A menedzsment fogalma

• menedzsment
• alapvetõ menedzsment funkciók
• alapvetõ tevékenységi területek
• a szervezetek (legfontosabb) alrendszerei
• a menedzsment mint információfeldolgozás
• problémamegoldás a menedzsmentben
• értéklánc
• Porter szerint
• Kaplan és Norton szerint
• a pénzügyi nézõpont elérésének elvi lehetõségei
• vezetési és szervezetelméleti irányzatok
• a menedzsment vagy irányítási tevékenység alapjai

az a tevékenység, amelyet egy vagy több személy végez a szervezet tevékenységeinek összehangolása vagy koordinálása céljából.

A menedzsment legfontosabb feladatai, az ún. alapvetõ menedzsment funkciók:

• a szervezeti célok meghatározása és elérésük biztosítása
• tervezés [A szervezetek alapproblémája a változó környezethez való sikeres alkalmazkodás. A tervezés a problémák "elméleti" megoldásával (vö. a Popper-féle tetradikus séma elemeivel!) kijelöli az elérendõ szervezeti célokat és az elérésükhöz vezetõ (fontosabb) tevékenységeket. A célok és a célok eléréséhez szükséges tevékenységek meghatározása több szinten történik a szervezet célhierarchiájának megfelelõen. A tervezés tudatos (azaz a szervezeti tudást, tapasztalatokat kihasználó) alkalmazkodást jelent a környezeti változásokhoz, a kockázatok minimalizálásával -- szemben a problémákra történõ azonnali reagálással ("improvizálással"), amely ugyan lehet sikeres, de mindig magában hordozza a tévedés veszélyét.]
• szabályozás: visszacsatolás megvalósítása ún. vezérlési (azaz ellenõrzési és beavatkozási) pontok beépítésével a szervezet munkafolyamataiba [A szabályozás a folyamatközpontú minõségbiztosítás alapvetõ tevékenysége. Az ellenõrzési pontokat megvalósíthatjuk például teljesítménymutatók alkalmazásával. Ha a beavatkozás a szervezet által elõállított termékek (output) minõségének függvényében valósul meg, ún. kimeneti szabályozás történik.]
• PDCA ciklus (rutinszerûen ismétlõdõ tevékenységek, pl. alaptevékenységek esetén)
• tervezés (Plan): elvégzendõ tevékenységek meghatározása
• végrehajtás (Do): a tevékenységek végrehajtása a vonatkozó tervek, leírások alapján
• ellenõrzés (Check): az elvégzett tevékenységek eredményességének (hatékonyságának, minõségének, stb.) mérése [A tevékenység eredményességét pl. elõre meghatározott teljesítménymutatókkal mérhetjük. A tevékenységmutatók mérési módját és elvárt értékeit (vagy értékhatárait) a folyamat tervezésekor határozzuk meg.]
• beavatkozás (Act): a felmerült problémák megoldása, és szükség esetén a tervek módosítása [A PDCA ciklus lényege, hogy a beavatkozás sohasem közvetlenül a tevékenységet érinti, hanem mindig közvetett módon, a terveken keresztül valósul meg!]
• (többszintû) tervezés: elõregondolkodás, "gondolati modellezés", szimuláció, forgatókönyvek készítése az eddigi tapasztalatok alapján (egyedi tevékenységek, pl. projektek esetén)
• akció- vagy projekttervek készítése két szinten [A többszintû tervezés azt jelenti, hogy az egyes részcélokhoz vagy mérföldkövekhez vezetõ legfontosabb tevékenységeket (ún. ciklusokat vagy fázisokat) hosszú távon egy általános, nagyvonalú terv írja le, míg a közvetlen elõttünk álló idõszak tevékenységeit egy részletes projektterv tartalmazza. A nagyvonalú terveket a projekt elõrehaladtával folyamatosan konkretizálni kell.]
• a tervek (az egyes tevékenységek) végrehajtásának nyomon követése
• a tervektõl való eltérés esetén a felmerült problémák meghatározása és megoldása
• a tervek folyamatos korrigálása, hozzáigazítása a "valósághoz"
• a szervezeti erõforrások optimális felhasználásának biztosítása
• szervezés: a mûködéshez szükséges kapacitív erõforrások biztosítása (pl. a stratégiát megvalósító szervezet, munkaerõ és munkaeszközök biztosítása)
• irányítás: a mûködéshez szükséges additív erõforrások biztosítása (pl. pénzforrások) [Az irányítás a szervezeti egységek bemenetét (inputját) határozza meg. Mivel a rendelkezésre álló erõforrások meghatározzák egy szervezeti egység cselekvési lehetõségeit, decentralizált szervezetek esetén közvetett vezetésrõl vagy bemeneti szabályozásról is beszélhetünk.]
• az emberi erõforrások eredményes és hatékony mûködésének biztosítása
• vezetés: a szervezet "aktív elemeinek", a munkaerõnek a közvetlen vagy közvetett irányítása utasításokkal, munkaköri leírásokkal, irányelvekkel, stb. [A vezetés az operatív menedzsment alapvetõ funkciója, lényegében közvetlen vagy közvetett kommunikációt jelent az alkalmazottakkal.]
• (szervezeti) politika: a döntések elfogadtatása az alkalmazottakkal és más érintettekkel.

• stratégiai menedzsment [Funkcionális szervezetekben ez a top menedzsment legfontosabb funkciója!]
• hosszútávú vagy stratégiai tervezés: hosszútávú vagy stratégiai célok és az elérésükhöz szükséges tevékenységek (stratégia) meghatározása
• szervezet kialakítása (a stratégiai célok megvalósítása érdekében)
• taktikai menedzsment
• közép- és rövidtávú tervezés: a stratégiai célok lebontása rövidtávú célokra vagy mérföldkövekre, és az elérésükhöz szükséges feltételek és tevékenységek meghatározása
• szervezés, irányítás és szabályozás: a rövidtávú célok eléréséhez szükséges feltételek biztosítása, az erõforrások kiosztása és felhasználásuk figyelése
• alaptevékenységek menedzselése
• projektek, (egyedi) akciótervek megvalósításának menedzselése
• operatív menedzsment
• vezetés
• közvetlen (direkt, az adott szituációtól függõ) szervezés, irányítás és szabályozás
• erõforrások szétosztása
• konkrét tevékenységek elindítása, ellenõrzése, javítása és szükség esetén leállítása

A legfontosabb alrendszerek:

• a piachoz közvetlenül kapcsolódó alrendszerek (ún. elsõdleges tevékenységek)
• marketing menedzsment: a piaccal való kapcsolattartást megvalósító menedzsment tevékenységek összessége
• innovációmenedzsment: célja a szervezet egészének vagy egy részének a megújításával versenyelõny szerzése a piacon
• termelés- és szolgáltatásmenedzsment: célja termékek és szolgáltatások hatékony elõállítása
• minõségmenedzsment: célja minõségi termékek és szolgáltatások elõállítása
• (belsõ és külsõ) logisztika: célja, hogy a megfelelõ termékek a megfelelõ helyen és idõben, a megfelelõ mennyiségben és minõségben rendelkezésre álljanak a vállalati folyamatok számára
• egyéb funkcionális területek (ún. támogató tevékenységek)
• emberi erõforrás menedzsment (EEM): célja az emberi erõforrás hatékonyságának biztosítása
• információmenedzsment: célja hatékony vállalati információrendszer kialakítása és mûködtetése
• pénzügyek menedzsmentje: célja a szervezet számára rendelkezésre álló anyagi- vagy pénzforrások hatékony felhasználása (pl. költségvetés tervezése, kiadások és bevételek nyilvántartása, stb.)
• ...

A menedzsment tevékenységének nagy részében információfeldolgozást valósít meg:

• elemzés: naprakész információk szerzése a szervezetrõl és környezetérõl
• a makro- és mikrokörnyezet állandó elemzése
• rendszeres közvetlen, ill. közvetett kommunikáció az érintettekkel, például
• a fenntartókkal
• a felhasználókkal
• a beosztottakkal; ennek feltétele egyebek közt
• a vállalati információrendszer folyamatos fejlesztése
• nyitott, "kommunikációbarát" szervezeti kultúra kialakítása
• tervezés: a kapott információk feldolgozása, a felmerült problémák meghatározása és megoldása, és döntések meghozása; a döntések hatékonysága növelhetõ például
• a szervezeti tapasztalatok dokumentálásával,
• az intézményi tudás hatékony menedzselésével, például
• a formális és informális tudáshálózatok erõsítésével
• a menedzsment és a dolgozók (tovább)képzésével
• csoportos problémamegoldással (azaz a dolgozók bevonásával a döntési folyamatba)
• megvalósítás: a döntések végrehajtása (erõforrások biztosítása és a tervezett tevékenységek végrehajtása); a végrehajtás hatékonysága növelhetõ például
• a vállalati információrendszer folyamatos fejlesztésével (hogy a megfelelõ információk mindig rendelkezésre álljanak)
• a dolgozók képzésével (pl. hogy "félszóból" is értsenek)
• hasznosítás: a végrehajtott döntések meghatározott termékeket állítanak elõ vagy szolgáltatásokat valósítanak meg; a szervezet ezek értékesítésével termeli ki azokat az erõforrásokat, amelyek a jövõbeli mûködéshez szükségesek
• követés: a döntések végrehajtásának és az értékesítés alakulásának folyamatos nyomon követése

• a megoldandó problémák meghatározása (alapprobléma: megfelelés bizonyos külsõ és belsõ igényeknek vagy elvárásoknak)
• külsõ környezet elemzése (pl. felhasználói szükségletek és igények meghatározása, konkurencia megismerése)
• belsõ környezet elemzése ("ismerd meg önmagad"; pl. a szervezet vagy a gyártott termékek, ill. szolgáltatások aktuális életciklusának meghatározása)
• az elsõdleges célok vagy prioritások meghatározása, amelyek a keretet biztosítják a problémamegoldáshoz (ezekkel a megoldásnak összhangban kell lennie; pl. a stratégiai céloknak összhangban kell lennie a küldetésben megfogalmazott általános értékekkel és elvekkel, a rövidtávú céloknak összhangban kell lennie a szervezet küldetésével és a stratégiai célokkal)
• a probléma elemzése: a problémamegoldás során figyelembe vehetõ segítõ és korlátozó tényezõk számbavétele (pl. belsõ erõsségek és gyengeségek, külsõ lehetõségek vagy veszélyek)
• megoldási alternatívák keresése
• a megoldási alternatívák értékelése és az optimális megoldás kiválasztása
• megvalósíthatóság: a már meglevõ és a még hiányzó erõforrások számbavétele (kérdés: lehetséges-e?)
• hasznosság: a szükséges költségek és egyéb ráfordítások, és az elérhetõ haszon összevetése (kérdés: megéri-e?)
• a megoldás kifejtése és dokumentálása
• az elérendõ célok és az elérésükhöz szükséges tevékenységek részletes kifejtése (pl. stratégiai célok esetén a célok lebontása rövidtávú célokra vagy mérföldkövekre és az elérésükhöz szükséges stratégia meghatározása, rövidtávú célok esetén a célok elérését biztosító projekt megtervezése, stb.)

értéklánc Porter szerint (kissé módosítva):
 

                    MINÕSÉGMEN.
                         |
                         |   +----------- INNOVÁCIÓMEN. ---------+
                         |   |                                   |
BEMENÕ LOGISZTIKA --> TERMELÉSMEN. --> KIMENÕ LOGISZTIKA --> MARKETING --> (PIAC)
         |                 |                    |                |
         |                 |                    |                |
         +-----------------+------- EEM --------+----------------+
         +-----------------+-- INFORMÁCIÓMEN. --+----------------+
         +-----------------+---- PÉNZÜGYEK -----+----------------+
         +-----------------+----   ......  -----+----------------+
 

az értékteremtés egyszerû modellje Kaplan és Norton szerint (kissé módosítva):
 
 

üzleti célú vállalkozások esetén	a közszférában és nonprofit szervezetek esetén
stratégia | Pénügyi nézõpont (haszon elérése) | Vevõi nézõpont (felhasználói igények kielégítése) | Belsõ folyamatok nézõpontja (hatékony mûködés) | Tanulási és fejlõdési nézõpont (kreativitás és innováció)	küldetés | stratégia | Bizalmi nézõpont (fenntartói igények kielégítése) Vevõi nézõpont (felhasználói igények kielégítése) | Belsõ folyamatok nézõpontja (hatékony mûködés) | Tanulási és fejlõdési nézõpont (kreativitás és innováció)

a pénzügyi nézõpont elérésének elvi lehetõségei (vö. Kaplan - Norton 2005: 60):
 
 

haszon elérése
Termelékenységi stratégia (költségek csökkentése)		Növekedési stratégia (bevételek növelése)
Költségstruktúra javítása ("felesleges" költségek lefaragása; pazarlások megszüntetése; "reform", "megszorítások")	Eszközkihasználtság javítása (új technológia bevezetése) racionalizálás, szervezet "karcsúsítása", leépítések (cél a mûködési költségek csökkentése) folyamatok átszervezése, a dolgozók folyamatos képzése és átképzése (cél a termelés fokozása)	Eladások számának növelése (piaci részesedés növelése; behatolás új piacokra)	Vevõi érték növelése (új termékváltozatok; jobb minõség, magasabb ár; piaci részesedés megtartása)
KÖZÉPPONTBAN A PÉNZÜGYEK ("fiskális" szemlélet)	KÖZÉPPONTBAN A TERMELÉS (hatékonyság növelése)	KÖZÉPPONTBAN A MARKETING	KÖZÉPPONTBAN AZ INNOVÁCIÓ

• technológiaközpontú irányzatok ("hard" menedzsment) [A "hard" menedzsment irányzatok középpontjában a "megfogható", szabályozható tevékenységek, pl. a technológia, a szervezet áll. Az emberi erõforrásokat egyfajta "programozható gépeknek" tekintik, akik csak minimális hatáskörrel rendelkeznek. A dolgozók tevékenységét szigorúan szabályozzák, az önállóságot adminisztratív eszközökkel korlátozzák.]
• "munkafényképezés"
• folyamatközpontú minõségbiztosítás (pl. ISO 9000 alapú)
• ...
• emberközpontú irányzatok ("soft" menedzsment) [A "soft" menedzsment irányzatok középpontjában az emberi erõforrás áll. A menedzsment célja az emberekben rejlõ lehetõségek -- kreativitás, ötletek, problémamegoldó képesség -- felszínre hozása és kiaknázása megfelelõ körülmények biztosításával (cél, motiváció, képzés, hatáskör).]
• teljeskörû minõségbiztosítás vagy minõségmenedzsment (TQM)
• tanuló szervezet
• ...

Filozófiai megközelítésben a szervezeti tudás növekedését a Popper-féle tetradikus sémával írhatjuk le:

• P₁: kiinduló probléma [A tudás mindig problémákból indul ki.]
• KE: kísérleti elmélet vagy modell a probléma megoldására
• HK: hibakiküszöbölés folyamata [A modellt kritikai vizsgálatnak, teszteknek vetjük alá, megvitatjuk, és szükség esetén javítjuk. A megoldási lehetõségek következményeit megkíséreljük a modell alapján elõre látni, "szimulálni", és így az optimális megoldást kiválasztani. Ennek során a lehetséges veszélyekkel és hátrányokkal csak "elméletben" szembesülünk, amely még nem jár tényleges, valós következményekkel. A szervezeti tudás növekedését a kidolgozott valóságmodellek és a modellek alapján a problémákra adott válaszok jelentik.]
• a kiválasztott ("elméletileg", azaz jelenlegi tapasztalataink szerint optimális) megoldás végrehajtása [Ez járhat pozitív és negatív következményekkel. Elõbbi megerõsíti a probléma megoldására kiválasztott modellt, utóbbi viszont -- legalábbis, ha a szervezet túlélte a következményeket -- a (hibásnak bizonyult) modell kijavításához, és új modell kialakításához kell, hogy vezessen.]
• P₂: befejezõ probléma vagy problémák (amelyek a vitákból és vizsgálatokból kialakultak, ill. amelyek a kiválasztott megoldás végrehajtása után megjelentek) [A tudás növekedése mindig új problémák felmerülését eredményezi.]

• csoportidentitás, csoportkultúra kialakulása: közös eszmék és értékek elfogadása [A csoportkultúra azonos környezeti, csoport- és magatartásmodellt, valamint azonos értékrendszert jelent.]
• együttmûködési képesség: közös, összehangolt (koordinált) akciók végrehajtásának képessége adott célok érdekében
• aktív részvétel a csoportkultúra alakításában és a közös cselekvés során (az emberek nem gépek, amelyek kizárólagos feladata a döntések végrehajtása, a munka elvégzése!)
• hûség a csoporthoz, érzelmi elkötelezettség: az egyéni és közös célok azonosságának érzete, közös eszmék és ideálok kialakítása, azonosulás a csoporttal
• hûség a csoport vezetõjéhez (a vezetõ által adott utasítások követése)
• hûség a csoport tagjaihoz (összefogás, egymás segítése, védelme pl. a "közös ellenséggel" szemben)
• a csoport egységét bomlasztó (kívülálló, romboló) elemek, "árulók" kivetése