3. A pályázat

3.1. Pályázat-előkészítés

Ha van immár egy jól előkészített program, akkor vidáman lehet nekiállni a már esetleg a korábbiakban is előkerült pályázati ívek áttanulmányozásának.

Ha még nincs pályázati tipp, a pályázatokról információt lehet szerezni az internetről vagy egyéb más, nyomtatott pályázati kiírásokkal foglalkozó kiadványokból (Sansz, Pályázatfigyelő). Az interneten lehet keresni téma, beadási vagy kiírási idő, kiíró szervezet vagy célcsoport szerint. A jelenleg futó legintelligensebb pályázati keresőrendszer a Nemzeti Fejlesztési Ügynökséghez kapcsolódó www.nfu.hu oldalon található, de nagyszerűen lehet használni a pafi.hu vagy sansz.hu keresőrendszert is.

Lényeges, hogy minden pályázatnál mindent el kell olvasni, és mindent figyelembe véve indokolt egy saját (ellenőrző) listát készíteni. Tehát át kell tanulmányozni a pályázati adatlapot, a kiírást és a pályázati útmutatót, ha lehet egymás után. Ha a kiíráshoz van GYIK (gyakran ismételt kérdések) lista, mindenképpen jó átolvasni, mert sok energiát és időt spórolhatunk meg vele. Egyre több kiíró teszi közzé honlapján a gyakran ismétlődő kérdéseket. Ezeket áttanulmányozva több nem kellően egyértelmű követelmény pontatlan teljesítéséből eredő hibát háríthat el a pályázó viszonylag egyszerűen.

A pályázati formanyomtatvány és a kitöltési útmutató is tartalmazhat – sorrendiségben és jelölésben eltérő – hivatkozásokat, sőt a formanyomtatvány egyes pontjai kérhetnek olyan adatokat, amelyek alátámasztását indokolt mellékelni anélkül is, hogy erre bárhol bármiféle utalás is történne, vagy erre célzottan felhívnák a figyelmet. Az ellenőrző lista elkészítése fontos, ugyanis a pályázati kiírók általában több területről, több csapatból tevődnek össze, egymás munkájára kevesebb rálátással, így esetlegesen a végleges megfogalmazók nem minden egyes elvárást rögzítenek a kiíráshoz csatolt ellenőrző listához. Ugyanakkor az előre elkészített saját lista a leadásnál könnyíti meg a feladatot és tartalomjegyzékként is felhasználható, amit a pályázat elején el lehet helyezni.

Tekintettel arra, hogy a projekt már összeállt a fejekben, a pályázat áttanulmányozásával is kezd kialakulni egy kép, hogy hol vannak azok a metszéspontok, ami alapján a két dolog összeilleszthetővé válik.
Indokolt megismerkedni a pályázat kiírójával! A felelős tudja meg, hogy állami, önkormányzati, vagy magánszervezet a kiíró. Mindezek után keressen kapcsolatot a kiíró intézmény vezetőivel telefonon, levélben vagy akár személyesen is. Ennek kettős célja van: egyrészt plusz információk szerzése végett, másrészt ezáltal megismerik az általunk képviselt szervezetet és tevékenységét.

A pályázatot jó átgondolni a kiíró szemszögéből, és érdemes meggyőzni direkt és indirekt formulákkal, hogy a beadott pályázat segíti a pályáztatót a kiírás céljai elérésében, továbbá egy megvalósítható projektet kínál. Indokolt érvelni, hogy a projekt hosszú távon fenntartható, a pályázó szervezet jó együttműködő partner, és rendelkezik számos megvalósítási tapasztalattal, referenciával, vagy bevon ilyen partnereket. Fontos, hogy a kiírásból válogassák ki azokat a kulcsszavakat, amelyek a pályáztató törekvéseit legjobban tükrözik, s a pályázatban a megfogalmazók is használják gyakran ezeket a kifejezéseket.

A pályázatnál lényeges, hogy meggyőzze pályáztatókat, a támogatókat a projekt szükségességéről, és ezáltal forrásokat biztosítson. Célszerű egy bizonyos minőségi szintet megcéloznia a projekt gazdának, ugyanis ennek hiánya egyből szembe ötlik a pályáztatónak. Ha ez különböző okoknál fogva nem sikerül, nem kell kétségbe esni, mindig jön egy másik pályázati lehetőség.

A pályázat megírása során különös hangsúlyt kell fektetni a következőkre:

3.2. A pályázat részei

A legtöbb pályázathoz pályázati adatlapot mellékelnek, amely meghatározza, hogy az adott pályázatnak mit kell tartalmaznia. Akár van adatlap, akár nincs, érdemes a saját ellenőrző lista mellett elkészíteni egy saját adatlapot. Ez a későbbiek során is nagy segítségre van, mintegy összefoglalóként és útmutatóként szolgálhat a projekt megvalósulása folyamán. Érdemes a következő pontokat felvenni a listára, amely természetesen további specifikus tételekkel bővíthető. Ugyanakkor ha az eredeti adatlapon egyik-másik pont nem szerepel, kiegészítő anyagként becsatolhatjuk azokat a kötelező mellékletek mögé, csatolt egyéb dokumentumok megjelöléssel. Szép, ha a pályázat könyvszerűen van szerkesztve és azt a bíráló örömmel veszi majdan kézbe.

Mindezen adatok, dokumentumok beszerzése indokolt már a pályázatírás előtt, ugyanis mindezen adatokat fogják kérni az adatlapon, illetve mellékletként a pályázathoz csatolva. A leadás előtti feladatot könnyíti meg és gyorsítja, ha előre dolgoznak.

3.3. A pályázatírás lépései

A pályázatot meg lehet írni lineárisan, elkezdjük A-nál, befejezzük Z-nél. Így folyamatosan lehet írni, míg a végére nem érünk. Ez a kevésbé ajánlott módszer, tekintettel arra, hogy erőteljesebb odafigyelést igényel, másrészt aránytalanságokhoz vezethet a pályázaton belül. Lesznek túlszerkesztett és lesznek kevésbé kidolgozott részek. Sokkal inkább ajánlott a biztos dolgokkal és pontokkal feltölteni az adatlapot, majd a pályázati váz alapján tovább feltölteni, a végére hagyva a hiányzó részeket. Ekkor világossá válik, hogy mely részek elnagyoltak, vagy hiányoznak, így ezek pótlása egy újabb körben kivitelezhető.

3.4. Arculat

Amikor megvan a pályázat nyers változata, amely tartalmazza a pályázat minden lényeges elemét, de még nem végleges formában, jöhet a szerkesztés, az elnagyolt fejezetek feltöltése, illetve a túlírtak szikárítása. Arra is kell gondolni, hogy a pályázati anyagot a bírálók nem regényszerűen olvassák, hanem az általuk lényegesnek tartott dolgokat fogják olvasni. Ha cél, hogy a pályázó által is fontosnak ítélt szöveget is elolvassák, indokolt azt kiemelni félkövér betűtípussal, vagy csak egy mérettel megnövelni a betűk nagyságát.

Kerülendő a többféle betűtípus és karakter használata, azon túlmenően, hogy csúnya, fárasztó és igazából bosszantó is. A pályázatot „bírálóbaráttá” kell tenni; a bírálónak rövid idő leforgása alatt számos pályázatot kell átnéznie és átolvasnia. Olyan kerüljön a kezébe, amit szívesen forgat.

Szemléletes a pályázati anyag, ha a tartalom megismerését ábrák, rajzok, táblázatok vagy diagramok segítik, ugyanakkor ez frissíti és színesíti a szöveget. A táblázatok és diagramok összefoglaló adatokat közölnek, a rajzok egy más szempontból mutatják be a projektet, míg az ábrák szemléltetik a folyamatokat.

Ha magára a pályázati anyag tördelésére is szánnak valamelyes időt, mindenképpen egységesebb arculatú, könnyen kezelhető anyagot vesznek kézbe a bírálók. Ők a pályázatok tömegével birkóznak, tehát indokolt minden eszközt felhasználni, hogy a pályázatra felfigyeljenek. Világos, áttekinthető külső, a mondanivaló szerkesztése, a lényeges elemek kiemelése és megfelelő tördelése segít a tájékozódásban. Nem kell a hellyel spórolni, legyen szellős és könnyen áttekinthető.

A pályázat se túl sok, se túl kevés ne legyen. A vaskos anyag látszólag profizmust sugall, igazából a bírálók az egészet nem fogják elolvasni. A vékony anyag sekélyesnek tűnhet, ezért az legyen mindig a kiírás mértékének megfelelő, de ne túl sok. A részleteket célszerű a mellékletekre hagyni, aki szeretne, ott utána tud nézni.

Nem kell sem szerénynek, sem túlzottan szemérmesnek lenni. A lényeget többször is el kell mondani, és kiemelni. A lényegre utalni kell a címben, fejtsék ki az összefoglalóban, akár többször is utalva rá a pályázat során. Arra is kell gondolni, hogy a nagy anyagra való tekintettel a bírálók „mazsolázni” fognak és lehet, hogy csupán részinformációk alapján fognak véleményt formálni. Tehát a lényegbe, ha többször is megemlítésre kerül, nagyobb valószínűséggel botlik bele a bíráló.

3.5. A részletek

Van a pályázatnak néhány olyan eleme, mely nem kerüli el egyetlen bíráló figyelmét sem, sőt néha ezen részek átvizsgálásával kezdik a pályázati értékelést. Ilyen fontos elemek:

3.5.1. Mellékletek

Ha több információt szeretnénk szolgáltatni, mint amit az adatlap megenged, akkor azokat célszerű a mellékletek között elhelyezni. Ezáltal az adatlap is átláthatóbb, ugyanakkor a bővebb információ is elérhető a pályázaton belül. Nem célszerű túl vaskos pályázattal riogatni a bírálót. Vannak olyan pályázati kiírások, ahol eleve limitálják a beadható oldalak számát, általában 10 és 25 oldal közötti terjedelemben adva meg a pályázat hosszát. Ebben az esetben – főleg, ha a pályázat dokumentációja jóval hosszabb a megadottnál – tehetnek jó szolgálatot a mellékletek. Ezekbe lehet elhelyezni a pályázat kidolgozottságát igazoló részleteket anélkül, hogy a lényegi rész csorbulna.

Kötelező mellékletek lehetnek:

Ajánlott mellékletek lehetnek:

A mellékleteket is indokolt feltüntetni a tartalomjegyzékben és a könnyebb kezelhetőség kedvéért külön lappal elválasztani egymással a köteten belül. Jó pontnak szokott számítani, ha ezek az elválasztó lapok színesek, ezáltal is megkönnyítve a mellékletek közötti keresést.

3.5.2. Költségvetés

Egy másik nagyon fontos eleme a pályázatnak a költségvetés. Ha mindent nem is néznek meg, de a költségvetést biztosan. Ez a pályázatnak a legtöbbet olvasott része. Ezt mindenki nézi, hozzászól, mindenki ért hozzá. Érdemes könnyen megtalálhatóvá tenni a pályázati anyagon belül. Ennek a kidolgozására érdemes elegendő időt szánni, hogy jól átgondolt legyen, és realitásokon alapuljon. Amit a költségvetésbe leír a pályázó, azzal kell elszámolnia. A számoknak logikusnak és következetesnek kell lenniük. Ha több éves projektről van szó, számolni kell azzal, hogy az értékek devalválódnak, ezért némi nemű értékromlást indokolt a hosszú távú és utófinanszírozású projekteknél beépíteni.

Túllőni a célon nem kell. Egy idő után kiderül az anyagból, hogy az értékromlást túlmenően van összeállítva a projekt költségvetése. Minden esetben reális számokat célszerű feltüntetni, hiszen ha nyer a pályázat, mindent úgy és annyiért kell elkészíteni, amint az le vagyon írva.

Nagyon hasznos a költségvetés összeállításakor egy ütemterv készítése is. Ez segíti a pályázót, hogy reálisan mérje fel pénzügyi helyzetét az egyes fázisokban, illetve a munkák mennyiségének az áttekintését is jól szolgálja. Az ütemterv a projekt részelemeinek tényleges bekerülési költségét mutatja ütemezett formában. A jó költségvetés nem csupán megsaccolt, hanem utánakérdezett, árajánlatok alapján kiszámított összegeket tartalmaz.

A költségvetési táblában általában a következő oszlopokat lehet találni: költségtétel megnevezése, egységár, egységek száma, ár. A vízszintes sorokban általában pályázati kiírásoktól függően különböző tételek találhatók, de két nagyobb sor biztosan: a személyi és a dologi kiadások. Utóbbiban többféle kiadást szoktak feltüntetni, mint például működési költségek, szolgáltatások díjai, készletbeszerzés, utazási és kommunikációs költségek.

Sok pályázat megköveteli a költségek időbeli ütemezését, mivel ehhez mérten lehet a támogatás kifizetését ütemezni. Ha korábbiakban készült a projekthez ütemterv, akkor a „mérföldköves” költségütemezés könnyen elkészíthető. Ennek birtokában az is világossá válik, hogy az egyes fázisokban mennyi önrészre, tőkére van szüksége a pályázónak. Nagyon sok esetben a pályázatok utófinanszírozásúak, ez azt jelenti, hogy jó esetben a részfeladatok időközi elszámolása után vannak kifizetések, de akkor is csupán a támogatás százalékos arányában. Tehát induláskor a pályázónak az első fázis teljes költségével kell rendelkeznie. Vannak szerencsésebb pályázatok, ahol előfinanszírozás van, de ebben az esetben a kamatok elszámolásával is foglalkozni kell. A projektek megvalósításában a pályázati támogatás, a saját erő és egyéb más járulékos források egyaránt szerepet kapnak.

3.5.3. Ütemterv

Célszerű ezt is csatolni a pályázathoz, még akkor is, ha nem kérik kötelezően. Ez azt mutatja be a pályáztatónak, hogy a pályázó mennyire alaposan gondolta át a projektjét, és meghatározza az egyes feladatok, projekt-események sorrendjét és időbeliségét. A jó ütemterv leírja a projekt teljes folyamatát, s logikus rendbe helyezi el a tennivalókat, ily módon a projekt megvalósíthatóságát igazolja, vagy éppen irrealitására mutat rá. Célszerű az ütemtervet táblázatos formában megszerkeszteni, jól kiemelhető részekkel, esetlegesen különböző színeket használva az eltérő munkafázisoknak, de hasonlókat a közös alapon levő tevékenységeknek vagy csoportoknak.

3.5.4. A projekt megvalósításában résztvevő csapat

Egy-egy projekt, nagyságától függően, soha nem valósítható meg egyedül. Tekintettel a különböző területekre, amit csupán egy pályázat összeállítása érint – pénzügy, tervezés, szervezés, pályázat-specifikus cél pl. oktatás, építkezés stb. – egy személyen belül nem kumulálódik annyi tudás, ami kivitelezhetővé teszi, hogy önmagában egy ember megvalósítsa a feladatot. Ha mégis lenne valaki, aki leonardói kvalitásokkal rendelkezik, akkor is célszerű, ha más személyében testesül meg a monitoring, a kontroll és a visszacsatolás összefogása. 

Indokolt csapatban dolgozni, hiszen ezzel a projekt több tudást, több időt és több odafigyelést nyer a kivitelezők részéről. Sajátságos vonása szervezeteknek, hogy nem szeretnek közösködni, holott jól szervezett és osztott munkával ugyanannyi ráfordítással akár több programot is megvalósíthatnának. A partnerséget az érintetteknek még tanulniuk kell, de ez egy másik kiadvány témája…

Ha sikerült egy jó csapatot, teamet felállítani, vagy jó partnerségi kapcsolatokat kiépíteni és ápolni, akkor egy nagyobb pályázatot is nyugodtan be lehet vállalni, hiszen a feladat, a felelősség többfelé oszlik, a megvalósíthatóság nagymértékben biztosítva van. Pályázatok kötelező csatolmánya a projektben résztvevők önéletrajza, így azt célszerű mindig naprakészen tartani, ha lehet, minél egységesebb formában. Vannak pályázatok, ahol meg is követelik az általuk megadott egységes formát.

A projekt-team bemutatása azt igazolja, hogy a pályázó képes kivitelezni a pályázatban leírtakat, hogy kellő szakértelemmel és tapasztalattal rendelkezik. Jó hatású, ha a csapatról áttekintő táblázat készül, amely a szakértők legfontosabb adatait tartalmazza. Ezen túlmenően igen hatásos, ha a csapat tagjai közötti munkamegosztás, és a különböző szerepek és felelősségek bemutatásra kerülnek. Ez nem csupán a bíráló segítségére, hanem a projektvezető segítségére is van, tehát ezt célszerű akkor is elkészíteni, ha nem kérik csatolni a pályázathoz. Táblázatos formában csatolt változatát a bírálók mindenképpen pozitívan fogadják.

3.5.5. Referenciamunkák

A pályázó, annak munkatársai, a partnerszervezetek által korábban megvalósított projektek igazolják, hogy hasonló munkák elvégzésére alkalmas a pályázó. Ez a lista minél hosszabb, annál jobban mutatja a forrásért várakozó rátermettségét. Általában a bírálók szívesebben juttatnak támogatást olyan pályázónak, akinek munkáját már mások is értékelték. A referenciák felsorakoztatása azt is sugallja, hogy a pályázó vagy a pályázatban tevékenyen résztvevő tag már ismeri egy-egy pályázat minden oldalát, tehát nem fog plusz terhet, munkát jelenteni a pályáztató számára a „betanítatása”. Célszerű a referenciamunkák listáját, akár egy publikációs listát folyamatosan naprakészen tartani.

3.6. Egyéb megfontolandó jó tanács

Szó esett már a saját ellenőrző lista elkészítésének módjáról, ami tartalmazza a pályázat összes tartalmi és formai kellékét. Indokolt tehát erre a beadási határidőtől a példányszámon át a címekig mindent feljegyezni. Ezt a listát a pályázatírási munka folyamán célszerű mindig a dosszié tetején tartani, jelölve rajta a már elvégzett feladatokat. A pályázati anyag lezárása előtt az ellenőrző lista alapján egy tételes ellenőrzést mindig csináljunk végig.

A pályázat véglegesítése előtt, de már a teljes anyag megléte után indokolt átadni a pályázatot olyan kollegának, szakembernek, aki elfogulatlanul olvassa át, és véleményt tud mondani. Ahol kérdés merül fel, ott mindenképp célszerű kiegészítést tenni, ugyanis lehetséges, hogy a bírálónak is kérdése lenne azon a helyen.

Ha a kitöltési útmutató tartalmazza a bírálati szempontokat, vagy a pályázat értékelési szempontrendszerét, akkor mindenek előtt az ezekben felvázolt kérdésekre kell választ adni, ugyanis a bíráló ezek szerint értékel és pontoz.

Figyelni kell a pályázati kiírásban részletezett formai kritériumokra, hány példányban – mennyi eredeti és mennyi másolat –, milyen formátumban kell leadni a pályázatot. Vannak esetek, amikor a kiíró külön kéri kezelni a tartalmi részeket a pénzügyi részektől, ezért ezt már a megírás során külön kell választani. A pályázat leadása előtt célszerű mind az eredeti, mind a másolati példányokat laponként tételesen ellenőrizni mind tartalmi, mind formai szempontokból.

A pályázatírás folyamán kiemelkedő figyelmet kell fordítani a pályázati határidőre. Jól bevált módszer, ha az érintetteknek 1-2 nappal korábbi határidőt állapít meg a pályázatíró. Azzal is számolni kell, hogy az esetleges részfeladatok beérkezése után azokat még el kell helyezni a pályázati anyagon belül és szerkeszteni is kell az új részeket. A pályázat késedelmes leadása kizárással jár. Nagyon sok esetben az utolsó simítások hétvégére maradnak, amikor nem minden működik a megszokott módon (posta, fénymásolás, papírbolt, egyéb infrastrukturális szolgáltatások), ezért előre készülni kell a nehézségekre, vagy jobb esetben időben el kell készülni az anyagokkal.

Sok pályázat esetében számít a beérkezési sorrend, ezért nem mindegy, hogy reális időben vagy a legutolsó pillanatban postazárás előtt adja fel a pályázó pályázatát.

Figyelmet kell fordítani az aláírásokra. Fontos, hogy az írjon alá, aki arra jogosult az okiratok alapján, vagy aki egyéb – csatolt – jogosítványok alapján arra fel lett hatalmazva. Nem elegendő a szokásjog, a tényleges jogosult gyakorolja jogait. Elő szokott fordulni, hogy az aláírás pillanatában a szervezet – jogilag meghatározott – képviselője nem elérhető, külföldön, vidéken tartózkodik. Ezekre a helyzetekre előre kell készülni és a tervezés folyamán figyelembe venni, akárcsak a pecsét elérhetőségének kérdését. Ne csak aláírva legyenek a formanyomtatványok, hanem legyenek lepecsételve is a szervezet hivatalosan bejelentett bélyegzőjével.
Célszerű az egyes oldalakat szignóval ellátni. Ahol kérdéses, hogy alá kell-e írni vagy sem, inkább írják alá, mintsem formai okok miatt legyen elutasítva a pályázat.

Vannak olyan pályázatok, ahol a kötelezően csatolandó mellékletek nem érvényesek minden egyes pályázóra. Viszont célszerű ezeket is becsatolni „a pályázóra nem érvényes” megjelöléssel és hiteles aláírással. Ilyen például az egyházi szervezetek által benyújtott pályázatok, ahol a kiíró megkövetelheti a jelzálogbejegyzését. Ugyanakkor az egyházak működését szabályozó törvény, tehát egy magasabb jogforrás, kimondottan tiltja egyházi épületek jelzáloggal való megterhelését. Ezt a bírálók nem minden esetben tudják, ezért érdemes a kért nyomtatványon indokolni a csatolmány hiányosságát.

A pályázatok beadásánál jól mutat egy kísérőlevél. Ha a bíráló nem csupán egy pályázatot vesz kézbe, hanem egy megszólítást is, máris megvan a jóindulat megnyerése. A kísérőlevelet személynek címezzük, ne pedig intézménynek. A kísérőlevél is tartalmazza pár mondatban a pályázat beazonosíthatóságát, továbbá pár gondolatban legyen elmondva a pályázat lényege. Hozzuk a bíráló tudomására, hogy mennyire nagy örömmel veszünk részt a pályázaton és bízva a pályázat sikerében, várjuk a további fejleményeket.