V. fejezet
Forrásfejlesztés és pályázatírás
Szerző: Dudás Zoltán

1. Navigare necesse est

Minden kor társadalmának meg voltak a civil szereplői, akik valamilyen alternatív módon, az éppen regnáló hatalomtól függetlenül igyekeztek a közjót szolgálni, még akkor is, ha ezen tevékenységük nem volt tudatos vagy éppen megbecsült.

A legújabb kori társadalmakban, az euro-atlanti részen a két világháború között indul fejlődésnek a civil lét és társadalom. Vannak országok, ahol felismerték e szervezetek jótékony hatását, és a hatalmi ágakkal közös programokban vesznek részt; vannak társadalmak, ahol mintegy vegetálva, megtűrt – kirakat – szervezeteknek tekintik őket; és vannak olyan országok, ahol kifejezetten károsnak ítélik meg a civil vagy társadalmi szervezetek jelenlétét a közéletben.

Az elfogadottságtól függően, van lehetősége a szervezetnek erőteljesebben, vagy gyengébben megjelenni a társadalmi élet színpadán, és ezen színpadon kivívott szerepéhez mérten kap nagyobb vagy kisebb juttatásokat költségvetési, vagy egyéb forrásokból. Magyarországon még tart a kirakat-politika a civil szervezetekkel kapcsolatban, de valamelyes elmozdulás tapasztalható – az Európai Unióban megszokott és elvárt tény a társadalmi, a civil egyeztetés.

Legyen az bármelyik civil vagy társadalmi szervezet, valami módon ahhoz, hogy az alapító okiratban vállalt küldetését meg tudja valósítani, forrásokra van szüksége. Számos szervezet nem nyereségorientáltan teszi mindezt a tevékenységét. Még akkor is, ha tisztségviselői, munkatársai önkéntes munkában vesznek részt a szervezet tevékenységében, valamelyes forrásokra szükségük van, hogy munkájukat elvégezhessék. Téves az az elgondolás, hogy az igazán sikeres, elismert programokhoz sok pénzre van szükség; tény, hogy nem, de az is tény, hogy valamennyi viszont elengedhetetlen.

Jelen felvetéssel nevezett civil és társadalmi szervezetek számára igyekszünk támpontokat adni, hogy a küldetésük megvalósításához elengedhetetlen forrásokat milyen módon és milyen technikákkal tudják összegyűjteni. Tekintettel a mű szerkezetére, továbbá a képzési szervezetek specifikus forrásgyűjtési technikáira, jelen esetben a közvetlen levelek, a közvetlen marketing, vagy a bálok, estélyek és vacsorák mint forrásgyűjtési technikák világába nem kalandoznánk el, maradnánk az egyszerű és a nem normatív források 87%-át kitevő forrásgyűjtés tárgyalásánál, a pályázatírásnál.

1.1. A kályha

Alapgondolat és elengedhetetlen ahhoz, hogy egy szervezet hosszú életű legyen a pályázatírói létben: ne azt készítse, amire van pályázat, hanem ahhoz keressen pályázatot, amit el szeretne végezni. A lényeg, mit szeretne a szervezet ténylegesen megvalósítani, és ahhoz kell forrást találni. A tevékenységet egy jó ötlettel meg kell ragadni és bemutatni. Nem csak az fontos, hogy egy soha nem végzett dolgot vigyen véghez, vagy mentse meg a világot, hanem egy egyedi problémára, találjon egyedi választ, amely az adott körülmények között reális megoldásnak, és ugyanakkor kivitelezésében alternatívnak is tűnik.

Mielőtt a szervezet lázas pályázatírásba kezdene, nem árt, ha a projektet tartalmilag előkészítik. Indokolt meghatározni a konkrét célkitűzéseket (erre vonatkozó technikákat a későbbiekben tárgyal e tanulmány), a projekt legfontosabb jellemzőit. Az alapvető célkitűzés tartalma, hogy hová szeretne a szervezet eljutni. Cél lehet több is, kisebbek, nagyobbak, és indokolt egy főcél, vagy végleges cél megnevezése is.

Egy szervezet ne azért dolgozzon ki egy projektet, mert arra lehet forrásokat szerezni, hanem olyan projektet akarjon megvalósítani, amelyre tényleges igény és szükséglet mutatkozik, és ehhez keressen megfelelő pályázati kiírást.

1.2. A tervezés

Egy-egy projekt egyik legfontosabb fázisa az előkészületek során a tervezés. Ha szeretné elérni a projektvezető, hogy ne kínálatvezérelt projektet vigyen végig, vagy nem várt kockázatok meg ne hiúsítsák a projektet, vagy esetlegesen az időközben felmerülő igényeket ne hagyja figyelmen kívül, akkor mindenképpen indokolt, hogy előzetesen gondosan gondolja át és vésse papírra elképzelését.

A programok tervezésének majd levezénylésének egyik leghatásosabb eszköze a Projekt Ciklus Menedzsment. Ha meg szeretnénk fogalmazni mi is a PCM, akkor a leginkább azt mondhatnánk: „A projektmenedzsment tudás, képességek, eszközök és technikák alkalmazása a projekthez tartozó tevékenységek folyamán, oly módon, hogy az megfeleljen mindazok igényeinek és elvárásainak, akiknek a projekthez érdeke fűződik, illetve ezen igényeken és elvárásokon túl is hasznukra váljék a projekt. A kifejezést a folyamatban levő tevékenységek szervezése szempontjából történő megközelítések leírására is használják.” 93
A projektmenedzsment a projektcikluson belüli különböző fázisok koherens és hatékony módon történő kezelésének képessége és folyamata.

Előnye a standard formátum, az átlátható elemzés, a nem elhanyagolható célorientált tervezés, a mérhető hatások megjelenítése, a fenntarthatóság vizsgálata. A módszer ugyanakkor lehetőséget biztosít a költség–ráfordítás optimum kialakítására. Sokszor tapasztalni, hogy a nem gondos tervezés során kalkulált összegek a projekt befejezéséhez közeledve kezdenek egy szinusz görbére állni, és magasabb értékeket mutatni. Diszkontálással már a projekt elején ki lehet számolni az infláció, illetve a bekerülési költségek emelkedése okozta többletkiadásokat.
A folyamat során több területen is hasznos az előre tervezés. Ezzel a projektgazda az ügynek pénzt, önmagának munkaidőt takarít meg úgy, hogy teljes mértékben átlátja a projektet. Javul a munkamegosztás a teamen belül, csökkenek a kockázatok, és könnyebben lehet a projektben résztvevő szereplőket motiválni. Egy jól összeállított terv jó alap egy kezdeti lobbizás megindításához is. 

A projekt kezdetétől a végéig három fő lépcsőn kell végighaladni, melyekre gyakran a projektháromszög kifejezést használják. A három fő összetevő: a projekt létrehozása, a projekt megvalósítása, és a projekt értékelése. Ha ezeket, főleg az első elemet tovább bontjuk, akkor kapjuk meg a tényleges projektciklust.

1.3. Idő

A szervezetek nagy része hajlamos egy-egy projekt megvalósulása folyamán csupán a pénzügyi szempontokat figyelembe venni, és az időtényezőt mintegy alávetni teljesen az anyagi feltételeknek. Egy dolgot el lehet végezni olcsón, gyorsan és minőségileg, de csak úgy, hogy ebből kettő igaz.

Ha nem számolnak az idővel, az komoly többletkiadásokat, vagy a projekt minőségi romlását vonhatja maga után. Amikor megfogalmazódott a célkitűzés, akkor ennek alapján fel lehet állítani bizonyos időkereteket az egyes részfeladatok elvégzésére. Ezt célszerű táblázatos formában megszerkeszteni, egyrészt az áttekinthetőség, másrészt a könnyebb kezelhetőség végett.

Ami a pályázatírás idejét illeti, az előkészítés és a megírás aránya körülbelül 10:1-hez. Ha a kezdeti időt rászánja a szervezet az előkészítésre, akkor nagyon könnyen megírja a pályázatot. Csak az alapos készületek tesznek lehetővé jó minőségű és pontos kivitelezést. Nem csupán a pályázatot kell megnyerni, hanem a programot meg is kell valósítani. A késői kezdés vagy az idő nem arányos beosztása a projekt kudarcához vezethet.

1.4. Még mielőtt forrást keresnénk

Jó esetben minden egyes forrásfejlesztést a projekt átgondolása előzi meg. Minden egyes programnak van egy íve, folyamata a következők szerint:
Elképzelések elképzelések konkretizálása megvalósíthatósági tanulmány
projekttervezési fázis kapcsolatépítés forrásfejlesztés pályázatírás

Ezeket követően, vagy ha a szervezet pénzügyi helyzete megengedi, ezzel egy időben jöhet a megvalósítás és a projekt működése, és végezetül a lezárás-értékelés és egy újabb program (ha még az erőből futja).

Az elképzelések az ötletekkel veszik kezdetüket. Ezeket egy személy, vagy akár egy egész csapat (team) is összegezheti. A legjobb ötletet, az ötletet értékelés után választják ki, majd a feladatnak megfelelő koordinátort is választanak.
Amikor már megvan, hogy mi a program, érdemes pályázatok után nézni. Már ebben a fázisban. Lehet, hogy nem minden pályázati lehetőség jön számításba a program kapcsán, de elindulást jelent, és a későbbiek során, amikor már világos tervek, megvalósíthatósági tanulmányok vannak, akkor tovább szűkíthető a kör.

Milyen tényezők jöhetnek számításba, amelyek befolyásolják, mind a projekt, mind a pályázatírás menetét? A projekt kivitelezése szempontjából még a kezdetek kezdetén érdemes felmérni, hogy milyen fizikai erőforrásokkal, milyen emberi erőforrásokkal (HR), milyen pénzügyi forrásokkal, milyen technikai eszközökkel és infrastrukturális háttérrel, valamint mennyi idővel rendelkezik a projekt.

Érdemes táblázatszerűen összefoglalni, mi az, ami már megvan, és mi az, ami még mindenképpen szükséges a megvalósításhoz. Ha a táblázat „még beszerzendő” fele súlyosabb, akkor a projekt csak nagyon nagy erőráfordítással valósítható meg. Lehetséges, hogy annyira nagy erőforrással, hogy az már veszélyezteti a projekt megvalósulását, vagy a megvalósulás folyamán torzulások lépnek fel.

Célszerű a megvalósításra ítélt ötlet megtalálása után összefoglalót készíteni, mely a későbbiek során nagy haszonnal bír a pályázatírók vagy a projektet koordinálók számára. Ez tartalmazza a projekt és a projektgazda alapvető információit, amelyek egy-egy projekt során mint mindig előkerülő kérdések, előbukkannak.

Az alábbiakban javasolt táblázatot is lehet használni, de igény szerint lehet mást is készíteni.

A sorok megfelelően bővíthetők, viszont cél, hogy 2-3 oldalnál ne legyen hosszabb ezen összefoglaló.

A megvalósítandó ötletből konkrét feladattervet, ütemezési tervet kell készíteni, és egy reális költségvetést, amely mind a várható eredményeket, mind a megvalósítandó feladatot valós ajánlatokkal, tervekkel és számításokkal támasztja alá.

1.5. A projekt létrehozása

Elsősorban a projekttel megvalósítható elképzelések meghatározása és feltérképezése kell, hogy felkerüljön arra a nagy fehér lapra, amit legelőször elővesz a szervező. Ezek után fel lehet vázolni a projekt alapgondolatának főbb jellemzőit, majd jöhet egy első körös gyors előzetes értékelés. Ebben kap helyet a különféle külső tényezőknek az átgondolása: pl. engedélyek szükségesek-e, és milyen erőforrások árán szerezhetőek be. Ugyancsak már ebben a fázisban előkerül a financiális kérdés, milyen pénzügyi forrásokból gazdálkodik, és ezek milyen intenzitásával lehet számolni. Cél, hogy a projekt ne fulladjon ki se az elején, se a végén. Érdemes számba venni a projekt megvalósításáért elsődlegesen felelős szervezetet és személyt, továbbá a megvalósításba bevonható további szervezetek és személyek listáját.
A projekt készítésének logikai lépései tehát:

• A projekt hátterének és általános céljainak vázlatos ismertetése
• A projekt megvitatása és indoklása a szervezeten belül és mindazokkal, akiknek a projekthez, valamiféle érdeke fűződik
• A projekthez kapcsolódó politikákat tartalmazó legfontosabb dokumentumok meghatározása (nemzeti operatív programok, közösségi programok, ajánlások, irányelvek)
• A projekt konkrét céljainak és eredményeinek meghatározása
• A projekt kimenetének, bemenetének és előfeltevéseinek meghatározása
• Előzetes projektismertetés készítése
• A projekt költségeinek és forrásainak előzetes becslése
• Kapcsolatfelvétel a potenciális támogatókkal