölőnégyzetet. A Legjobb illesztés gombot használva a kijelölt oszlopok szélességét az adott oszlop leghosszabb adatot tartalmazó cellájához igazíthatjuk. OSZLOP ÁTNEVEZÉSE A kijelölt oszlop átnevezéséhez adjuk ki a Formátum menü Oszlop átnevezése parancsát, majd gépeljük be az új nevet. A névadást az ENTER billentyű leütésével zárjuk. OSZLOP ÁTHELYEZÉSE Az oszlop áthelyezéséhez először jelöljük ki az oszlopot, majd a Fogd és vidd módszerrel húzzuk az oszlopot a kívánt helyre. OSZLOP ELFEDÉSE, FELFEDÉSE A tábla oszlopainak elrejtését az oszlop kijelölése után a Formátum menü Oszlopok elrejtése parancsával hajtjuk végre. Erre akkor lehet szükség, ha a képernyő bal szélén megjelenő rekordazonosítók mellett csak néhány, módosítandó oszlopot akarunk megjeleníteni. Az elrejtett oszlopokat a Formátum menü Oszlopok felfedése parancsával jelenítjük meg újra. A megjelenő párbeszéd panelen jelölhetjük ki a megjeleníteni kívánt oszlopokat. Több oszlopot tartalmazó adatlap esetén rögzíthetjük azokat az oszlopokat, amelyeket az adatlap bal szélen mindig látni szeretnénk. Az oszlopok kijelölése után kikattintsunk a Formátum menü Oszlop rögzítése parancsára. Az így rögzített oszlopok mindig láthatóak maradnak. A rögzítés megszüntetéséhez kattintsunk a Formátum menü Összes oszlop rögzítésének feloldása parancsára. OSZLOPOK RÖGZÍTÉSE Több oszlopot tartalmazó adatlap esetén rögzíthetjük azokat az oszlopokat, amelyeket az adatlap bal szélen mindig látni szeretnénk. Az oszlopok kijelölése után kikattintsunk a Formátum menü Oszlop rögzítése parancsára. Az így rögzített oszlopok mindig láthatóak maradnak. A rögzítés megszüntetéséhez kattintsunk a Formátum menü Összes oszlop rögzítésének feloldása parancsára. KERESÉS ÉS CSERE Az Access Keresés és Csere funkcióival könnyedén kikereshetjük vagy lecserélhetjük egy adott érték előfordulásait a táblázatban. A Keresés funkciót a Szerkesztés menü Keresés parancsával érjük el. A Mit keres rovatba gépeljük be a keresett adatot, vagy annak egy részletét. A Miben legördülő listában kiválaszthatjuk, hogy az aktuális oszlopban, vagy a teljes táblában történjék-e a keresés. Ha a Keresés parancs kiadásakor több mező, illetve egy vagy több teljes rekord volt kijelölve, a keresés csak a teljes táblában lehetséges. Ilyenkor a Miben legördülő lista inaktív. Az Egyezés legördülő listában meghatározhatjuk, hogy a keresett adatnak hol kell szerepelnie a mezőben. A Teljes mező listaelem választása esetén a mező tartalmának teljes egészében meg kell egyeznie a keresett értékkel. A Mező elején listaelem választása esetén a mező tartalmának a keresett kifejezéssel kell kezdődnie. A Mező bármely részében listaelem választásakor a keresett kifejezés a mező tartalmának bármely része lehet. A Keresés legördülő lista segítségével állíthatjuk be, hogy a keresés az aktuális rekordpozíciótól lefelé vagy felfelé történjen, vagy pedig az egész táblára kiterjedjen. A Kis- és nagybetű különbözik jelölőnégyzet bekapcsolásával előírhatjuk a kis- és nagybetűk szigorú megkülönböztetését. A Formázott adat keresése jelölőnégyzet bekapcsolása esetén a keresés során a keresett adatot és a mezők képernyőn kijelzett formáját veti össze a program. Például formázott adat az 1 000,00 Ft, ez formázás nélkül 1000. Ha a jelölőnégyzetet nem kapcsoljuk be, a Mit keres rovatban megadott adatot a mező értékében keresi a program. Ha a teljes táblában keresünk, mindig formázott keresés történik. A keresést a Következő gombra kattintva indítjuk. Ekkor a program kijelöli az első, a keresett információ első előfordulását. A folytatáshoz kattintsunk ismét a Következő gombra. Egyes adatok cseréléséhez kattintsunk a Keresés és csere panel Csere fülére, vagy adjuk ki a Szerkesztés menü Csere parancsát. A Mit keres rovatba a keresett adatot adhatjuk meg. A Mire cseréli rovatba a behelyettesítendő adatot írjuk. A további opciók megegyeznek a keresésnél tanultakkal. A csere művelet indításához kattintsunk a Következő gombra. Ekkor az Access kijelöli az első, a keresett adatot tartalmazó cellát. Ezután a Cseréli gombra kattintva kérhetjük a cella tartalmának cseréjét, vagy a Következő gombra kattintva az aktuális cellát átugorjuk. A keresett adat minden előfordulásának lecseréléséhez kattintsunk a Mindet cseréli gombra. MÓDOSÍTÁSOK MENTÉSE A rekordok tartalmi módosításait az Access a rekord elhagyásakor automatikusan elmenti, így azok külön mentésére nincs szükség. Abban az esetben azonban, ha a táblában nem tartalmi, hanem például szerkezeti módosításokat végzünk, a változásokat el kell mentenünk. A mentéshez adjuk ki a Fájl menü Mentés parancsát vagy kattintsunk az Adatbázis eszköztár Mentés gombjára, illetve használhatjuk a CTRL+S billentyűkombinációt is. Ekkor a tábla előző változata felülíródik az új változattal.
Az Ön által használt böngésző nem ismeri a beágyazott kereteket, vagy jelenleg úgy van beállítva, hogy ne jelenítse meg azokat.	Következő leckéhez klikkelje! Új adatbázis létrehozása

Az Ön által használt böngésző nem ismeri a beágyazott kereteket, vagy jelenleg úgy van beállítva, hogy ne jelenítse meg azokat.

TÁBLÁK IMPORTÁLÁSA

Az importálás művelettel objektumokat vagy adatokat másolhatunk át egy másik adatbázisból vagy listából. Importálhatunk Access, FoxPro, dBASE, Paradox adatbázis fájlokból, illetve Excel táblázatokból és Word szövegszerkesztővel készített dokumentumokból is.

Az importálás megkezdésekor nyissuk meg a célfájlt a Fájl menü Külső adatok átvétele almenüjének Importálás parancsával.

A megjelenő Importálás párbeszéd panel Fájltípus legördülő listájában adjuk meg az importálandó fájl típusát. A fájlszerkezetben keressük meg és jelöljük ki az importálandó fájlt.

Az importálás folyamatának elindításához kattintsunk az Importálás gombra. A megjelenő Objektum importálása párbeszéd panelen jelöljük ki a másolandó objektumokat, majd kattintsunk az Importálás gombra.

FÁJLOK KERESÉSE

A megfelelő típusú vagy tartalmú fájl megkereséséhez használjuk az Eszközök gomb lenyíló menüjének Keresés parancsát.

Kereshetünk fájlnevek és a fájlok tulajdonságlapján megadott adatok alapján is. Ehhez a keresőfeltételeket a Speciális lapon adjuk meg.

IMPORTÁLÁS ACCESSSBŐL

Importálhatjuk az Access adatbázis összes objektumát, csak egyes rész objektumait, vagy csak a kiválasztott objektumokat.

Célszerű a kiválasztást objektum típusonként végezni. A típus összes elemének importálásához használjuk a Mindet kijelöli gombot.

Ha nem a keresett elemeket jelöltük ki, az Összes kijelölés törlése gombbal törölhetjük az addigi kiválasztásokat.

A Beállítások gomb segítségével megadhatjuk, hogy az adott objektumtípus elemeinek mely tulajdonságait szeretnénk importálni.

Az OK gombra kattintva a program elvégzi a kijelölt Access elemek importálását.

IMPORTÁLÁS EXCELBŐL

Az adatok Excel fájlból történő importáláshoz az Importálás párbeszéd panel Fájltípus legördülő listájában válasszuk a Microsoft Excel fájltípust. Keressük meg és jelöljük ki az importálandó fájlt.

Az importálás folyamatának elindításához kattintsunk az Importálás gombra. A megjelenő Táblázat importálása varázsló párbeszéd panelen kiválaszthatjuk, hogy melyik munkalapot vagy a munkalapon megnevezett tartományt szeretnénk másolni.

A megfelelő elem kiválasztása után kattintsunk a Tovább gombra.

A következő lapon a kiválasztott táblázat első sorát beállíthatjuk oszlopfejlécnek. Ebben az esetben az Access az első sorban található szövegeket mezőneveknek és címeknek tekinti. Bejelölés nélkül a mezőket a Mező1, Mező2, stb. névvel látja el az Access.

A következő lapon megadhatjuk, hogy hová szeretnénk importálni a táblát. Lehetőségünk van létrehozni egy új táblát, illetve felhasználhatunk már korábban létrehozott táblákat is. Amennyiben egy létező táblába szeretnénk importálni az adatokat, az importálni kívánt és a meglévő tábla adatszerkezetének meg kell egyeznie.

A negyedik lapon kijelölhetjük az importálandó mezőket. Ez abban az esetben fontos, ha nem az összes oszlopot akarjuk egyszerre importálni. Az oszlopokat a fejlécükre kattintva tudjuk kijelölni.

Azokat az oszlopokat, amelyeket nem szeretnénk importálni a Ne importálja a mezőt (Kihagyja) jelölőnégyzet bekapcsolásával jelöljük meg. Az Indexelt legördülő mezővel a kiválasztott oszlopok indexelési módját állíthatjuk be.

A következő oldalon megadhatjuk, hogy melyik mező legyen az elsődleges kulcs. Jelöljük be a Magam választom ki választógombot, és a legördülő listában adjuk meg az elsődleges kulcsnak szánt mező nevét.

Amennyiben egyik létező mezőnk sem alkalmas elsődleges kulcsnak, válasszuk Az Access adjon elsődleges kulcsot a táblához választógombot. Ekkor a program egy számláló típusú mezőt szúr be, ahol automatikusan generálja az egyedi azonosítót.

Ha nem szeretnénk elsődleges kulcsot definiálni, válasszuk a Ne legyen elsődleges kulcs opciót.

Az utolsó oldalon adjunk nevet a táblánknak. A program alapértelmezésként a másolt munkalapfül nevét ajánlja fel.

Az importálás elvégzéséhez kattintsunk a Befejezés gombra.

Ha az adatok új táblaként történő importálásakor egy létező tábla nevét adtunk meg, akkor a program figyelmeztet a felülírás veszélyére. A felülírt táblák minden adata elvész.

A sikeres importálásról az alábbi párbeszéd panel tájékoztat bennünket.

Ezután az importált tábla megjelenik az Adatbázis ablakban.

TÁBLA CSATOLÁS

A külső forrásból származó adatokat nem csak importálhatjuk, hanem csatolhatjuk is Access adatbázisunkhoz. Ebben az esetben az Access-ben végzett módosítások bekerülnek a csatolt tábla forrásaként szolgáló fájlba is, illetve a forrásként szolgáló fájlban külső programmal végzett módosítások megjelennek az Access-ben is.

ACCESS TÁBLA CSATOLÁSA

Access tábla csatolásához használjuk a Fájl menü Külső adatok átvétele almenüjének Csatolás parancsát. Győződjünk meg arról, hogy a Csatolás párbeszéd panel Fájltípus legördülő listában a Microsoft Access listaelem van kiválasztva.

Jelöljük ki a csatolni kívánt fájlt, majd kattintsunk a Csatolás gombra.

A megjelenő Tábla csatolása párbeszéd panelen a fájlok importálásához hasonló módon jelölhetjük ki a csatolni kívánt táblázatot.

A csatolt táblákat a többitől eltérő ikonnal jelöli az Access.

A csatolt táblánkban végezhetünk szűréseket, rendezéseket, de a tábla Tervező nézetét nem módosíthatjuk.

EXCEL TÁBLA CSATOLÁSA

Excel tábla csatolásához a Csatolás párbeszéd panel Fájltípus legördülő listájában válasszuk a Microsoft Excel fájltípust.

Jelöljük ki a csatolni kívánt fájlt, majd kattintsunk a Csatolás gombra.

A megjelenő Táblázat csatolása varázsló párbeszéd panelen választhatjuk ki a másolandó munkalapot vagy tartományt.

A következő lapon a kiválasztott táblázat első sorát beállíthatjuk oszlopfejlécnek. Ebben az esetben az Access az első sorban található szövegeket tekinti mezőneveknek és címeknek.

Az utolsó panelen szükség szerint módosíthatjuk a tábla nevét. A program alapértelmezésként a másolt munkalapfül nevét ajánlja fel.

A csatolás elvégzéséhez kattintsunk a Befejezés gombra. A sikeres csatolásról az alábbi párbeszéd panel tájékoztat bennünket.

Ez után az importált tábla megjelenik az Adatbázis ablakban.

A csatolt táblában végezhetünk szűréseket, rendezéseket, de a tábla Tervező nézetét nem módosíthatjuk.

TÁBLA MÁSOLÁSA

Elkészült tábláinkról másolatot készíthetünk. A másolás lépései a következők:

·         Jelöljük ki a másolni kívánt táblát az adatbázis ablakban.

·         Adjuk ki a Szerkesztés menü Másolás parancsát, vagy kattintsunk az Adatbázis Másolás gombjára, illetve üssük le a CTRL+C billentyűkombinációt.

·         A művelet befejezéséhez használjuk a Szerkesztés menü Beillesztés parancsát, az Adatbázis eszköztár Beillesztés gombját vagy a CTRL+V billentyűkombinációt.

A megjelenő Tábla beillesztése másként panelen gépeljük be az új tábla nevét.

A Beillesztés beállításai csoportban adjuk meg, hogy a tábla melyik részét másoljuk.

Amennyiben a Csak struktúra választógombot jelöljük be, az új táblánk az előzőnek csak a tervezetét másolja le, a táblában levő rekordok nem kerülnek át az új táblába.

A Struktúra és adat választógomb bejelölése esetén az új táblába átmásolódnak a forrás tábla rekordjai és a forrás tábla szerkezeti felépítése is.

Abban az esetben, ha csak a tábla rekordjait szeretnénk másolni egy már meglevő, hasonló szerkezetű táblába, a Táblanév rovatban adjuk meg a már létező tábla nevét, és jelöljük be az Adat hozzáfűzése meglévő táblához opciót.

MŰVELETEK REKORDOKKAL TÁBLÁBAN

Egy tábla megnyitás után Adatlap nézetben jelenik meg a képernyőn. Ebben a nézetben a tábla rekordjaival különféle műveleteket végezhetünk.

Ebben a nézetben lehetőségünk van új adatok bevitelére vagy a meglévő adatok módosítására. Ennek a nézetnek az előnye, hogy sok rekord tartalmát láthatjuk egyszerre a képernyőn, ami megkönnyítheti az adatok összevetését, illetve az esetlegesen hibás adatok kikeresését. Az adatbevitel egyszerűsítésére azonban készíthetünk kényelmesebben használható űrlapokat is.

A legtöbb rekordművelet elvégzése előtt a megfelelő rekordot a rekordkijelölőre kattintva ki kell jelölni.

Az egér húzásával, illetve a CTRL vagy a SHIFT billentyűk használatával egyszerre több rekordot is kijelölhetünk.

Az aktuális rekord kijelöléséhez használhatjuk a Szerkesztés menü Rekord kijelölése, a tábla összes rekordjának kijelöléséhez a Szerkesztés menü Összes rekord kijelölése parancsát vagy a CTRL+SHIFT+O billentyűkombinációt. A kijelölés megszüntetéséhez kattintsunk bármely rekord tetszőleges mezőjére.

MOZGÁS A TÁBLÁBAN

A következő táblázatban a rekordkijelölőn megjelenő ikonokat és azok jelentését foglaltuk össze.

A táblában a TAB billentyű lenyomásával a következő mezőbe lépünk. A SHIFT+TAB billentyűvel az előző mezőbe lépünk vissza.

A HOME és END billentyű az aktuális rekord első, illetve utolsó mezőjébe léptet.

A PAGE UP vagy PAGE DOWN billentyűk segítségével képernyő oldalanként lapozhatunk.

A CTRL+HOME, illetve a CTRL+END billentyűk az első rekord első, illetve az utolsó rekord utolsó mezőjébe léptetnek.

A kurzormozgató nyilakkal mindig a nyilaknak megfelelő irányba léptethetjük el a kurzort.

A megnyitott táblában a rekordok között a rekordléptető gombok segítségével mozoghatunk.

Az Ugrás az első rekordra gombbal a tábla első rekordjára léptetjük a kurzort.

Az Ugrás az utolsó rekordra gomb segítségével a tábla utolsó rekordjára ugrunk.

Az Ugrás az előző rekordra gombbal az aktuális kurzorpozíció előtti rekordra lépünk.

Az Ugrás a következő rekordra gomb használatával az aktív rekordot követő rekordra ugrunk.

Az Új rekord hozzáadása gombbal a tábla végén új rekordot hozhatunk létre. Ezt a műveletet a Tábla adatlap eszköztár Új rekord hozzáadása gombjával vagy a Beszúrás menü Új rekord parancsával is elvégezhetjük.

Egy vagy több feleslegessé vált rekord törléséhez – azok kijelölése után – kattintsunk a Tábla adatlap eszköztár Rekord törlése gombjára, adjuk ki a Szerkesztés menü Rekord törlése parancsát vagy üssük le a DELETE billentyűt. Az aktuális rekord törlése a teljes rekord kijelölése nélkül is lehetséges a Rekord törlése parancs vagy gomb használatával.

Amennyiben az aktuális tábla kapcsolatban van egy másik táblával, a kapcsolódó rekordok kibonthatók a + ikonokra kattintva. Például megnézhetjük, hogy egy termékféleség egy kiszerelésére milyen megrendelések érkeztek:

REKORD MÓDOSÍTÁSA

A rekord adatainak módosításához álljunk a kurzorral a megfelelő cellába, és végezzük el a változtatást. A rekord változásai a rekordból való kilépéskor automatikusan mentésre kerülnek.

VISSZAVONÁS

Az Access-ben a rekordok szerkesztésekor – az Office programokban megszokottól eltérően – igen korlátozott visszavonási lehetőségeink vannak: kizárólag egy rekord tartalmának utolsó módosítása vagy új rekord létrehozása vonható vissza. A visszavonás a Szerkesztés menü Visszavonás parancsával, a Tábla adatlap eszköztár Visszavonás gombjával vagy a CTRL+Z billentyűkombinációval történhet.

TÁBLA MÓDOSÍTÁSA

Az Access táblában használható formátumok vonatkozhatnak a táblában tárolt adatokra, illetve magára a táblázatra.

A táblában alkalmazott betűformátumokat a Formátum menü Betűtípus parancsának használatakor megjelenő párbeszéd panelen állítjuk be.

A Betűtípus listában a Windows telepített karakterkészleteiből választhatunk. A betűk írásmódját a Betűstílus listán választjuk ki. A választható betűstílusok betűtípusonként eltérőek lehetnek. A betűnagyságot a Méret rovat segítségével nyomdai mértékegységben, pontban határozhatjuk meg. Szükség esetén ebbe a rovatba be is gépelhetünk egy – 1 és 127 pont közötti – tetszőleges értéket.

A Hatás csoportban található Aláhúzás jelölőnégyzet bekapcsolásával a kijelölt adatokat a karakter színével megegyező színnel, egyszeresen aláhúzhatjuk. A Szín legördülő listában tizenhat különböző betűszín közül választhatunk. A különféle színek fekete-fehér nyomtatókon szürke árnyalatok formájában jelennek meg.

ADATLAP MEGJELENÉS

A tábla megjelenését a Formátum menü Adatlap parancsára kattintva az Adatlap formázása panelen módosíthatjuk.

A Cellahatás csoportban a cellák optikai megjelenését módosíthatjuk.

A Rácsvonalak csoportban kiválaszthatjuk, hogy láthatóak legyenek-e a tábla függőleges és vízszintes cellaelválasztó vonalai.

A Háttérszín és a Rácsvonalszín legördülő listákban beállítható, hogy a cellák háttere és elválasztó vonalai milyen színűek legyenek.

A Szegély- és vonalstílus csoportban az adatlap rácsvonalainak stílusát egyesével, egymástól függetlenül beállítható.

Domború vagy Homorú cellahatás választása esetén ezek a beállítási lehetőségek nem használhatóak.

SORMAGASSÁG BEÁLLÍTÁSA

A sorok magasságát a Formátum menü Sormagasság parancsával állíthatjuk be. A sormagasság alapesetben a betűmérethez igazodik. A sorok magasságának növelése esetén a hosszú szövegek több sorba törve jelennek meg.

A sormagasságot pontban adjuk meg. Az eredeti magasság visszaállításához, jelöljük be a Szabvány magasság jelölőnégyzetet.

OSZLOPSZÉLESSÉG BEÁLLÍTÁSA

A táblázat oszlopainak szélessége alapértelmezésben azonos. Az oszlopszélesség beállításához húzzuk az egér segítségével a megfelelő oszlop fejlécének jobb oldali határoló vonalát.

A kijelölt oszlopok szélességét a Formátum menü Oszlopszélesség parancsára megjelenő párbeszéd panelen is beállíthatjuk.

A párbeszéd panelen az oszlopszélességet az alapértelmezett méretű számjegyek számának meghatározásával adhatjuk meg.

Amennyiben vissza szeretnénk állítani az eredeti szélességet, jelöljük be a Szabvány szélesség jelölőnégyzetet.

A Legjobb illesztés gombot használva a kijelölt oszlopok szélességét az adott oszlop leghosszabb adatot tartalmazó cellájához igazíthatjuk.

OSZLOP ÁTNEVEZÉSE

A kijelölt oszlop átnevezéséhez adjuk ki a Formátum menü Oszlop átnevezése parancsát, majd gépeljük be az új nevet. A névadást az ENTER billentyű leütésével zárjuk.

OSZLOP ÁTHELYEZÉSE

Az oszlop áthelyezéséhez először jelöljük ki az oszlopot, majd a Fogd és vidd módszerrel húzzuk az oszlopot a kívánt helyre.

OSZLOP ELFEDÉSE, FELFEDÉSE

A tábla oszlopainak elrejtését az oszlop kijelölése után a Formátum menü Oszlopok elrejtése parancsával hajtjuk végre. Erre akkor lehet szükség, ha a képernyő bal szélén megjelenő rekordazonosítók mellett csak néhány, módosítandó oszlopot akarunk megjeleníteni.

Az elrejtett oszlopokat a Formátum menü Oszlopok felfedése parancsával jelenítjük meg újra. A megjelenő párbeszéd panelen jelölhetjük ki a megjeleníteni kívánt oszlopokat.

Több oszlopot tartalmazó adatlap esetén rögzíthetjük azokat az oszlopokat, amelyeket az adatlap bal szélen mindig látni szeretnénk. Az oszlopok kijelölése után kikattintsunk a Formátum menü Oszlop rögzítése parancsára. Az így rögzített oszlopok mindig láthatóak maradnak. A rögzítés megszüntetéséhez kattintsunk a Formátum menü Összes oszlop rögzítésének feloldása parancsára.

OSZLOPOK RÖGZÍTÉSE

Több oszlopot tartalmazó adatlap esetén rögzíthetjük azokat az oszlopokat, amelyeket az adatlap bal szélen mindig látni szeretnénk. Az oszlopok kijelölése után kikattintsunk a Formátum menü Oszlop rögzítése parancsára. Az így rögzített oszlopok mindig láthatóak maradnak. A rögzítés megszüntetéséhez kattintsunk a Formátum menü Összes oszlop rögzítésének feloldása parancsára.

KERESÉS ÉS CSERE

Az Access Keresés és Csere funkcióival könnyedén kikereshetjük vagy lecserélhetjük egy adott érték előfordulásait a táblázatban.

A Keresés funkciót a Szerkesztés menü Keresés parancsával érjük el.

A Mit keres rovatba gépeljük be a keresett adatot, vagy annak egy részletét.

A Miben legördülő listában kiválaszthatjuk, hogy az aktuális oszlopban, vagy a teljes táblában történjék-e a keresés. Ha a Keresés

parancs kiadásakor több mező, illetve egy vagy több teljes rekord volt kijelölve, a keresés csak a teljes táblában lehetséges. Ilyenkor a Miben legördülő lista inaktív.

Az Egyezés legördülő listában meghatározhatjuk, hogy a keresett adatnak hol kell szerepelnie a mezőben. A Teljes mező listaelem választása esetén a mező tartalmának teljes egészében meg kell egyeznie a keresett értékkel. A Mező elején listaelem választása esetén a mező tartalmának a keresett kifejezéssel kell kezdődnie. A Mező bármely részében listaelem választásakor a keresett kifejezés a mező tartalmának bármely része lehet.

A Keresés legördülő lista segítségével állíthatjuk be, hogy a keresés az aktuális rekordpozíciótól lefelé vagy felfelé történjen, vagy pedig az egész táblára kiterjedjen.

A Kis- és nagybetű különbözik jelölőnégyzet bekapcsolásával előírhatjuk a kis- és nagybetűk szigorú megkülönböztetését.

A Formázott adat keresése jelölőnégyzet bekapcsolása esetén a keresés során a keresett adatot és a mezők képernyőn kijelzett formáját veti össze a program. Például formázott adat az 1 000,00 Ft, ez formázás nélkül 1000. Ha a jelölőnégyzetet nem kapcsoljuk be, a Mit keres rovatban megadott adatot a mező értékében keresi a program. Ha a teljes táblában keresünk, mindig formázott keresés történik.

A keresést a Következő gombra kattintva indítjuk. Ekkor a program kijelöli az első, a keresett információ első előfordulását.

A folytatáshoz kattintsunk ismét a Következő gombra.

Egyes adatok cseréléséhez kattintsunk a Keresés és csere panel Csere fülére, vagy adjuk ki a Szerkesztés menü Csere parancsát.

A Mit keres rovatba a keresett adatot adhatjuk meg.

A Mire cseréli rovatba a behelyettesítendő adatot írjuk.

A további opciók megegyeznek a keresésnél tanultakkal.

A csere művelet indításához kattintsunk a Következő gombra.

Ekkor az Access kijelöli az első, a keresett adatot tartalmazó cellát. Ezután a Cseréli gombra kattintva kérhetjük a cella tartalmának cseréjét, vagy a Következő gombra kattintva az aktuális cellát átugorjuk.

A keresett adat minden előfordulásának lecseréléséhez kattintsunk a Mindet cseréli gombra.

MÓDOSÍTÁSOK MENTÉSE

A rekordok tartalmi módosításait az Access a rekord elhagyásakor automatikusan elmenti, így azok külön mentésére nincs szükség. Abban az esetben azonban, ha a táblában nem tartalmi, hanem például szerkezeti módosításokat végzünk, a változásokat el kell mentenünk. A mentéshez adjuk ki a Fájl menü Mentés parancsát vagy kattintsunk az Adatbázis eszköztár Mentés gombjára, illetve használhatjuk a CTRL+S billentyűkombinációt is. Ekkor a tábla előző változata felülíródik az új változattal.

Az Ön által használt böngésző nem ismeri a beágyazott kereteket, vagy jelenleg úgy van beállítva, hogy ne jelenítse meg azokat.

Következő leckéhez klikkelje!

Új adatbázis létrehozása