Menedzsment alapfogalmak

• rendszer
• erõforrások
• adat, információ, tudás
• információrendszer
• szervezet
• szervezettípusok
• szervezeti célok
• a szervezetek környezete
• makrokörnyezet
• mikrokörnyezet
• a szervezet belsõ környezete
• a szervezeti mûködés érintettjei

A rendszer egymással kölcsönhatásban álló elemek összessége, amelyek adott cél érdekében együttmûködnek egymással és mûködésük során erõforrásokat használnak fel. A rendszer bemeneteit a környezetébõl kapja, és kimeneteit szintén a környezet számára állítja elõ.

• additív erõforrások: felhasználásukkor mennyiségük (általában a felhasználás arányában) csökken; pl. idõ, pénz, alapanyagok, energia, stb.
• kapacitív erõforrások: mennyiségük nem vagy csak kis mértékben függ a felhasználásuktól; pl. emberi vagy humán erõforrás, szervezet; eszközök (pl. számítógépek), infrastruktúra; adat, információ, információrendszer; szervezeti tudás, szervezeti kultúra, alkalmazott technológia, stb.
• Adat: rögzített (tárolt) információ, nem értelmezett ismeret
• Információ: a mûködés során felhasznált adat, értelmezett ismeret
• korlátlan felhasználhatóság (felhasználásával mennyisége nem csökken)
• szinergia: az egész több, mint a részek összege [A belsõ kapcsolatok miatt az információforrások együttesen több információt tartalmaznak, mint külön-külön összesen. Ennek könyvtári jelentõsége az, hogy az információk tartalmi feltárásával és rendszerezésével önmagában is új információt (azaz értéket) állítunk elõ. A menedzsment szempontjából pedig a szinergia azt jelenti, hogy az emberek együttmûködési képessége miatt egy jól mûködõ szervezet sokkal többre képes, mintha a benne levõ emberek külön-külön próbálnának egy adott célt megvalósítani.]
• Tudás: rendszerezett ismeret, amely felhasználható problémák megoldására, és a döntések következményének elõrelátására (gondolati modellezésére)

a rendszer mûködéséhez szükséges információkat biztosító, a szervezet belsõ kommunikációját megvalósító eszközök együttese (pl. számítógép hardver, szoftver, hálózati és kommunikációs eszközök, bevitt, tárolt és szolgáltatott adatok, adattárak és adatbázisok, kiszolgáló személyzet, stb.).

Az információrendszerek alaptípusai:

• termelési információs rendszer (PIS; pl. integrált könyvtári rendszer, amely az egyes könyvtári munkafolyamatok elvégzését támogatja és a munkafolyamatok közötti kommunikációt biztosítja)
• menedzsment információs rendszer (MIS)

a rendszer kapacitív (elsõsorban emberi) erõforrásaiból a szervezet stratégiai céljaival összhangban létrehozott funkcionális vagy szervezeti egységek rendszere.

A szervezetek három alapvetõ jellemzõje:

• a szervezeti egységek feladat- vagy munkamegosztása: a szervezeti egységek meghatározott feladatot, funkciót valósítanak meg a szervezeten belül [Például a könyvfeldolgozó osztály végzi a dokumentumok leírását és tartalmi feltárását, az olvasószolgálat végzi a kölcsönzés adminisztrálását, stb. A kialakított szervezeti egységekbõl szükség esetén nagyobb egységek is létrehozhatóak, pl. az informatikai fõosztály egyik részlege végzi az integrált könyvtári rendszer adminisztrációját, egy másik részlege pedig a könyvtár webportál kialakítását.]
• a szervezeti egységek kapcsolatrendszere [Az eredményes és hatékony mûködés alapja a szervezeti egységek közötti formális és informális kapcsolatok meghatározása. Különösen fontos a szervezeti egységek közötti kommunikáció. Például a hatékony szakmai kommunikáció a szervezeti tudás, mint alapvetõ erõforrás mûködését és fejlõdését teszi lehetõvé. Az egységek közötti információcsere formális csatornái a szervezet információrendszeréhez tartoznak. A személyes információcsere révén pedig olyan informális csatornák alakulnak ki a szervezeten belül, amelyeken serkentik az emberek közötti kommunikációt: a szakmai jellegû kommunikáció nagy része is ezeken keresztül fog megvalósulni, és ezek a csatornák teszik lehetõvé a szervezeti kultúra, mint másik alapvetõ erõforrás mûködését és fejlõdését is.]
• a szervezeti egységek irányítási rendszere [Nagyobb szervezetek esetén szükség van a különbözõ egységek tevékenységének összehangolására vagy koordinálására. A menedzsment tevékenysége éppen erre szolgál, az irányítási rendszer pedig a menedzsment és a különbözõ funkcionális egységek közötti (formális) kommunikációt biztosítja ún. "szolgálati utakon" keresztül (pl. utasítások eljuttatását a szervezet megfelelõ egységeihez és visszajelzéseket a menedzsment számára az utasítások végrehajtásáról). Az irányíthatóság érdekében általában több menedzsment szintet, ún. szervezeti hierarchiát alakítanak ki, ezeknek a száma és kapcsolatrendszere alapján különbözõ szervezettípusokról beszélhetünk. A szervezeti hierarchia egyes szintjein szabályozni kell a vezetõk és a dolgozók hatáskörét és felelõsségét.]
• hatáskör: rendelkezési (döntési, elosztási, felhasználási) jog az erõforrások adott köre felett
• felelõsség: az önállóan meghozott döntések kockázatának, és a kudarc következményeinek vállalása (anyagilag, erkölcsileg, egzisztenciálisan, stb.)
• alapelv: a hatáskör és a felelõsség mindig együtt kell, hogy járjon

• centralizált szervezetek: több szintbõl álló, hierarchikus szervezetek [A centralizált szervezetekben a menedzsment és az alkalmazottak közötti kommunikáció a köztes szinteken keresztül, közvetett módon valósul meg. Könnyen irányítható, kiszámítható (átlátható), megbízható, de a környezet változásaihoz nehezen alkalmazkodó (nagy tehetetlenséggel rendelkezõ) szervezetek. Tipikusan ilyenek a katonaság és a rendõrség szervezetei.]
• a centralizált szervezetek alaptípusa a funkcionális szervezet, amelyet rendszerint piramissal ábrázolnak:
• menedzsment szintek
• top menedzsment vagy felsõ vezetés (pl. könyvtárvezetõ, fõigazgató)
• középszintû vezetés ("középvezetõk", pl. osztályvezetõk)
• operatív menedzsment (pl. részleg- vagy csoportvezetõk)
• alkalmazottak (pl. könyvtárosok, informatikusok)
• kisegítõ személyzet (pl. takarítók)
• a funkcionális szervezetet ún. törzsegységekkel kiegészítve egy újabb szint jelenik meg
• a menedzsment támogató szintje (pl. külsõ tanácsadók, felkért szakértõk, megbízott jogászok)
• decentralizált szervezetek: kevés szintbõl álló szervezetek [A decentralizált szervezetekben a menedzsment és az alkalmazottak között rendszeres a közvetlen kommunikáció. Például TQM alapú szervezetekben erre szolgálnak az ún. minõségi körökkel, amelyekben az egyes munkafolyamatok résztvevõi és (belsõ és külsõ) érintettjei rendszeresen megbeszélik a felmerült problémákat, és javaslatokat fogalmaznak meg a megoldásukra. A decentralizált szervezetekben a menedzsment fõ célja az alkalmazottakban rejlõ képességek felszínre hozása, munkájuk segítése, hatékonyabbá tétele. A decentralizált szervezetek rendszerint a környezet változásaihoz kiválóan alkalmazkodó, innovatív szervezetek.]
• tanuló szervezetek
• a teljeskörû minõségbiztosításon (TQM) alapuló szervezetek (pl. minõségi körök kialakítása)
• projektalapú szervezetek
• hálózatok
• ...

A szervezet meghatározott célok elérésével próbál alkalmazkodni a változó környezethez. A célok meghatározása a tervezés része. A szervezeti célok ún. célhierarchiát alkotnak:

• alapcél (vagy alapvetõ cél)
• küldetés
• stratégiai (hosszútávú) célok
• taktikai (közép- vagy rövidtávú) célok, "mérföldkövek"
• operatív (közvetlen) célok

A gazdálkodó vagy üzleti szervezetek mûködésének alapcélja (vagy alapvetõ célja):

• felhasználói igények kielégítése
• érték (termék vagy szolgáltatás) elõállításával [Az érték itt a vállalat által felhasznált, és átalakított erõforrások egyfajta "tárgyiasulását" jelenti, azaz megjelenésüket új formában, az elõállított termékben vagy szolgáltatásban. A termék vagy szolgáltatás értéke az ún. "hozzáadott értékkel" meghaladja az elõállításához szükséges erõforrások együttes értékét, ezáltal lehetséges haszon elérése a termék vagy szolgáltatás értékesítése során.]
• haszon (nyereség, profit) elérése mellett.

• a szervezet külsõ környezete
• makrokörnyezet
• mikrokörnyezet
• a szervezet belsõ környezete

• jelenlegi környezet
• politikai környezet
• jogi környezet
• gazdasági környezet
• társadalmi környezet
• kulturális környezet
• egyéb tényezõk: pl. népesség (demográfiai helyzet); (szak)képzettség, munkanélküliség; jövedelemeloszlás, szociális helyzet; társadalmi mobilitás; társadalmi csoportok, migráció; társadalmi szolidaritás; értékrend, ideálok; viselkedéskultúra; munkaerkölcs, munkavégzési kultúra, minõségkultúra; életmód / életvitel / életstílus, egészségkultúra; stb.
• technológiai környezet
• természeti környezet
• politikai / gazdasági / társadalmi / technológiai / stb. folyamatok
• trendek (a folyamatok változásának hosszú távon, tartósan megfigyelhetõ fõ iránya vagy jellege)
• megatrendek (általános, alapvetõ, meghatározó trendek)
• tendenciák (a folyamatok változásának középtávon megfigyelhetõ iránya vagy jellege)
• (divat)irányzatok (a folyamatok változásának rövid távon megfigyelhetõ iránya)

• horizontális vetület
• szövetségesek, stratégiai partnerek (pl. más könyvtárak, iskolák) [Stratégiai partnerek azok a szervezetek lehetnek, amelyek mûködési köre átfedi egymást.]
• maga a (gazdálkodó vagy nonprofit) szervezet (pl. könyvtár)
• versenytársak vagy konkurencia (pl. az Internet vagy a televízió) [A versenytársak a konkurens vagy helyettesítõ termékek elõállítói.]
• vertikális vetület
• (be)szállítók (pl. ODR)
• maga a (gazdálkodó vagy nonprofit) szervezet (pl. könyvtár)
• vásárlók, vevõk vagy felhasználók (pl. olvasók, könyvtárhasználók)
• szükségletek [A szükségletek "látens", nem tudatosult igények.]
• igények [Az igények a (potenciális) vásárlókban már tudatosult szükségletek.]
• (fizetõképes) kereslet [A kereslet azokat a vásárlókat jelenti, akik már hajlandóak pénzt is áldozni a termékért.]
• nyilvánosság [A nyilvánosság mintegy "körbefogja" a modell horizontális és vertikális vetületét, és kapcsolatot létesít a makro- és mikrokörnyezet között. A nyilvánossághoz tartoznak például a vállalat mûködésének külsõ érintettjei.]

általánosságban a szervezet rendelkezésére álló erõforrások. Könyvtárakban érdemes kiemelni a következõ erõforrásokat:

• a könyvtár belsõ érintettjei
• a könyvtár személyi állománya (pl. képzettség)
• a könyvtár anyagi- vagy pénzforrásai
• a könyvtárban meglevõ "termelési" eszközök (pl. számítógépek)
• a könyvtár infrastruktúrája (pl. raktár, szabadpolcos terek, munkaszobák)
• a könyvtár elhelyezkedése (pl. megközelíthetõség)
• ergonómiai szempontok (pl. a könyvtár belsõ tereinek kialakítása)
• a könyvtár dokumentumállománya (nagyság, formai és tartalmi megoszlás, feltártság, stb.)
• a belsõ környezet "soft" elemei
• a könyvtár célrendszere
• a könyvtár hagyományai
• a könyvtár szervezeti kultúrája
• ...

• tulajdonosok (pl. részvényesek; shareholders vagy stockholders)
• nonprofit intézmények esetén fenntartók (pl. önkormányzat)
• további érintettek (stakeholders)
• belsõ érintettek
• menedzserek
• alkalmazottak
• külsõ érintettek
• a mikrokörnyezet érintettjei: (be)szállítók, stratégiai partnerek, versenytársak, vásárlók / fogyasztók / felhasználók
• nyilvánosság, sajtó
• a makrokörnyezet érintettjei: állami intézmények, önkormányzat (ha nem fenntartó), politikai érdekcsoportok, állampolgári / lakóhelyi közösségek, fogyasztói szervezetek, szakmai (pl. könyvtári) szervezetek, szakszervezet(ek), természeti környezet, természetvédõk, stb.